Contoh Peraturan Perusahaan dan Cara Mengisinya

Apa itu Peraturan Perusahaan dan kapan dipakai

Peraturan Perusahaan adalah aturan tertulis yang dibuat pengusaha untuk mengatur syarat kerja dan tata tertib di perusahaannya. Bila perjanjian kerja mengatur hubungan dengan satu orang pekerja, PP mengatur hal-hal yang berlaku untuk semua pekerja: jam kerja, cuti, upah, sanksi, prosedur keluh kesah, dan sebagainya.

PP berbeda dengan Perjanjian Kerja Bersama (PKB). PKB dirundingkan antara pengusaha dan serikat pekerja, sedangkan PP disusun oleh pengusaha. Karena itu, bila perusahaan sudah memiliki PKB, perusahaan tidak perlu lagi membuat PP.

PP dipakai sebagai rujukan sehari-hari oleh bagian SDM dan atasan, sekaligus sebagai dasar yang kuat ketika perusahaan menjatuhkan sanksi atau menghadapi perselisihan. Sanksi yang tidak punya dasar di perjanjian kerja, PP, atau PKB mudah dibatalkan.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Siapa yang wajib. UU Ketenagakerjaan (UU 13/2003 sebagaimana diubah UU 6/2023) mewajibkan pengusaha yang mempekerjakan paling sedikit 10 orang pekerja membuat PP yang berlaku setelah disahkan menteri atau pejabat yang ditunjuk. Pengaturan PP ada pada Pasal 108 sampai Pasal 115.
• Peran wakil pekerja. PP disusun dan menjadi tanggung jawab pengusaha, tetapi wajib memperhatikan saran dan pertimbangan wakil pekerja. Bila ada serikat pekerja, wakilnya dari pengurus serikat; bila tidak ada, wakil dipilih secara demokratis.
• Muatan minimal. PP sekurang-kurangnya memuat hak dan kewajiban pengusaha, hak dan kewajiban pekerja, syarat kerja, tata tertib perusahaan, dan jangka waktu berlakunya.
• Masa berlaku. PP berlaku paling lama 2 tahun dan wajib diperbarui setelah habis masa berlakunya. Perubahan di tengah masa berlaku juga harus disahkan.
• Tidak boleh lebih rendah dari undang-undang. Ketentuan PP yang lebih rendah dari peraturan perundang-undangan tidak berlaku; yang berlaku adalah ketentuan undang-undang.
• Kewajiban sosialisasi. Pengusaha wajib memberitahukan dan menjelaskan isi PP serta memberikan naskahnya kepada pekerja.
• Tata cara pengesahan. Permenaker 28/2014 mengatur tata cara pembuatan dan pengesahan PP, termasuk dokumen yang dilampirkan dan instansi yang berwenang sesuai wilayah kerja perusahaan.
• Isi teknis. Waktu kerja, lembur, istirahat, dan PHK merujuk PP 35/2021; upah merujuk PP 36/2021 (diubah PP 51/2023); THR merujuk Permenaker 6/2016; kekerasan seksual merujuk UU 12/2022 (TPKS); data pekerja merujuk UU 27/2022 (PDP).

Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023 mengubah tafsir sejumlah ketentuan ketenagakerjaan dan meminta pembentuk undang-undang menyusun undang-undang ketenagakerjaan yang baru. Karena itu, periksa selalu apakah sudah ada aturan terbaru sebelum memakai template.

Isi penting yang wajib ada

Template InfoHukum menyusun PP dalam 15 bab yang mencakup muatan minimal dan isu modern yang sering terlewat:

• Ketentuan umum: definisi, tujuan, ruang lingkup.
• Hak dan kewajiban pengusaha serta pekerja.
• Hubungan kerja: penerimaan, PKWT/PKWTT, masa percobaan, mutasi dan promosi.
• Waktu kerja dan lembur, termasuk batas jam lembur dan kerja hibrida.
• Istirahat dan cuti: tahunan, haid, melahirkan, keguguran, menyusui, ibadah, dan izin alasan penting.
• Pengupahan, pemotongan upah, dan THR.
• Jaminan sosial dan keselamatan dan kesehatan kerja (K3).
• Tata tertib, larangan, pelanggaran dan sanksi bertingkat (SP I–III, berlaku 6 bulan).
• PHK dan hak-haknya, termasuk uang pisah.
• Keluh kesah dan penyelesaian perselisihan secara bipartit.
• Pencegahan kekerasan seksual dan diskriminasi.
• Pelindungan data pribadi pekerja.
• Ketentuan penutup: masa berlaku 2 tahun, perubahan, sosialisasi.
• Lampiran berita acara saran dan pertimbangan wakil pekerja.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Kumpulkan data perusahaan. Nama, alamat, bidang usaha (KBLI), NIB, dan jumlah pekerja.
2. Tentukan pilihan kebijakan. Pola kerja (6 atau 5 hari), jam kerja, aturan cuti yang tidak diambil, istirahat panjang, usia pensiun, dan rumus uang pisah. Isi bagian bertanda kurung kurawal dengan satu pilihan.
3. Isi angka yang bisa berubah sebagai rujukan. Jangan menulis nominal upah minimum; cukup tulis "upah minimum yang berlaku".
4. Lengkapi daftar pelanggaran bersifat mendesak. Tulis secara spesifik dan proporsional. Daftar ini menjadi dasar PHK tanpa surat peringatan, jadi harus jelas.
5. Minta saran wakil pekerja. Serahkan rancangan, beri waktu yang wajar, dan catat saran beserta tanggapan Anda di lampiran berita acara.
6. Ajukan pengesahan. Ajukan ke dinas ketenagakerjaan kabupaten/kota, provinsi, atau Kementerian Ketenagakerjaan sesuai wilayah operasi perusahaan. Banyak daerah sudah memakai kanal daring; periksa persyaratan terbaru.
7. Perbaiki bila diminta. Instansi dapat meminta perbaikan bila ada ketentuan yang lebih rendah dari undang-undang.
8. Sosialisasikan. Setelah disahkan, jelaskan isi PP kepada pekerja dan bagikan naskahnya. Simpan daftar hadir dan tanda terima.
9. Pasang pengingat. Catat tanggal berakhir masa berlaku dan mulai proses pembaruan beberapa bulan sebelumnya.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menyalin PP perusahaan lain. Isi yang tidak sesuai kondisi nyata, misalnya sistem giliran yang tidak pernah dipakai, menyulitkan penegakan.
• Tidak melibatkan wakil pekerja. Tanpa bukti saran dan pertimbangan wakil pekerja, pengesahan dapat tertunda.
• Masa percobaan pada PKWT. PKWT tidak boleh mensyaratkan masa percobaan.
• Cuti melahirkan masih memakai aturan lama. Sesuaikan dengan UU 4/2024 tentang Kesejahteraan Ibu dan Anak pada Fase Seribu Hari Pertama Kehidupan.
• Sanksi tidak bertingkat atau tanpa masa berlaku. Surat peringatan yang berlaku tanpa batas waktu tidak sejalan dengan aturan PHK dalam PP 35/2021.
• PP kedaluwarsa. PP yang lewat 2 tahun tanpa pembaruan melemahkan dasar sanksi dan berisiko terkena teguran pengawas ketenagakerjaan.
• Tidak membagikan naskah. Pekerja yang tidak pernah menerima PP dapat berdalih tidak mengetahui aturannya.

Contoh singkat

Kerangka ilustrasi berikut hanya menunjukkan susunan. Template lengkap memuat 26 pasal dan lampiran berita acara.

• PERATURAN PERUSAHAAN [nama perusahaan] PERIODE [tahun]–[tahun]
• BAB I Ketentuan Umum — Pasal 1 Pengertian; Pasal 2 Maksud, Tujuan, dan Ruang Lingkup
• BAB II Hak dan Kewajiban — Pasal 3 Pengusaha; Pasal 4 Pekerja
• BAB IV Waktu Kerja dan Lembur — 40 jam seminggu; lembur atas perintah tertulis
• BAB X Pelanggaran dan Sanksi — SP I, SP II, SP III, masing-masing berlaku paling lama 6 bulan
• BAB XV Ketentuan Penutup — berlaku 2 tahun sejak disahkan
• Ditetapkan di [kota], [tanggal] — Pengusaha; Disahkan oleh [instansi], Nomor [....]

Pertanyaan yang sering diajukan

Perusahaan saya punya 8 pekerja. Apakah wajib punya PP?

Kewajiban hukumnya berlaku bagi pengusaha dengan paling sedikit 10 orang pekerja. Di bawah itu tidak wajib, tetapi tetap disarankan memiliki aturan tertulis, misalnya Tata Tertib Kerja yang dirujuk dalam perjanjian kerja.

Apakah PP berlaku sebelum disahkan?

PP mulai berlaku sejak disahkan oleh instansi yang berwenang. Sebelum itu, rancangan PP belum dapat dijadikan dasar sanksi yang kuat.

Bagaimana bila ada serikat pekerja yang ingin berunding PKB?

Selama PP berlaku, bila serikat pekerja menghendaki perundingan PKB, pengusaha wajib melayaninya. Setelah PKB disepakati dan didaftarkan, PKB menggantikan PP.

Apakah PP harus ditandatangani pekerja?

Tidak. PP ditetapkan pengusaha. Yang perlu dibuktikan adalah bahwa saran wakil pekerja telah dimintakan dan bahwa isi PP telah disosialisasikan. Tanda terima naskah PP dari pekerja sangat membantu pembuktian.

Dasar hukum

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja (Pasal 108–115)
• PP 35/2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• PP 36/2021 tentang Pengupahan jo. PP 51/2023
• Permenaker 28/2014 tentang Tata Cara Pembuatan dan Pengesahan Peraturan Perusahaan serta Pembuatan dan Pendaftaran PKB
• Permenaker 6/2016 tentang THR Keagamaan
• UU 4/2024 tentang Kesejahteraan Ibu dan Anak pada Fase Seribu Hari Pertama Kehidupan
• UU 12/2022 tentang TPKS
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• Putusan MK 168/PUU-XXI/2023

Dalam kategori yang sama

• Contoh Formulir Data Karyawan dan Persetujuan Pengolahan Data dan Cara Mengisinya
• Contoh Formulir Penilaian Kinerja KPI dan Cara Mengisinya
• Contoh Formulir Permintaan Tenaga Kerja dan Persetujuan dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.