Contoh Kebijakan Whistleblowing (Sistem Pelaporan Pelanggaran) dan Cara Mengisinya

Apa itu kebijakan whistleblowing dan kapan dipakai

Kebijakan sistem pelaporan pelanggaran mengatur bagaimana pegawai, mitra, atau masyarakat dapat melaporkan dugaan pelanggaran di perusahaan, misalnya suap, penipuan, pelecehan, kebocoran data, atau bahaya keselamatan kerja, dan bagaimana perusahaan menanganinya.

Banyak pelanggaran baru diketahui karena ada orang dalam yang berani bicara. Tanpa saluran yang aman, orang memilih diam atau langsung mengunggah ke media sosial. WBS memberi perusahaan kesempatan mengetahui masalah lebih awal dan memperbaikinya.

Kebijakan ini dipakai bersama kode etik dan kebijakan anti-suap. Untuk perusahaan di sektor yang diawasi, seperti perbankan, pasar modal, atau BUMN, regulator sering mensyaratkan WBS. Periksa ketentuan sektor Anda.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Perlindungan saksi dan pelapor. UU 13/2006 sebagaimana diubah UU 31/2014 memberikan perlindungan kepada saksi, korban, saksi pelaku, dan pelapor dalam perkara pidana. Perlindungan ini diajukan kepada LPSK dan berlaku dalam proses peradilan pidana.
• Peran serta masyarakat dalam pemberantasan korupsi. UU Tipikor dan PP 43/2018 mengatur hak masyarakat melaporkan dugaan korupsi, perlindungan pelapor, dan pemberian penghargaan.
• Data pribadi. Identitas pelapor, terlapor, dan saksi adalah data pribadi yang diproses sesuai UU 27/2022: terbatas, aman, dan hanya untuk tujuan penanganan laporan.
• Hubungan kerja. Sanksi bagi pelaku pelanggaran, termasuk pelaku pembalasan, mengikuti PP/PKB dan prosedur dalam UU Ketenagakerjaan serta PP 35/2021.
• Pedoman praktik baik. Pedoman sistem pelaporan pelanggaran dari Komite Nasional Kebijakan Governance dan standar ISO 37002 dapat menjadi acuan tambahan yang tidak mengikat.

Perlu diingat: perlindungan LPSK tidak otomatis berlaku untuk pelanggaran yang bukan tindak pidana, misalnya pelanggaran kode etik. Karena itu, larangan pembalasan dalam kebijakan internal tetap sangat penting.

Isi penting yang wajib ada

• Jenis pelanggaran yang dapat dilaporkan dan pembedaannya dengan keluh kesah biasa.
• Siapa yang dapat melapor, termasuk pihak luar.
• Daftar saluran pelaporan dan saluran khusus bila terlapor adalah Direksi.
• Hak melapor secara anonim dan cara berkomunikasi dengan pelapor anonim.
• Kerahasiaan identitas dan isi laporan.
• Perlindungan dari pembalasan beserta contoh bentuk pembalasan.
• Penanganan laporan palsu yang beriktikad tidak baik.
• Pengelola yang independen dan aturan benturan kepentingan.
• Tenggat tanda terima, penilaian awal, dan investigasi.
• Hak terlapor, tindak lanjut, dan pelaporan kepada aparat penegak hukum.
• Register, retensi dokumen, dan laporan statistik berkala.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Tunjuk pengelola WBS. Misalnya satuan pengawasan intern atau fungsi kepatuhan. Pastikan pengelola bertanggung jawab kepada Direktur Utama atau Komite Audit.
2. Isi tabel saluran. Sediakan minimal dua saluran, salah satunya memungkinkan anonim, misalnya formulir daring dengan nomor laporan.
3. Tentukan saluran khusus. Laporan tentang Direksi atau pengelola WBS harus langsung ke Dewan Komisaris atau Komite Audit.
4. Isi tenggat. Contoh yang wajar: tanda terima 3 hari kerja, penilaian awal 10 hari kerja, investigasi 30 hari kerja dengan kemungkinan perpanjangan.
5. Atur bebas tugas sementara. Bila terlapor perlu dibebastugaskan, upah dan haknya tetap dibayar sesuai ketentuan.
6. Siapkan formulir laporan. Kolom identitas boleh kosong untuk pelapor anonim.
7. Sosialisasikan. Umumkan saluran di intranet, papan pengumuman, dan kepada pemasok.

Kesalahan yang sering terjadi

• Laporan diterima oleh orang yang dilaporkan. Ini membuat sistem tidak dipercaya. Selalu sediakan jalur ke Dewan Komisaris.
• Mencari tahu siapa pelapor anonim. Upaya membuka identitas pelapor merusak kepercayaan dan dapat dianggap pembalasan.
• Menyamakan keluh kesah dengan pelanggaran. Keberatan atas penilaian kinerja biasanya masuk mekanisme keluh kesah atau bipartit, bukan WBS.
• Investigasi tanpa berita acara. Hasil wawancara yang tidak dicatat sulit dipakai untuk menjatuhkan sanksi.
• Pelapor tidak pernah diberi kabar. Tanpa umpan balik, orang berhenti melapor.

Contoh singkat

Kerangka ringkas berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat 17 pasal dan formulir laporan.

• Saluran: formulir daring [....], surel [....], telepon [....], surat tertutup kepada Pengelola WBS.
• Anonim: boleh; komunikasi lewat nomor laporan dan kata sandi.
• Tenggat: tanda terima [....] hari kerja; penilaian awal [....] hari kerja; investigasi [....] hari kerja.
• Larangan pembalasan: mutasi, demosi, atau intimidasi terhadap pelapor beriktikad baik adalah pelanggaran berat.
• Terlapor Direksi: laporan langsung ke Komite Audit melalui [....].

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah laporan anonim harus ditindaklanjuti?

Ya, sepanjang informasinya cukup untuk diperiksa. Laporan anonim yang terlalu umum dapat diminta dilengkapi melalui kanal komunikasi anonim.

Bagaimana jika laporan ternyata tidak terbukti?

Laporan yang tidak terbukti tidak otomatis dianggap fitnah. Sanksi hanya untuk laporan yang terbukti sengaja palsu. Nama baik terlapor dipulihkan secara proporsional.

Kapan perusahaan harus melapor ke polisi atau KPK?

Bila ada dugaan tindak pidana, Direksi dengan nasihat advokat memutuskan pelaporan dan pengamanan bukti. Pelapor juga tetap berhak melapor langsung kepada aparat penegak hukum.

Apakah pelapor bisa dituntut balik oleh terlapor?

Dalam perkara pidana, UU Perlindungan Saksi dan Korban memberi perlindungan kepada pelapor beriktikad baik, dan pelapor dapat meminta perlindungan LPSK. Untuk menghindari risiko, laporkan fakta apa adanya melalui saluran resmi, bukan di media sosial.

Dasar hukum

• UU 13/2006 tentang Perlindungan Saksi dan Korban jo. UU 31/2014
• UU 31/1999 jo. UU 20/2001 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi
• PP 43/2018 tentang Tata Cara Pelaksanaan Peran Serta Masyarakat dan Pemberian Penghargaan dalam Pencegahan dan Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023
• PP 35/2021

Dalam kategori yang sama

• Contoh Perjanjian Pengadaan Barang Swasta dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Penunjukan Distributor dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Persekutuan Perdata (Maatschap) dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.