Contoh Perjanjian Hibah Program antara Yayasan dan Donor dan Cara Mengisinya

Apa itu perjanjian hibah program dan kapan dipakai

Perjanjian hibah program adalah kesepakatan tertulis antara donor dan yayasan penerima dana. Donor bisa berupa perusahaan yang menjalankan program tanggung jawab sosial, lembaga filantropi, lembaga internasional, atau perseorangan. Yayasan menerima dana untuk menjalankan program yang telah diusulkan, misalnya beasiswa, layanan kesehatan, pelatihan UMKM, atau tanggap bencana.

Berbeda dengan sumbangan bebas, hibah program bersifat terikat: dana hanya boleh dipakai untuk program yang disepakati, sesuai anggaran, dan dipertanggungjawabkan dengan laporan. Karena itu perjanjian tertulis sangat penting bagi kedua belah pihak. Donor mendapat kepastian dananya dipakai dengan benar; yayasan mendapat kepastian soal jadwal pencairan dan batas kewajibannya.

Template ini cocok untuk yayasan yang bermitra dengan perusahaan, termasuk perusahaan kecil dan menengah yang mulai menyalurkan dana sosial secara terstruktur.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Syarat sah perjanjian. Pasal 1320 dan 1338 KUHPerdata: perjanjian yang dibuat secara sah mengikat seperti undang-undang bagi para pihak.
• Kekayaan yayasan. UU Yayasan (UU 16/2001 sebagaimana diubah UU 28/2004) menyebut sumbangan atau bantuan sebagai salah satu sumber kekayaan yayasan dan melarang kekayaan yayasan dibagikan kepada Pembina, Pengurus, atau Pengawas.
• Laporan dan audit yayasan. Yayasan yang menerima bantuan di atas ambang tertentu wajib diaudit akuntan publik dan mengumumkan ikhtisar laporan tahunannya. Kewajiban ini berjalan terpisah dari audit yang diminta donor.
• Pajak. UU Pajak Penghasilan beserta perubahannya mengecualikan bantuan, sumbangan, dan harta hibahan dari objek pajak dalam kondisi tertentu, misalnya bila tidak ada hubungan usaha atau kepemilikan di antara para pihak. Konsultasikan dengan konsultan pajak.
• Anti pencucian uang. UU 8/2010 menjadi landasan prinsip mengenali sumber dana dan penerima. Klausul kepatuhan dalam perjanjian membantu kedua pihak.
• Bea meterai. Perjanjian lazim dibubuhi meterai sesuai UU 10/2020.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas donor dan yayasan, serta kewenangan penanda tangan.
• Definisi program, dana hibah, rencana anggaran, dan biaya yang tidak diperkenankan.
• Nilai hibah, jangka waktu program, dan sifat dana (terikat).
• Jadwal dan syarat pencairan bertahap serta rekening penerima.
• Aturan penggunaan dana, pergeseran anggaran, pengadaan, dan biaya tidak langsung.
• Jadwal dan format laporan naratif dan keuangan, serta masa penyimpanan bukti.
• Hak pemantauan dan audit, tindak lanjut temuan.
• Pengembalian sisa dana dan biaya yang tidak diperkenankan.
• Status aset dan hak atas hasil program, penggunaan logo, privasi penerima manfaat.
• Pernyataan kepatuhan, penghentian, keadaan kahar, pemberitahuan, dan penyelesaian sengketa.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Siapkan lampiran. Proposal, kerangka logis program, rencana anggaran per pos, dan format laporan.
2. Isi identitas para pihak. Sebut akta, SK pengesahan yayasan, dan dasar kewenangan penanda tangan.
3. Tulis nilai dan jangka waktu. Pakai angka dan terbilang. Atur kemungkinan perpanjangan tanpa tambahan dana.
4. Rancang pencairan. Kaitkan setiap tahap dengan laporan yang telah disetujui.
5. Tetapkan fleksibilitas anggaran. Isi batas persentase pergeseran antarpos yang boleh tanpa persetujuan.
6. Atur laporan. Tentukan periode, tenggat, dan formatnya.
7. Pilih mekanisme audit. Siapa auditornya dan siapa yang menanggung biayanya.
8. Isi tenggat pengembalian sisa dana. Sebut rekening donor.
9. Atur aset dan hak cipta. Pilih status barang yang dibeli dan kepemilikan modul atau laporan.
10. Tanda tangan. Dua rangkap bermeterai, diparaf setiap halaman.

Kesalahan yang sering terjadi

• Anggaran di lampiran berbeda dengan pasal. Tetapkan mana yang berlaku bila terjadi perbedaan.
• Dana masuk rekening pribadi pengurus. Ini membuka risiko penggelapan dan melanggar larangan pembagian kekayaan yayasan.
• Tidak ada aturan sisa dana. Di akhir program, para pihak berselisih apakah sisa dana boleh dipakai yayasan.
• Penandatangan tidak berwenang. Misalnya Bendahara menandatangani padahal anggaran dasar menunjuk Ketua bersama Sekretaris.
• Mengabaikan perlindungan penerima manfaat. Publikasi foto anak tanpa izin orang tua dapat menimbulkan masalah hukum dan reputasi.

Contoh singkat

Kerangka ringkas berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat 12 pasal pokok beserta penyelesaian sengketa dan lampiran.

• Perjanjian Kerja Sama Hibah Program antara [donor] dan Yayasan [nama].
• Nilai hibah paling banyak Rp[....] untuk program "[nama program]", [tanggal mulai]–[tanggal selesai].
• Pencairan: tahap I [....]%, tahap II [....]% setelah laporan tahap I disetujui, tahap III [....]%.
• Laporan triwulanan dan laporan akhir paling lambat [....] hari setelah program selesai.
• Audit oleh [auditor]; temuan ditindaklanjuti dalam [....] hari.
• Sisa dana dikembalikan paling lambat [....] hari setelah laporan akhir disetujui.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah hibah dari perusahaan kepada yayasan bebas pajak?

Tidak selalu. Pengecualian dari objek pajak hanya berlaku dalam kondisi tertentu menurut UU PPh dan peraturan pelaksananya. Dari sisi donor, biaya sumbangan juga hanya dapat dibebankan sebagai biaya bila memenuhi syarat. Mintalah pendapat konsultan pajak.

Bolehkah yayasan memakai sebagian dana untuk biaya operasional?

Boleh bila disepakati, biasanya dalam bentuk biaya tidak langsung dengan persentase tertentu atau pos operasional dalam rencana anggaran. Tulis batasnya dengan jelas.

Bagaimana bila program gagal karena bencana?

Gunakan pasal keadaan kahar: beri tahu donor secara tertulis, lalu rundingkan penyesuaian jadwal, kegiatan, atau anggaran. Bila program dihentikan, biaya sah yang sudah dikeluarkan diperhitungkan dan sisa dana dikembalikan.

Perlukah perjanjian ini dibuat di notaris?

Tidak wajib. Perjanjian di bawah tangan yang ditandatangani pihak berwenang sudah mengikat. Akta notaris dapat dipertimbangkan untuk hibah bernilai besar atau bila donor memintanya.

Dasar hukum

• Pasal 1320 dan 1338 KUHPerdata
• UU 16/2001 tentang Yayasan sebagaimana diubah UU 28/2004
• UU 7/1983 tentang Pajak Penghasilan sebagaimana terakhir diubah UU 6/2023
• UU 8/2010 tentang Pencegahan dan Pemberantasan TPPU
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Berita Acara Rapat Pembina Yayasan dan Cara Mengisinya
• Contoh Berita Acara Rapat Pendirian Koperasi dan Cara Mengisinya
• Contoh Berita Acara Serah Terima Pekerjaan PHO dan FHO dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.