Contoh Berita Acara Rapat Pendirian Koperasi dan Cara Mengisinya

Apa itu berita acara rapat pendirian koperasi dan kapan dipakai

Koperasi lahir dari kesepakatan sekelompok orang. Kesepakatan itu diambil dalam rapat pembentukan. Agar dapat dibuktikan, jalannya rapat dan keputusannya dicatat dalam berita acara.

Berita acara dipakai setelah rapat selesai dan sebelum para pendiri menghadap notaris. Notaris akan meminta berita acara ini, daftar hadir yang ditandatangani, dan rancangan anggaran dasar yang disepakati.

Karena tidak praktis bila puluhan pendiri datang bersama ke notaris, rapat biasanya memberi kuasa kepada beberapa pendiri. Kuasa itu juga dicatat dalam berita acara.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

UU 25/1992 tentang Perkoperasian, sebagaimana diubah UU Cipta Kerja, mengatur bahwa koperasi dibentuk oleh sejumlah minimal orang dan anggaran dasarnya dimuat dalam akta pendirian. Peraturan pelaksana dan peraturan menteri mengatur dokumen yang dilampirkan saat pengesahan.

• Jumlah pendiri. Koperasi primer dapat dibentuk paling sedikit 9 orang setelah perubahan oleh UU Cipta Kerja.
• Kesepakatan anggaran dasar. Rapat menyetujui rancangan anggaran dasar yang kemudian dituangkan dalam akta.
• Pengurus dan pengawas pertama. Dipilih dari anggota dan dicatat dalam berita acara serta akta.
• Modal awal. Simpanan pokok dan simpanan wajib ditetapkan dalam rapat dan disetor.
• Kuasa pendiri. Didasarkan pada aturan umum pemberian kuasa dalam KUHPerdata.
• Pengesahan. Diajukan secara elektronik melalui sistem Kementerian Hukum oleh notaris.

Sebagian dinas koperasi daerah menyediakan penyuluhan sebelum pembentukan koperasi. Kehadiran penyuluh membantu, tetapi bukan syarat sahnya rapat.

Isi penting yang wajib ada

• Waktu dan tempat rapat (atau media daring yang dipakai).
• Pimpinan dan sekretaris rapat.
• Jumlah pendiri yang hadir dan daftar hadir bertanda tangan.
• Acara rapat.
• Ringkasan jalannya rapat dan tanya jawab.
• Keputusan: nama, kedudukan, kegiatan usaha.
• Persetujuan anggaran dasar.
• Nominal simpanan pokok dan simpanan wajib.
• Susunan pengurus dan pengawas pertama.
• Kuasa kepada beberapa pendiri untuk menghadap notaris dan mengurus pengesahan.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Siapkan rancangan anggaran dasar. Bagikan ke calon pendiri sebelum rapat agar diskusi efisien.
2. Isi data rapat. Hari, tanggal, jam, tempat, pimpinan dan sekretaris rapat.
3. Edarkan daftar hadir. Setiap pendiri menulis nama, NIK, alamat, pekerjaan, dan menandatangani sendiri.
4. Catat jalannya rapat. Ringkas saja: penjelasan, pertanyaan penting, dan jawabannya.
5. Tulis keputusan satu per satu. Nama dan kegiatan usaha, anggaran dasar, simpanan, pengurus dan pengawas, kuasa.
6. Isi tabel pengurus dan pengawas. Pastikan tidak ada rangkap jabatan.
7. Isi nama penerima kuasa. Pilih dua atau tiga orang yang mudah dihubungi.
8. Tanda tangani. Pimpinan dan sekretaris rapat, ditambah dua pendiri.
9. Lengkapi daftar dokumen. Gunakan lampiran daftar periksa sebelum menyerahkan berkas ke notaris.

Kesalahan yang sering terjadi

• Daftar hadir ditandatangani satu orang untuk semua. Notaris dapat menolak dan pendiri dapat membantah di kemudian hari.
• Jumlah pendiri kurang dari syarat minimal. Pengesahan tidak dapat diproses.
• Kuasa terlalu sempit. Penerima kuasa tidak dapat menyetujui perbaikan kecil yang diminta saat pengesahan. Tambahkan kewenangan perbaikan yang tidak mengubah hal pokok.
• Pengurus merangkap pengawas. Tidak sesuai dengan prinsip pengawasan.
• Simpanan belum disetor tetapi ditulis lunas. Catat keadaan sebenarnya dan simpan bukti setoran.

Contoh singkat

Kerangka ringkas berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat daftar hadir 12 baris dan daftar periksa dokumen.

• Rapat Pembentukan Koperasi [jenis] "[nama]", [hari, tanggal], di [tempat].
• Hadir [..] pendiri (daftar hadir terlampir).
• Keputusan 1: membentuk koperasi dengan kegiatan [....].
• Keputusan 2: menyetujui anggaran dasar terlampir.
• Keputusan 3: simpanan pokok Rp[....], simpanan wajib Rp[....] per bulan.
• Keputusan 4: Ketua [....], Sekretaris [....], Bendahara [....]; Pengawas [....].
• Keputusan 5: kuasa kepada [....], [....], dan [....] untuk menghadap notaris.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bolehkah rapat pembentukan dilakukan secara daring?

Perubahan UU Cipta Kerja membuka kemungkinan rapat koperasi secara daring. Simpan rekaman, bukti kehadiran, dan persetujuan tertulis tiap pendiri, lalu tanyakan kepada notaris apakah bukti itu cukup.

Apakah berita acara perlu meterai?

Tidak wajib. Meterai berfungsi sebagai pajak dokumen bila dokumen dipakai sebagai alat bukti di pengadilan, dan dapat dibubuhkan kemudian (pemeteraian kemudian).

Apakah semua pendiri harus datang ke notaris?

Tidak harus. Rapat dapat memberi kuasa kepada beberapa pendiri untuk menandatangani akta atas nama seluruh pendiri.

Bagaimana bila ada pendiri yang mundur sebelum akta dibuat?

Pastikan jumlah pendiri yang tersisa masih memenuhi syarat minimal. Catat pengunduran dirinya secara tertulis dan perbarui daftar pendiri.

Dasar hukum

• UU 25/1992 tentang Perkoperasian jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• PP 7/2021 tentang Kemudahan, Pelindungan, dan Pemberdayaan Koperasi dan UMKM
• KUHPerdata Pasal 1792 dan seterusnya (pemberian kuasa)
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Draf Akta Hibah Saham dan Cara Mengisinya
• Contoh Draf Akta Pendirian CV dan Cara Mengisinya
• Contoh Draf Akta Pendirian PT dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.