Contoh Berita Acara Rapat Pembina Yayasan dan Cara Mengisinya

Apa itu berita acara rapat Pembina dan kapan dipakai

Berita acara rapat Pembina adalah catatan resmi tentang jalannya rapat dan keputusan yang diambil oleh Pembina yayasan. Dokumen ini paling sering dipakai ketika masa jabatan Pengurus atau Pengawas berakhir, ada anggota organ yang mengundurkan diri, atau Pembina perlu memberhentikan anggota organ sebelum masa jabatannya selesai.

Selain pergantian organ, rapat Pembina juga dipakai untuk mengesahkan laporan tahunan, menyetujui perubahan anggaran dasar, atau menetapkan kebijakan umum yayasan. Template ini difokuskan pada pengangkatan dan pemberhentian Pengurus dan Pengawas karena kebutuhan itulah yang paling sering muncul dan paling sering bermasalah secara administrasi.

Berita acara ini dibuat di bawah tangan. Agar perubahan tercatat secara resmi dan dapat dipakai di hadapan bank, mitra, atau instansi, keputusan rapat perlu dinyatakan dalam akta notaris dan diberitahukan kepada Menteri Hukum melalui sistem administrasi badan hukum.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• UU Yayasan. UU 16/2001 sebagaimana diubah UU 28/2004 membagi organ yayasan menjadi Pembina, Pengurus, dan Pengawas. Pembina memegang kewenangan yang tidak diserahkan kepada Pengurus atau Pengawas, termasuk mengangkat dan memberhentikan anggota Pengurus dan Pengawas.
• Rapat Pembina berkala. UU Yayasan mewajibkan Pembina mengadakan rapat paling sedikit sekali dalam setahun. Tata cara rapat, kuorum, dan cara mengambil keputusan diatur lebih lanjut dalam anggaran dasar.
• Masa jabatan dan rangkap jabatan. UU Yayasan mengatur masa jabatan Pengurus dan Pengawas serta melarang seseorang merangkap jabatan di organ yang berbeda.
• Pemberitahuan kepada Menteri. Perubahan susunan Pengurus dan Pengawas wajib diberitahukan kepada Menteri dalam tenggat yang ditentukan UU Yayasan. Dalam praktik, pemberitahuan ini diajukan notaris secara elektronik.
• Perubahan anggaran dasar. Perubahan anggaran dasar dibuat dengan akta notaris. Perubahan tertentu memerlukan persetujuan Menteri, perubahan lain cukup diberitahukan. Maksud dan tujuan yayasan tidak dapat diubah.
• Peraturan pelaksana. PP 63/2008 sebagaimana diubah PP 2/2013, serta peraturan menteri tentang pengesahan dan perubahan data yayasan, mengatur teknis administrasinya.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas yayasan: nama, kedudukan, akta pendirian, SK pengesahan, dan akta perubahan terakhir.
• Waktu, tempat, dan bentuk rapat (tatap muka, daring, atau hibrida).
• Pimpinan rapat, notulis, jumlah anggota Pembina, dan jumlah yang hadir atau diwakili.
• Pernyataan bahwa pemanggilan dan kuorum sesuai anggaran dasar, dengan menyebut pasalnya.
• Acara rapat, ringkasan pembahasan, dan alasan pemberhentian bila ada.
• Keputusan yang jelas: siapa diberhentikan, siapa diangkat, jabatan, dan tanggal berlaku.
• Tabel susunan organ setelah keputusan.
• Pemberian kuasa untuk menghadap notaris dan mengurus pemberitahuan kepada Menteri.
• Tanda tangan pimpinan rapat, notulis, dan sebaiknya seluruh anggota Pembina yang hadir; lampiran daftar hadir dan surat pernyataan kesediaan calon.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Baca anggaran dasar. Catat pasal tentang rapat Pembina: siapa yang memanggil, berapa hari sebelumnya, kuorum, dan cara pemungutan suara.
2. Kirim undangan. Kirim sesuai cara yang diatur, misalnya surat tercatat atau surel. Simpan buktinya.
3. Isi identitas yayasan. Salin nomor akta dan SK pengesahan dari dokumen resmi, bukan dari ingatan.
4. Catat kehadiran. Isi jumlah anggota Pembina dan yang hadir. Bila anggaran dasar membolehkan kuasa, lampirkan surat kuasanya.
5. Tulis pembahasan secara ringkas. Sebut fakta penting: berakhirnya masa jabatan, surat pengunduran diri, atau alasan pemberhentian.
6. Rumuskan keputusan. Pilih opsi yang sesuai dan hapus opsi lain. Tulis tanggal berlaku dan masa jabatan baru.
7. Lengkapi tabel susunan organ. Pastikan tidak ada nama yang muncul di dua organ sekaligus.
8. Tunjuk penerima kuasa. Biasanya Ketua Pengurus atau anggota Pembina yang akan menghadap notaris.
9. Tanda tangan dan bawa ke notaris. Serahkan berita acara, daftar hadir, surat pernyataan calon, fotokopi KTP dan NPWP para calon.

Kesalahan yang sering terjadi

• Kuorum tidak terpenuhi. Rapat tetap dilanjutkan padahal jumlah anggota Pembina yang hadir kurang dari ketentuan anggaran dasar. Keputusan seperti ini mudah digugat.
• Rangkap jabatan. Ketua Pembina sekaligus diangkat menjadi Ketua Pengurus. UU Yayasan melarang rangkap jabatan antarorgan.
• Berhenti di berita acara. Keputusan tidak pernah dibawa ke notaris, sehingga data di Kementerian Hukum tetap memuat Pengurus lama. Bank dan mitra akan berpegang pada data resmi.
• Pemberhentian tanpa kesempatan membela diri. Bila anggaran dasar mengatur hak membela diri, lewatkan tahap ini berisiko memicu sengketa kepengurusan.
• Tidak ada serah terima. Pengurus lama masih memegang buku rekening, stempel, atau dokumen. Buat berita acara serah terima segera.

Contoh singkat

Kerangka ringkas berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat tabel organ, daftar hadir, dan surat pernyataan kesediaan.

• Yayasan [nama], akta pendirian Nomor [....], SK Menteri Nomor [....].
• Rapat Pembina tanggal [....], dihadiri [....] dari [....] anggota Pembina; kuorum terpenuhi sesuai Pasal [....] AD.
• Keputusan 1: menerima pengunduran diri Sdr. [....] sebagai Bendahara sejak [tanggal].
• Keputusan 2: mengangkat Sdr. [....] sebagai Bendahara untuk masa jabatan [....] tahun.
• Keputusan 3: memberi kuasa kepada Sdr. [....] untuk menghadap notaris dan mengurus pemberitahuan ke Menteri.
• [Kota, tanggal] — Pimpinan Rapat, Notulis, anggota Pembina.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah rapat Pembina boleh dilakukan secara daring?

Boleh sepanjang anggaran dasar dan peraturan yang berlaku tidak melarangnya. Catat bahwa rapat diadakan secara daring, simpan rekaman atau tangkapan layar kehadiran, dan pastikan setiap peserta dapat mengikuti pembahasan.

Bisakah keputusan diambil tanpa rapat?

Bisa, bila anggaran dasar mengatur keputusan di luar rapat (sirkuler). Umumnya keputusan seperti ini harus disetujui secara tertulis oleh seluruh anggota Pembina. Notaris dapat menyatakannya dalam akta.

Siapa yang memberitahukan perubahan Pengurus ke Kementerian Hukum?

Dalam praktik, notaris yang membuat akta pernyataan keputusan rapat mengajukan pemberitahuan secara elektronik. Pengurus tetap bertanggung jawab memastikan pemberitahuan dilakukan tepat waktu.

Bolehkah anggota Pengurus menerima gaji?

UU Yayasan membolehkan Pengurus yang bukan pendiri dan tidak terafiliasi dengan pendiri, Pembina, atau Pengawas menerima gaji bila diatur dalam anggaran dasar. Periksa syaratnya dengan cermat.

Dasar hukum

• UU 16/2001 tentang Yayasan sebagaimana diubah UU 28/2004
• PP 63/2008 sebagaimana diubah PP 2/2013 tentang pelaksanaan UU Yayasan
• Peraturan menteri yang berlaku tentang pengesahan, perubahan anggaran dasar, dan perubahan data yayasan
• UU 30/2004 tentang Jabatan Notaris sebagaimana diubah UU 2/2014

Dalam kategori yang sama

• Contoh Daftar Periksa Pendirian PT dan Cara Mengisinya
• Contoh Draf Akta Hibah Saham dan Cara Mengisinya
• Contoh Draf Akta Pendirian CV dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.