Contoh Daftar Pemegang Saham dan Daftar Khusus PT dan Cara Mengisinya

Apa itu daftar pemegang saham dan daftar khusus dan kapan dipakai

Daftar Pemegang Saham adalah buku resmi PT yang mencatat siapa pemilik saham, berapa lembar, dan bagaimana riwayatnya. Daftar Khusus adalah buku pendamping yang mencatat saham yang dimiliki anggota Direksi dan Dewan Komisaris, serta keluarganya, baik di Perseroan sendiri maupun di perseroan lain.

Kedua daftar ini bukan formalitas. DPS menjadi dasar siapa yang berhak dipanggil dan bersuara dalam RUPS, siapa yang menerima dividen, dan siapa yang dicatat dalam data Perseroan di Sistem AHU. Daftar Khusus membantu mendeteksi benturan kepentingan, misalnya ketika Perseroan bertransaksi dengan perusahaan milik keluarga direktur.

Formulir ini dipakai sejak PT berdiri dan diperbarui setiap ada perubahan: penerbitan saham baru, jual beli, hibah, pewarisan, gadai, atau fidusia saham. Ia juga sering diminta bank, investor, dan auditor.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Kewajiban Direksi. UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas (sebagaimana diubah UU 6/2023) mewajibkan Direksi mengadakan dan menyimpan Daftar Pemegang Saham dan Daftar Khusus.
• Isi DPS. Sekurang-kurangnya nama dan alamat pemegang saham; jumlah, nomor, tanggal perolehan, dan klasifikasi saham; jumlah yang disetor atas setiap saham; nama dan alamat pemegang gadai atau penerima fidusia beserta tanggal perolehannya; dan keterangan penyetoran saham dalam bentuk selain uang.
• Isi Daftar Khusus. Keterangan mengenai saham anggota Direksi dan Dewan Komisaris beserta keluarganya dalam Perseroan dan/atau perseroan lain, serta tanggal saham itu diperoleh.
• Kewajiban melapor. Anggota Direksi dan Dewan Komisaris wajib melaporkan kepemilikan sahamnya dan keluarganya kepada Perseroan untuk dicatat dalam Daftar Khusus.
• Pencatatan perubahan. Setiap perubahan kepemilikan dicatat. Untuk pemindahan hak, Direksi mencatatnya setelah menerima akta pemindahan hak dan memberitahukan perubahan susunan pemegang saham kepada Menteri paling lambat 30 hari sejak pencatatan.
• Hak pemegang saham memeriksa. Pemegang saham berhak memeriksa DPS, Daftar Khusus, risalah RUPS, dan laporan tahunan.
• Saham sebagai jaminan. Saham adalah benda bergerak yang dapat digadaikan atau dibebani fidusia; pembebanannya dicatat dalam DPS.

Selain itu, Perpres 13/2018 mewajibkan korporasi mengenali dan melaporkan pemilik manfaat. Data DPS sebaiknya selalu sejalan dengan data pemilik manfaat yang dilaporkan.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas Perseroan, modal dasar, modal ditempatkan, klasifikasi saham, dan status surat saham.
• Tabel keadaan pemegang saham per tanggal tertentu.
• Keterangan penyetoran saham dalam bentuk selain uang.
• Catatan gadai dan jaminan fidusia atas saham.
• Buku mutasi saham yang kronologis, lengkap dengan dasar akta dan tanggal pemberitahuan ke Menteri.
• Daftar Khusus: kepemilikan saham Direksi, Dewan Komisaris, dan keluarganya di Perseroan dan di perseroan lain.
• Formulir laporan dari setiap anggota Direksi dan Dewan Komisaris.
• Pengesahan dan tanda tangan Direksi.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Kumpulkan dokumen. Akta pendirian dan seluruh perubahan, akta pemindahan hak, akta hibah, keputusan RUPS penerbitan saham, dan profil Perseroan dari Sistem AHU.
2. Isi data Perseroan. Tulis modal dasar, modal ditempatkan, nilai nominal, dan klasifikasi saham sesuai akta terakhir.
3. Isi keadaan pemegang saham. Mulai dari pendirian, lalu sesuaikan dengan setiap mutasi. Pastikan jumlah lembar sama dengan modal ditempatkan.
4. Catat penyetoran selain uang dan beban jaminan. Tulis "tidak ada" bila memang tidak ada, agar tidak dianggap terlupa.
5. Isi buku mutasi. Catat setiap perubahan dengan tanggal pencatatan, dasar akta, dan tanggal penerimaan pemberitahuan dari AHU. Jangan menghapus baris lama.
6. Minta laporan Direksi dan Dewan Komisaris. Edarkan formulir laporan kepemilikan saham. Tetapkan ruang lingkup "keluarga" yang dipakai.
7. Sahkan dan simpan. Direksi menandatangani, memberi nomor halaman, dan menyimpan di kantor Perseroan. Simpan salinan elektronik yang dikunci.
8. Perbarui berkala. Cocokkan dengan data AHU setidaknya setahun sekali, misalnya menjelang RUPS Tahunan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Tidak punya DPS sama sekali. Banyak PT kecil hanya mengandalkan akta notaris. Ketika ada sengketa atau uji tuntas, riwayat kepemilikan sulit dibuktikan.
• DPS berbeda dengan data AHU. Biasanya karena pemberitahuan perubahan tidak dilakukan.
• Gadai saham tidak dicatat. Kreditur kehilangan bukti dan pemegang saham baru tidak mengetahui beban.
• Daftar Khusus diabaikan. Benturan kepentingan direksi tidak terdeteksi dan menjadi temuan auditor.
• Menimpa catatan lama. Riwayat mutasi hilang; pakai pencatatan kronologis.

Contoh singkat

Kerangka di bawah ini hanya ilustrasi. Formulir lengkap memuat seluruh tabel DPS, buku mutasi, Daftar Khusus, formulir laporan, dan pengesahan Direksi.

• DAFTAR PEMEGANG SAHAM PT [....] · per tanggal [....]
• 1. [nama], [alamat] — [....] lembar, No. [....]–[....], diperoleh [tanggal], disetor Rp[....].
• 2. [nama], [alamat] — [....] lembar, No. [....]–[....], diperoleh [tanggal], disetor Rp[....].
• Gadai/fidusia: [tidak ada / uraian].
• Mutasi: [tanggal] — dari [....] kepada [....], [....] lembar, Akta No. [....]; diberitahukan ke AHU [tanggal].
• DAFTAR KHUSUS: [nama direktur] — istri memiliki [....] lembar di PT [....], diperoleh [tanggal].

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah DPS harus disahkan notaris?

Tidak. DPS adalah dokumen internal yang diadakan dan disimpan Direksi. Namun data di dalamnya harus sejalan dengan akta-akta notaris dan data di Sistem AHU.

Siapa yang termasuk "keluarga" dalam Daftar Khusus?

UU PT tidak merinci di batang tubuhnya; dalam praktik dipakai suami atau istri dan anak yang masih menjadi tanggungan, atau lingkup yang ditetapkan kebijakan Perseroan. Tuliskan lingkup yang Anda pakai di formulir.

Bolehkah DPS disimpan dalam bentuk elektronik?

Boleh sebagai salinan pendukung, asalkan aman, tidak mudah diubah, dan dapat dicetak bila pemegang saham meminta memeriksa.

Apa akibatnya bila DPS tidak ada?

UU PT menempatkan kewajiban ini pada Direksi. Tanpa DPS, Perseroan sulit membuktikan siapa pemegang saham yang sah, dan Direksi dapat dimintai pertanggungjawaban bila kelalaian itu menimbulkan kerugian.

Dasar hukum

• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023
• Perpres 13/2018 tentang Pemilik Manfaat
• Anggaran dasar Perseroan

Dalam kategori yang sama

• Contoh Draf Anggaran Dasar Perkumpulan Berbadan Hukum dan Cara Mengisinya
• Contoh Draf Anggaran Dasar Yayasan dan Cara Mengisinya
• Contoh Draf Pernyataan Keputusan Rapat (PKR) dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.