Contoh Perjanjian Pengadaan Barang Swasta dan Cara Mengisinya

Apa itu perjanjian pengadaan barang dan kapan dipakai

Perjanjian pengadaan barang adalah kontrak jual beli antar badan usaha untuk barang yang dibeli melalui proses pengadaan: tender, seleksi, atau permintaan penawaran. Contohnya pembelian mesin produksi, genset, perangkat server, kendaraan operasional, mebel kantor dalam jumlah besar, atau bahan baku dengan pengiriman bertahap.

Pada pembelian sehari-hari, pesanan pembelian (purchase order) mungkin cukup. Namun untuk barang bernilai besar, memerlukan pemasangan, atau dikirim bertahap, Anda membutuhkan perjanjian yang mengatur pengiriman, uji terima, garansi, dan akibat bila pemasok terlambat atau barangnya tidak sesuai.

Template ini untuk pengadaan swasta. Pengadaan oleh instansi pemerintah memakai aturan pengadaan barang/jasa pemerintah dengan dokumen kontrak standar tersendiri.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Syarat sah dan kekuatan mengikat. Perjanjian sah bila memenuhi Pasal 1320 KUHPerdata dan mengikat para pihak seperti undang-undang (Pasal 1338).
• Jual beli. Pengadaan barang pada dasarnya jual beli (Pasal 1457 dan seterusnya KUHPerdata). Penjual wajib menyerahkan barang dan menanggungnya, termasuk dari cacat tersembunyi.
• Wanprestasi dan ganti rugi. Pemasok yang lalai setelah ditegur wajib mengganti biaya, rugi, dan bunga (Pasal 1243 KUHPerdata). Denda yang disepakati di muka memudahkan penghitungan.
• Pemutusan. Pasal 1266 KUHPerdata mensyaratkan pembatalan melalui hakim. Dalam praktik kontrak bisnis, para pihak sering sepakat mengesampingkan syarat itu untuk pemutusan yang diatur dalam perjanjian.
• Aturan teknis barang. Barang tertentu wajib memenuhi SNI, sertifikasi perangkat telekomunikasi, atau izin edar. Periksa sesuai jenis barang dan jadikan pernyataan pemasok.
• Bea meterai. Perjanjian yang ditandatangani dibubuhi meterai Rp10.000 berdasarkan UU 10/2020.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas pembeli dan pemasok, serta rujukan dokumen tender dan surat penunjukan pemenang.
• Lampiran spesifikasi: nama, merek/tipe atau setara, spesifikasi minimum, jumlah, satuan, harga satuan.
• Harga perjanjian, status PPN, dan biaya yang sudah termasuk (kirim, asuransi, bongkar, pasang).
• Cara pembayaran: uang muka, pembayaran setelah barang tiba, setelah uji terima, dan retensi garansi.
• Jaminan pelaksanaan dan jaminan uang muka.
• Jadwal dan lokasi pengiriman, dokumen pengiriman, serta saat beralihnya risiko dan hak milik.
• Pemasangan, pelatihan, dan buku petunjuk bila diperlukan.
• Kriteria dan prosedur uji terima, hak menolak, dan uji ulang.
• Garansi, waktu respons, ketersediaan suku cadang, dan pengecualian garansi.
• Pernyataan keaslian, legalitas impor, standar wajib, HKI, dan anti-suap.
• Denda keterlambatan berplafon, keadaan memaksa, dan pemutusan perjanjian.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Kumpulkan dokumen tender. Siapkan undangan, penawaran pemenang, berita acara klarifikasi dan negosiasi, serta surat penunjukan.
2. Isi Lampiran 1. Salin spesifikasi dan harga hasil negosiasi. Tambahkan kriteria uji terima yang bisa diukur.
3. Tetapkan harga. Tegaskan apakah sudah termasuk PPN, ongkos kirim, pemasangan, dan bea impor.
4. Atur pembayaran. Kaitkan setiap tahap dengan dokumen: berita acara penerimaan, berita acara uji terima, dan berakhirnya masa garansi.
5. Isi jaminan. Tulis persentase jaminan pelaksanaan dan masa berlakunya, lebih panjang dari jadwal uji terima.
6. Isi jadwal pengiriman. Gunakan Lampiran 2 untuk pengiriman bertahap dan tanggal uji terima.
7. Tentukan garansi. Isi lamanya garansi, waktu respons, waktu perbaikan, dan masa ketersediaan suku cadang.
8. Isi denda dan batasnya. Tulis besaran per mil per hari, dasar hitungnya, dan batas maksimum.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menganggap barang diterima begitu tiba. Tanda terima kurir bukan uji terima. Pisahkan berita acara penerimaan dan berita acara uji terima.
• Spesifikasi "atau setara" tanpa ukuran. Pemasok mengirim merek lain dengan mutu lebih rendah. Tulis spesifikasi minimum yang terukur.
• Lunas sebelum uji terima. Pembeli kehilangan posisi tawar bila barang ternyata tidak berfungsi.
• Garansi hanya "sesuai garansi pabrik". Tanpa waktu respons dan barang pengganti sementara, produksi bisa berhenti berminggu-minggu.
• Tidak memeriksa legalitas barang impor. Barang tanpa dokumen kepabeanan atau sertifikasi wajib dapat disita atau tidak boleh dipakai.
• Denda tanpa batas dan tanpa hak memutus. Pembeli terjebak menunggu pemasok yang terus terlambat.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat 12 pasal pokok, tabel spesifikasi dan kriteria uji, jadwal pengiriman, dan petunjuk pengisian.

• Para pihak: PT [....] sebagai PEMBELI dan PT [....] sebagai PEMASOK, pemenang tender Nomor [....].
• Barang: [....] unit [nama/merek/tipe] sesuai Lampiran 1; harga Rp[....] termasuk PPN, kirim, dan pasang.
• Pembayaran: [....]% setelah barang tiba, [....]% setelah uji terima, retensi [....]% setelah garansi.
• Jaminan pelaksanaan [....]% berlaku sampai uji terima ditambah [....] hari.
• Pengiriman paling lambat [tanggal] di [lokasi]; risiko beralih saat berita acara penerimaan.
• Garansi [....] bulan, respons [....] jam; denda [....] per mil per hari, paling banyak [....]%.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah purchase order saja tidak cukup?

Untuk barang sederhana dan bernilai kecil, purchase order dengan syarat umum mungkin cukup. Untuk barang bernilai besar, berteknologi, atau perlu dipasang, perjanjian lengkap memberi kepastian soal uji terima, garansi, dan pemutusan.

Kapan risiko kerusakan barang beralih ke pembeli?

Para pihak bebas menyepakati. Template menetapkan risiko beralih saat berita acara penerimaan ditandatangani, atau saat uji terima untuk barang yang dipasang pemasok. Tulis dengan tegas agar tidak bergantung pada tafsiran.

Bagaimana bila barang yang dikirim berbeda merek dari penawaran?

Pembeli berhak menolak kecuali menyetujui secara tertulis penggantian dengan mutu setara atau lebih baik tanpa tambahan harga. Catat persetujuan itu dalam addendum atau berita acara.

Perlukah jaminan pelaksanaan dari bank?

Tidak wajib, tetapi sangat dianjurkan untuk nilai besar. Bank garansi atau surety bond yang dapat dicairkan dengan permintaan tertulis pertama memberi pembeli dana cadangan bila pemasok gagal.

Dasar hukum

• KUHPerdata Pasal 1320, 1338, 1243, 1266, dan 1457 dst. (jual beli), termasuk 1491 dan 1504 (cacat tersembunyi)
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Pengajuan Tagihan kepada Kurator atau Pengurus dan Cara Mengisinya
• Contoh Pengumuman Pembubaran PT dan Panggilan Kreditor dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Agen Properti dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.