Contoh Nota Kesepahaman (MoU) dan Cara Mengisinya

Apa itu nota kesepahaman dan kapan dipakai

Nota kesepahaman, atau memorandum of understanding (MoU), adalah dokumen yang mencatat kesepahaman awal dua pihak atau lebih yang berencana bekerja sama. Isinya biasanya maksud kerja sama, ruang lingkup yang dijajaki, langkah persiapan, dan jadwal menuju perjanjian yang lebih rinci.

MoU dipakai ketika para pihak sudah serius, tetapi belum siap mengikatkan diri pada harga, volume, atau target tertentu. Contohnya produsen yang menjajaki distributor di wilayah baru, dua usaha yang merencanakan produk bersama, atau perusahaan yang ingin bermitra dengan perguruan tinggi untuk program magang.

Bagi UMKM, MoU berguna untuk dua hal. Pertama, menyamakan pemahaman sebelum biaya besar dikeluarkan. Kedua, melindungi informasi yang dibuka selama penjajakan melalui klausul kerahasiaan yang mengikat.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

Tidak ada undang-undang khusus tentang MoU dalam hukum perdata Indonesia. Kedudukannya dinilai dengan aturan umum perjanjian dalam KUHPerdata.

• Syarat sah perjanjian (Pasal 1320 KUHPerdata). Ada empat syarat: sepakat, cakap, suatu hal tertentu, dan sebab yang halal. Bila keempatnya terpenuhi dan isi MoU memuat kewajiban yang jelas, MoU dapat dinilai sebagai perjanjian yang mengikat.
• Kekuatan mengikat (Pasal 1338 KUHPerdata). Perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi para pihak dan harus dilaksanakan dengan itikad baik.
• Isi lebih penting daripada judul. Pengadilan menilai apa yang benar-benar disepakati. Dokumen berjudul "MoU" yang memuat kewajiban membayar dengan jumlah dan tenggat pasti dapat diperlakukan sebagai perjanjian. Sebaliknya, MoU yang hanya berisi rencana dan niat umumnya tidak dapat dipaksakan pelaksanaannya.
• Bahasa Indonesia. UU 24/2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara mewajibkan bahasa Indonesia dalam nota kesepahaman atau perjanjian yang melibatkan pihak Indonesia. Bila ada pihak asing, versi bahasa asing dapat dibuat berdampingan.
• Meterai. Meterai tidak menentukan sah atau tidaknya MoU, tetapi dokumen perdata yang akan dipakai sebagai alat bukti dikenai bea meterai menurut UU 10/2020.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas para pihak dan penanda tangan yang berwenang (sesuai anggaran dasar atau surat kuasa).
• Latar belakang dan maksud kerja sama.
• Ruang lingkup kegiatan yang dijajaki dan gambaran peran masing-masing pihak.
• Rencana tindak lanjut: koordinator, tahapan, dan tenggat penyusunan perjanjian definitif.
• Jangka waktu berlaku dan cara mengakhiri MoU.
• Pembagian biaya: lazimnya masing-masing menanggung biayanya sendiri.
• Kerahasiaan informasi yang dipertukarkan.
• Eksklusivitas (opsional), dengan batas waktu dan bidang yang jelas.
• Larangan memakai nama dan logo pihak lain tanpa izin.
• Pasal sifat mengikat: daftar ketentuan yang mengikat dan yang tidak.
• Penyelesaian perselisihan dan hukum yang berlaku.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Periksa kewenangan penanda tangan. Lihat anggaran dasar atau minta surat kuasa direksi. Untuk instansi pemerintah atau perguruan tinggi, tanyakan prosedur internal mereka.
2. Tulis latar belakang singkat. Sebut bidang usaha masing-masing dan kapan pembicaraan awal dilakukan.
3. Rumuskan ruang lingkup. Sebut kegiatan secara konkret, misalnya "distribusi produk makanan ringan di Jawa Timur", bukan sekadar "kerja sama bisnis".
4. Isi rencana tindak lanjut. Tetapkan tanggal untuk pertukaran data, kajian, rancangan perjanjian definitif, dan target penandatanganan.
5. Tentukan jangka waktu. Tiga sampai dua belas bulan lazim dipakai. Atur bahwa MoU berakhir bila perjanjian definitif ditandatangani.
6. Putuskan eksklusivitas. Bila tidak perlu, pilih "tidak berlaku". Bila perlu, batasi bulan dan wilayahnya.
7. Isi tabel sifat mengikat. Untuk setiap pasal, pilih "mengikat" atau "tidak mengikat". Ini bagian terpenting dari MoU.
8. Pilih forum sengketa. Pengadilan negeri atau arbitrase.
9. Tanda tangan dan meterai. Buat dua rangkap asli, bubuhkan meterai Rp10.000, dan simpan bersama notulen pertemuan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menganggap MoU pasti tidak mengikat. Banyak pelaku usaha baru sadar terikat ketika digugat, karena MoU-nya memuat kewajiban yang jelas.
• Menulis harga dan volume pasti di MoU. Bila belum siap terikat, jangan tulis angka sebagai kewajiban. Bila sudah siap, langsung buat perjanjian definitif.
• Tidak ada klausul kerahasiaan. Informasi yang dibuka saat penjajakan bisa dipakai pihak lain tanpa ada dasar untuk menuntut.
• Eksklusivitas tanpa batas waktu. Anda terkunci dan tidak bisa mencari mitra lain bila perundingan macet.
• Penanda tangan tidak berwenang. Misalnya ditandatangani manajer pemasaran tanpa kuasa direksi.
• Hanya dalam bahasa Inggris. MoU dengan pihak Indonesia wajib berbahasa Indonesia.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat pasal kerahasiaan, eksklusivitas opsional, tabel sifat mengikat, dan petunjuk pengisian.

• NOTA KESEPAHAMAN antara PT [....] (PIHAK PERTAMA) dan CV [....] (PIHAK KEDUA).
• Maksud: menjajaki kerja sama distribusi produk [....] di wilayah [....].
• Tindak lanjut: rancangan perjanjian distribusi paling lambat [tanggal].
• Jangka waktu: [....] bulan; berakhir bila perjanjian definitif ditandatangani.
• Biaya: ditanggung masing-masing pihak.
• Kerahasiaan: mengikat sampai [....] tahun setelah MoU berakhir.
• Sifat: maksud dan ruang lingkup tidak mengikat; kerahasiaan, biaya, dan penyelesaian sengketa mengikat.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah MoU bisa digugat ke pengadilan?

Bisa, untuk ketentuan yang memenuhi syarat sah perjanjian dan memuat kewajiban yang jelas. Karena itu, banyak MoU menyatakan tegas bahwa hanya pasal tertentu yang mengikat, misalnya kerahasiaan. Rencana kerja sama yang dinyatakan tidak mengikat umumnya tidak dapat dipaksakan.

Apa beda MoU dan perjanjian kerja sama?

MoU mencatat kesepahaman awal dan rencana. Perjanjian kerja sama (perjanjian definitif) mengatur rinci hak, kewajiban, harga, target, sanksi, dan pengakhiran. Bila semua hal itu sudah disepakati, lebih tepat membuat perjanjian kerja sama.

Perlukah MoU dibuat di hadapan notaris?

Tidak wajib. MoU umumnya dibuat di bawah tangan. Akta notaris dipertimbangkan bila nilai rencana kerja sama besar atau para pihak menginginkan kekuatan pembuktian yang lebih kuat.

Bolehkah MoU hanya dalam bahasa Inggris bila mitranya perusahaan asing?

Bila ada pihak Indonesia, MoU wajib dibuat dalam bahasa Indonesia. Versi bahasa Inggris boleh dibuat berdampingan, dan para pihak dapat menentukan versi yang dipakai bila ada perbedaan tafsir.

Dasar hukum

• Pasal 1320 dan 1338 KUHPerdata
• UU 24/2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Pasal 31)
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Permohonan Pernyataan Pailit oleh Kreditor dan Cara Mengisinya
• Contoh Permohonan PKPU oleh Debitor dan Cara Mengisinya
• Contoh Pernyataan Pendirian PT Perorangan dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.