Contoh Formulir Serah Terima Aset dan Exit Clearance dan Cara Mengisinya

Contoh formulir exit clearance saat pekerja keluar: pengembalian aset, pencabutan akses, dokumen, pinjaman, kerahasiaan, tanpa menahan hak normatif.

⚡ Ringkas 30 detik

Exit clearance adalah daftar periksa saat pekerja keluar: aset kembali, akses dicabut, pekerjaan diserahterimakan, urusan keuangan dicatat.
Formulir ini alat administrasi, bukan syarat pembayaran hak normatif. Upah terakhir, pesangon, dan hak lain tetap dibayar.
Aset yang rusak atau hilang diselesaikan terpisah dengan dasar yang sah, tidak otomatis dipotong dari hak pekerja.
Kewajiban kerahasiaan tetap berlaku setelah pekerja keluar.

Kabar terbaru

DPR mengesahkan UU Pelindungan Ketenagakerjaan pada 6 Oktober 2026. Menurut pemberitaan, undang-undang itu baru berlaku satu tahun sejak diundangkan, sehingga sampai saat itu aturan yang dijelaskan di artikel ini tetap menjadi pegangan. Periksa naskah resmi dan perkembangan terbaru sebelum bertindak.

Apa itu formulir serah terima aset dan exit clearance dan kapan dipakai

Saat pekerja mengundurkan diri, kontraknya berakhir, atau di-PHK, banyak hal harus dibereskan: laptop dan kartu akses dikembalikan, akun surel dan aplikasi dicabut, pekerjaan diserahkan ke pengganti, kasbon dicatat, dan dokumen asli milik pekerja dikembalikan. Formulir exit clearance merangkum semuanya dalam satu berkas dengan paraf tiap unit.

Formulir ini melindungi kedua pihak. Perusahaan punya bukti aset dan data sudah kembali. Pekerja punya bukti telah menyelesaikan kewajibannya dan menerima kembali dokumennya.

Masalahnya, di banyak tempat formulir ini disalahgunakan: pesangon atau surat keterangan kerja ditahan sampai "clearance selesai". Template ini sengaja memuat pernyataan bahwa hak normatif tidak digantungkan pada formulir.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

Hak saat hubungan kerja berakhir. UU Ketenagakerjaan dan PP 35/2021 mengatur uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak, dan uang pisah sesuai alasan berakhirnya hubungan kerja. Hak ini lahir dari undang-undang dan perjanjian, bukan dari formulir internal.
Pemotongan upah dibatasi. PP 36/2021 mengatur pemotongan upah untuk denda, ganti rugi, dan utang. Ganti rugi perlu dasar dalam perjanjian kerja, PP, atau PKB; cicilan utang perlu kesepakatan tertulis; dan jumlah keseluruhan pemotongan paling banyak 50% dari setiap pembayaran upah.
Data pribadi dan data perusahaan. UU 27/2022 mendorong pencabutan akses tepat waktu dan penghapusan salinan data yang tidak lagi diperlukan.
Perjanjian tetap mengikat. Kewajiban kerahasiaan dan ketentuan hak kekayaan intelektual dalam perjanjian kerja atau NDA yang dinyatakan berlaku setelah hubungan kerja berakhir tetap mengikat berdasarkan KUHPerdata.

Isi penting yang wajib ada

Data pekerja, hari terakhir bekerja, dan alasan berakhirnya hubungan kerja.
Tabel aset: jenis, kode atau nomor seri, kondisi, penerima, dan catatan.
Tabel pencabutan akses sistem dengan tanggal dan paraf petugas TI.
Penyerahan dokumen, data, dan pekerjaan yang sedang berjalan.
Pengembalian dokumen asli milik pekerja.
Tabel keuangan: sisa pinjaman, uang muka dinas, penggantian biaya, kerugian yang disepakati.
Pernyataan pekerja, termasuk kerahasiaan yang berlanjut.
Pernyataan perusahaan bahwa hak normatif tidak digantungkan pada formulir dan tanggal pembayarannya.
Persetujuan unit terkait dan tanda tangan.

Cara mengisi langkah demi langkah

Mulai lebih awal. Kirim formulir ke unit terkait beberapa hari kerja sebelum hari terakhir.
Isi data pekerja. Termasuk kontak pribadi untuk pengiriman dokumen setelah keluar.
Cocokkan aset dengan berita acara awal. Pakai daftar aset yang dulu diserahkan kepada pekerja.
Cabut akses pada hari terakhir. Catat tanggal pencabutan setiap sistem, termasuk akses perbankan dan media sosial perusahaan.
Catat serah terima pekerjaan. Sebut nama penerima dan tanggalnya.
Rekap urusan keuangan. Lampirkan rekap sisa pinjaman dan pilih cara penyelesaiannya sesuai perjanjian pinjaman.
Isi tanggal pembayaran hak. Tulis tanggal pembayaran hak akhir dan penerbitan surat keterangan kerja.
Tanda tangan dan salinan. Pekerja dan HRD menandatangani; berikan salinan kepada pekerja.

Kesalahan yang sering terjadi

Menahan pesangon atau paklaring. Menjadikan clearance syarat pembayaran hak normatif dapat menjadi perselisihan hak.
Memotong harga laptop baru. Ganti rugi harus berdasar, sebanding dengan kerugian, dan dalam batas pemotongan upah.
Akses tidak dicabut. Akun mantan pekerja yang masih aktif berisiko kebocoran data.
Ijazah tidak dikembalikan. Dokumen pribadi pekerja harus kembali pada hari terakhir.
Tidak ada salinan untuk pekerja. Pekerja kehilangan bukti telah mengembalikan aset.

Contoh singkat

Kerangka berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat delapan bagian, tabel aset, akses, dan keuangan.

A. Data pekerja: [nama], hari terakhir [....], alasan [....].
B. Aset: laptop [kode] — baik — diterima [nama, paraf].
C. Akses: surel dicabut [tanggal], VPN dicabut [tanggal].
D. Dokumen: ijazah asli dikembalikan [tanggal].
E. Keuangan: sisa kasbon Rp[....], diselesaikan [....].
G. Hak normatif dibayar [tanggal], tidak bergantung pada formulir ini.

📄 Template lengkap

Versi Word dan PDF formulir serah terima aset dan exit clearance lengkap dengan petunjuk pengisian tersedia di Paket Dokumen InfoHukum (Paket HRD, Paket UMKM, dan Paket Lengkap). Pembeli dapat mengunduhnya kapan saja dari Pustaka Saya.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bolehkah perusahaan menunda pesangon sampai laptop dikembalikan?

Sebaiknya tidak. Hak normatif tidak lahir dari formulir clearance. Bila laptop tidak kembali, catat dan selesaikan secara terpisah, misalnya dengan kesepakatan ganti rugi tertulis atau penagihan.

Bagaimana bila pekerja menolak menandatangani?

Catat penolakan itu, minta dua orang petugas menandatangani sebagai saksi, dan kirimkan salinan formulir kepada pekerja. Proses pembayaran hak tetap berjalan.

Apakah kewajiban kerahasiaan berlaku setelah keluar?

Ya, sepanjang perjanjian kerja atau perjanjian kerahasiaan menyatakannya berlaku setelah hubungan kerja berakhir. Formulir ini hanya mengingatkan kembali.

Siapa yang menandatangani?

Pekerja, petugas tiap unit (atasan, TI, umum, keuangan), dan HRD sebagai penanggung jawab akhir.

Catatan

Artikel ini informasi umum, bukan nasihat hukum untuk kasus tertentu. Aturan ketenagakerjaan dapat berubah, termasuk setelah Putusan MK 168/PUU-XXI/2023. Untuk keadaan khusus, konsultasikan dengan praktisi hukum ketenagakerjaan atau gunakan layanan konsultasi InfoHukum.

📚 Sumber Rujukan

JDIH BPK (peraturan.bpk.go.id) — peraturan.bpk.go.id
JDIH Kementerian Ketenagakerjaan — jdih.kemnaker.go.id

Informasi per 24 Oktober 2026. Artikel ini bersifat edukatif dan bukan nasihat hukum untuk perkara tertentu.

Dasar hukum

UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
PP 35/2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
PP 36/2021 tentang Pengupahan jo. PP 51/2023
UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
Pasal 1320 dan 1338 KUHPerdata

Dalam kategori yang sama

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.