Contoh Formulir Data Karyawan dan Persetujuan Pengolahan Data dan Cara Mengisinya

Apa itu formulir data karyawan dan persetujuan pengolahan data dan kapan dipakai

Formulir data karyawan adalah lembar isian yang diisi pekerja baru setelah perjanjian kerja ditandatangani. Isinya data yang dibutuhkan perusahaan untuk menjalankan hubungan kerja: identitas, alamat, NIK dan NPWP, status perkawinan dan tanggungan, anggota keluarga yang didaftarkan BPJS Kesehatan, kontak darurat, dan rekening pembayaran upah.

Sejak UU Pelindungan Data Pribadi berlaku penuh, formulir saja tidak cukup. Perusahaan perlu menjelaskan untuk apa data itu dipakai, atas dasar apa, siapa yang menerima, berapa lama disimpan, dan apa hak karyawan. Penjelasan ini dituangkan dalam pemberitahuan privasi. Untuk pemrosesan yang sifatnya sukarela, perusahaan meminta persetujuan yang tegas dan terpisah.

Pakai formulir ini saat menerima karyawan baru, saat memperbarui data karyawan lama secara berkala, atau saat perusahaan mulai memakai sistem baru seperti absensi sidik jari atau pengenalan wajah.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Dasar pemrosesan tidak hanya persetujuan. UU PDP mengenal beberapa dasar, antara lain persetujuan, pelaksanaan perjanjian, pemenuhan kewajiban hukum, pelindungan kepentingan vital, dan kepentingan yang sah. Data untuk penggajian, pajak, dan BPJS umumnya diproses karena perjanjian kerja dan kewajiban hukum.
• Data pribadi spesifik. UU PDP menggolongkan antara lain data kesehatan, biometrik, genetika, catatan kejahatan, data anak, dan data keuangan pribadi sebagai data spesifik. Pemrosesannya berisiko lebih tinggi, sehingga aksesnya harus dibatasi dan dalam keadaan tertentu perlu penilaian dampak pelindungan data pribadi.
• Data anak. Pemrosesan data anak memerlukan persetujuan orang tua atau wali. Dalam formulir karyawan, karyawan bertindak sebagai orang tua yang memberikan data anaknya untuk BPJS dan pajak.
• Jaminan sosial. UU 24/2011 tentang BPJS mewajibkan pemberi kerja mendaftarkan pekerjanya dan memberikan data yang benar dan lengkap.
• Pajak. Status PTKP (misalnya TK/0, K/1) menentukan besarnya PPh Pasal 21. Status ini mengikuti keadaan pada awal tahun pajak.
• Hak karyawan. Karyawan berhak atas informasi, akses, pembetulan, penghapusan dalam keadaan tertentu, dan penarikan persetujuan.

Isi penting yang wajib ada

• Data kepegawaian: nomor induk, jabatan, status hubungan kerja, tanggal mulai.
• Identitas: nama sesuai KTP, NIK, nomor KK, tempat dan tanggal lahir, alamat, kontak.
• Perpajakan dan jaminan sosial: NIK/NPWP, status perkawinan, tanggungan, nomor BPJS, faskes pilihan.
• Tabel keluarga dengan kolom "didaftarkan BPJS Kesehatan" dan "tanggungan PTKP".
• Kontak darurat dan pernyataan bahwa orang tersebut telah diberi tahu.
• Rekening upah atas nama karyawan sendiri.
• Data kesehatan yang bersifat sukarela dan disimpan terpisah.
• Pemberitahuan privasi: pengendali, tujuan, data, dasar, masa simpan, penerima, hak, kegagalan pelindungan.
• Tabel persetujuan terpisah untuk data kesehatan, biometrik, data anak, dan foto.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Hapus kolom yang tidak perlu. Agama, golongan darah, atau tinggi badan tidak perlu diminta kecuali ada alasan jelas.
2. Bagian A diisi HRD, sisanya diisi karyawan dengan huruf cetak.
3. Tabel keluarga. Tulis suami/istri dan anak beserta NIK. Tandai mana yang didaftarkan BPJS Kesehatan dan mana yang menjadi tanggungan PTKP. Keduanya tidak selalu sama.
4. Status PTKP. HRD menentukan kodenya berdasarkan isian dan dokumen pendukung (buku nikah, akta kelahiran).
5. Rekening. Pastikan atas nama karyawan sendiri agar pembayaran upah dapat dibuktikan.
6. Isi tabel pemberitahuan privasi. Lengkapi kolom masa simpan dan nama penyedia jasa (misalnya aplikasi penggajian).
7. Persetujuan. Minta karyawan mencentang satu per satu. Jangan mencentang sebelumnya.
8. Tanda tangan dan arsip. Simpan formulir di berkas personalia dengan akses terbatas; bagian data kesehatan disimpan terpisah.

Kesalahan yang sering terjadi

• Satu kalimat "saya menyetujui seluruh pengolahan data" di bagian bawah formulir. Persetujuan semacam ini kabur dan tidak membedakan data yang wajib dan yang sukarela.
• Menjadikan persetujuan biometrik sebagai syarat bekerja tanpa alternatif. Lebih aman menyediakan kartu atau PIN bagi yang tidak bersedia.
• Menyimpan pindaian KTP dan KK di folder bersama yang dapat dibuka seluruh karyawan.
• Tidak memperbarui status PTKP setelah karyawan menikah atau punya anak, sehingga potongan pajak keliru.
• Kontak darurat dicantumkan tanpa sepengetahuan orang tersebut.
• Tidak punya jadwal penghapusan data eks karyawan.

Contoh singkat

Kerangka ringkas berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat semua kolom data, tabel keluarga, pemberitahuan privasi, dan tabel persetujuan.

• Nama sesuai KTP: [....] · NIK: [....] · Status PTKP: [diisi HRD]
• Keluarga: [nama] – istri – BPJS Kes.: ya – PTKP: ya
• Kontak darurat: [nama] – [hubungan] – [nomor]
• Rekening: [bank] – [nomor] – atas nama karyawan
• Pemberitahuan: data untuk gaji, pajak, BPJS; disimpan [....]; penerima: BPJS, DJP, bank
• Persetujuan: data kesehatan [ ] setuju · biometrik [ ] setuju / pakai kartu · foto publikasi [ ] setuju
• [Kota, tanggal] – tanda tangan karyawan dan HRD

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah karyawan boleh menolak memberikan data?

Karyawan dapat menolak pemrosesan yang sifatnya sukarela, misalnya foto untuk publikasi. Data yang diperlukan untuk menjalankan perjanjian kerja dan kewajiban hukum, seperti NIK, rekening, dan data untuk BPJS, sulit ditolak karena tanpa data itu perusahaan tidak dapat membayar upah atau mendaftarkan jaminan sosial.

Apakah absensi sidik jari termasuk data spesifik?

Ya. Sidik jari dan citra wajah yang dipakai untuk mengenali seseorang termasuk data biometrik. Batasi akses, simpan templatnya dengan aman, hapus setelah hubungan kerja berakhir, dan pertimbangkan penilaian dampak bila diterapkan untuk banyak karyawan.

Berapa lama data eks karyawan disimpan?

Tidak ada satu angka untuk semua data. Dokumen penggajian dan perpajakan umumnya perlu disimpan lebih lama karena kewajiban pembukuan pajak. Data lain, seperti kontak darurat atau biometrik, sebaiknya dihapus segera setelah hubungan kerja berakhir. Tulis masa simpan per jenis data di pemberitahuan privasi.

Perlukah formulir ini bermeterai?

Tidak wajib. Formulir dan persetujuan ini bukan perjanjian bernilai uang. Yang penting adalah tanda tangan, tanggal, dan bukti bahwa karyawan menerima pemberitahuan.

Dasar hukum

• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• UU 24/2011 tentang BPJS
• UU 7/1983 tentang Pajak Penghasilan jo. UU 7/2021 tentang HPP
• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023

Dalam kategori yang sama

• Contoh Kebijakan Pencegahan Kekerasan Seksual di Tempat Kerja dan Cara Mengisinya
• Contoh Kebijakan Penggantian Biaya (Reimbursement) Karyawan dan Cara Mengisinya
• Contoh Kebijakan Penggunaan Aset dan Sistem IT Perusahaan dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.