Contoh Berita Acara Serah Terima Pekerjaan PHO dan FHO dan Cara Mengisinya

Apa itu berita acara PHO dan FHO dan kapan dipakai

Dalam proyek konstruksi ada dua momen serah terima. Yang pertama disebut Provisional Hand Over (PHO) atau serah terima pertama: kontraktor menyatakan pekerjaan selesai, pemilik memeriksa, dan bangunan mulai dipakai. Yang kedua disebut Final Hand Over (FHO) atau serah terima akhir: setelah masa pemeliharaan selesai dan semua cacat diperbaiki.

Berita acara adalah bukti tertulis dari kedua momen itu. Tanpa berita acara, sulit membuktikan kapan masa pemeliharaan dimulai, berapa hari keterlambatan, cacat apa yang dijanjikan diperbaiki, dan kapan retensi wajib dibayar. Template ini memuat keduanya dalam satu berkas: Bagian A untuk PHO dan Bagian B untuk FHO.

Untuk serah terima barang atau aset umum (bukan pekerjaan konstruksi), gunakan berita acara serah terima biasa. Template PHO/FHO ini khusus untuk pekerjaan yang memiliki masa pemeliharaan dan retensi.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Kontrak adalah sumber utama. Syarat PHO dan FHO, lamanya masa pemeliharaan, dan besar retensi ditentukan oleh kontrak kerja konstruksi. Berita acara mencatat pelaksanaannya.
• UU Jasa Konstruksi. UU 2/2017 sebagaimana diubah UU 6/2023 mewajibkan kontrak memuat ketentuan tentang masa pertanggungan, kegagalan bangunan, dan cara pembayaran. Penyerahan hasil pekerjaan menjadi titik penting dalam menghitung tanggung jawab tersebut.
• Kegagalan bangunan tetap berlaku setelah FHO. Penyedia jasa tetap bertanggung jawab atas kegagalan bangunan selama masa pertanggungan yang disepakati sesuai umur konstruksi, dengan batas paling lama 10 tahun.
• KUHPerdata. Berita acara yang ditandatangani kedua pihak menjadi bukti tulisan di bawah tangan tentang pelaksanaan perjanjian, termasuk pengakuan atas cacat dan jumlah yang masih terutang.
• Bea meterai. Meterai tidak menentukan sah atau tidaknya berita acara. Meterai diperlukan bila dokumen dipakai sebagai alat bukti di pengadilan atau menyebut nilai uang di atas batas tertentu.

Isi penting yang wajib ada

• Nomor berita acara, tanggal, lokasi, dan identitas penanda tangan beserta jabatan dan badan usaha yang diwakili.
• Data kontrak: nama pekerjaan, nomor kontrak dan addendum, nilai kontrak akhir, jangka waktu, dan tanggal SPMK.
• Pernyataan pekerjaan selesai 100% dan tanggal selesai, termasuk jumlah hari keterlambatan dan denda bila ada.
• Daftar cacat (punch list) dalam bentuk tabel dengan lokasi, uraian, batas perbaikan, dan status.
• Awal dan akhir masa pemeliharaan.
• Dokumen yang diserahkan: gambar terlaksana, manual, garansi, hasil uji, kunci, dan suku cadang.
• Pada FHO: status perbaikan cacat, biaya perbaikan yang dipotong, dan perhitungan retensi yang dibayarkan.
• Tanda tangan pemilik pekerjaan, penyedia jasa, dan pengawas.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Ajukan permohonan PHO. Kontraktor mengirim surat permohonan setelah pekerjaan selesai. Catat nomornya di berita acara.
2. Periksa bersama di lapangan. Hadirkan pemilik, kontraktor, dan pengawas. Bawa gambar kerja dan spesifikasi. Ambil foto setiap temuan.
3. Susun daftar cacat. Tulis lokasi sampai ke ruang atau as, uraikan cacatnya, tetapkan batas perbaikan. Cacat yang mengganggu fungsi berarti PHO sebaiknya ditunda.
4. Catat keterlambatan. Bandingkan tanggal selesai dengan batas waktu termasuk perpanjangan yang sah. Tulis jumlah hari dan dendanya.
5. Tetapkan masa pemeliharaan. Tulis tanggal mulai dan berakhir sesuai kontrak.
6. Catat retensi dan jaminan. Tulis jumlah retensi yang ditahan atau nomor jaminan pemeliharaan bila retensi diganti jaminan.
7. Pantau selama pemeliharaan. Perbarui status punch list dan catat cacat baru beserta pemberitahuannya.
8. Lakukan pemeriksaan akhir dan isi Bagian B. Hitung biaya perbaikan yang dilakukan sendiri oleh pemilik karena kontraktor lalai, lalu hitung retensi bersih yang dibayarkan.

Kesalahan yang sering terjadi

• PHO dan FHO ditandatangani bersamaan. Masa pemeliharaan menjadi tidak bermakna dan pemilik kehilangan alat tekan untuk perbaikan.
• Punch list terlalu umum. Catatan seperti "finishing kurang rapi" tidak bisa diukur. Tulis lokasi dan uraian yang spesifik.
• Tidak mencatat keterlambatan. Denda yang tidak dicatat pada PHO sering diperdebatkan saat pembayaran termin akhir.
• Lupa dokumen as built dan garansi. Dokumen ini diperlukan untuk pemeliharaan gedung dan sering diminta dalam pengurusan Sertifikat Laik Fungsi.
• Retensi tidak dihitung ulang. Biaya perbaikan yang dibayar pemilik harus tercatat sebagai potongan, kalau tidak kontraktor menagih penuh.
• Menganggap FHO membebaskan kontraktor sepenuhnya. Tanggung jawab kegagalan bangunan tetap berjalan selama masa pertanggungan.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat tabel punch list, daftar dokumen serah terima, dan tabel perhitungan retensi.

• Berita Acara Serah Terima Pertama (PHO) Nomor [....], tanggal [....], lokasi [....].
• Pekerjaan [....] berdasarkan kontrak Nomor [....] telah selesai 100% pada [tanggal], terlambat [....] hari.
• Daftar cacat: 1) [lokasi] [uraian] batas [tanggal]; 2) ...
• Masa pemeliharaan [....] bulan, sampai dengan [tanggal]. Retensi ditahan Rp[....].
• Berita Acara Serah Terima Akhir (FHO) Nomor [....]: seluruh cacat telah diperbaiki.
• Retensi Rp[....] dikurangi biaya perbaikan Rp[....]; dibayar Rp[....] paling lambat [tanggal].

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah bangunan boleh dipakai setelah PHO?

Ya. PHO biasanya menandai bangunan siap dimanfaatkan dan risiko atas bangunan beralih kepada pemilik, kecuali kerusakan yang berasal dari cacat pekerjaan. Pastikan kontrak Anda mengatur hal ini dengan sama.

Bagaimana bila kontraktor tidak memperbaiki cacat selama masa pemeliharaan?

Kirim pemberitahuan dan teguran tertulis. Bila tetap lalai, pemilik dapat memperbaiki sendiri atau melalui pihak lain dan memotong biayanya dari retensi atau mencairkan jaminan pemeliharaan, sesuai kontrak. Catat biayanya pada Bagian B.

Kapan masa pertanggungan kegagalan bangunan dimulai?

Bergantung pada kontrak. Banyak kontrak menghitungnya sejak penyerahan akhir. Tulis tanggal awal tersebut secara tegas di berita acara FHO agar tidak diperdebatkan.

Siapa yang harus menandatangani?

Wakil yang berwenang dari pemilik pekerjaan dan penyedia jasa, ditambah pengawas sebagai pihak yang mengetahui. Bila penanda tangan bukan direksi, lampirkan surat kuasa atau surat penunjukan.

Dasar hukum

• UU 2/2017 tentang Jasa Konstruksi jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• PP 22/2020 jo. PP 14/2021
• KUHPerdata tentang perjanjian dan pemborongan pekerjaan
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Draf Akta Pendirian PT dan Cara Mengisinya
• Contoh Draf Anggaran Dasar Koperasi dan Cara Mengisinya
• Contoh Draf Anggaran Dasar Perkumpulan Berbadan Hukum dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.