Contoh Berita Acara Pemeriksaan dan Serah Terima Barang/Jasa (BAST) dan Cara Mengisinya

Apa itu BA pemeriksaan dan BAST, dan kapan dipakai

Setiap kali pemasok mengirim barang atau menyelesaikan pekerjaan, perusahaan perlu bukti tertulis tentang apa yang diterima, dalam kondisi apa, dan kapan. Bukti itu biasanya berupa dua dokumen.

Berita Acara Pemeriksaan mencatat hasil pengecekan jumlah, mutu, spesifikasi, dan fungsi barang atau hasil pekerjaan dibandingkan dengan Pesanan Pembelian atau kontrak. Berita Acara Serah Terima (BAST) mencatat bahwa barang atau hasil pekerjaan telah diserahkan dan diterima, beserta akibatnya: peralihan risiko, mulai masa garansi, dan hak pemasok untuk menagih.

Template ini ditujukan untuk transaksi antarpihak swasta, misalnya pembelian peralatan kantor, mesin, jasa instalasi, atau jasa perawatan. Untuk pekerjaan konstruksi yang memakai tahapan serah terima pertama (PHO) dan akhir (FHO), gunakan berita acara khusus PHO/FHO.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Kewajiban penjual. Menurut KUHPerdata, penjual wajib menyerahkan barang dan menanggungnya, termasuk menanggung cacat tersembunyi. BAST adalah bukti penyerahan, sedangkan tanggung jawab atas cacat tersembunyi tetap ada.
• Pemborongan pekerjaan. Untuk jasa atau pekerjaan, KUHPerdata mengatur pemborongan pekerjaan, termasuk soal siapa menanggung risiko sebelum pekerjaan diserahkan.
• Jasa konstruksi. Bila objeknya pekerjaan konstruksi, berlaku UU 2/2017 tentang Jasa Konstruksi (sebagaimana diubah UU 6/2023) dengan aturan serah terima dan kegagalan bangunan tersendiri.
• Isi kontrak menentukan. Kapan hak milik dan risiko beralih, berapa lama garansi, dan kapan pembayaran jatuh tempo pada dasarnya ditentukan oleh kontrak. Berita acara harus selaras dengan kontrak.
• Tanda tangan elektronik. UU ITE memungkinkan berita acara ditandatangani secara elektronik.

Isi penting yang wajib ada

• Nomor berita acara dan rujukan Pesanan Pembelian, SPK, atau kontrak.
• Identitas tim pemeriksa dan wakil pemasok.
• Metode pemeriksaan: visual, hitung, uji fungsi, sampel, atau laboratorium.
• Tabel barang: jumlah dipesan, diterima, sesuai, tidak sesuai, dan nomor seri.
• Kelengkapan dokumen: surat jalan, garansi, manual, sertifikat uji.
• Kesimpulan: diterima, diterima bersyarat (dengan daftar kekurangan dan batas waktu), atau ditolak.
• BAST: identitas penyerah dan penerima, daftar barang, peralihan risiko, masa garansi, retensi pembayaran, keterlambatan, dan dasar penagihan.
• Tanda tangan para pihak dan pihak yang mengetahui.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Siapkan dokumen pesanan. Bawa PO atau kontrak, spesifikasi, dan surat jalan saat pemeriksaan.
2. Bentuk tim. Libatkan pemeriksa teknis, petugas gudang yang bukan pembuat pesanan, dan wakil pemasok.
3. Periksa dan catat. Isi tabel pemeriksaan baris demi baris. Catat nomor seri dan foto barang yang cacat.
4. Periksa dokumen. Centang dokumen yang ada dan catat yang belum diserahkan.
5. Pilih kesimpulan. Bila bersyarat, isi daftar kekurangan, tindakan, dan batas waktunya, serta jumlah pembayaran yang ditahan.
6. Tanda tangani BA Pemeriksaan. Bila ditolak, berhenti di sini dan kirim pemberitahuan kepada pemasok.
7. Isi BAST. Rujuk nomor BA Pemeriksaan, isi daftar barang dan nilainya, tanggal mulai dan berakhirnya garansi.
8. Arsipkan. Serahkan salinan ke bagian keuangan untuk pencocokan dengan PO dan faktur sebelum pembayaran.

Kesalahan yang sering terjadi

• BAST ditandatangani sebelum barang diperiksa. Perusahaan kehilangan bukti bahwa barang sejak awal tidak sesuai.
• Tidak ada nomor seri. Saat klaim garansi, sulit membuktikan unit mana yang diserahkan.
• "Diterima dengan catatan" tanpa batas waktu. Kekurangan tidak pernah diselesaikan, tetapi tagihan sudah dibayar penuh.
• Penerima tidak berwenang. Petugas keamanan menandatangani BAST mesin bernilai besar.
• Tanggal garansi tidak jelas. Pemasok menghitung garansi dari tanggal pengiriman, perusahaan dari tanggal BAST.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat seluruh pasal, tabel, formulir, dan petunjuk pengisian.

• BA Pemeriksaan Nomor [....] atas PO Nomor [....] dari [pemasok].
• Tabel: uraian, dipesan, diterima, sesuai, tidak sesuai, catatan nomor seri.
• Kesimpulan: diterima bersyarat; 2 unit diganti paling lambat [tanggal]; pembayaran Rp[....] ditahan.
• BAST Nomor [....]: risiko beralih sejak tanggal BAST; garansi [....] bulan sampai [tanggal].
• BAST menjadi dasar penagihan sesuai syarat pembayaran dalam PO.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah BA Pemeriksaan dan BAST harus dipisah?

Untuk barang sederhana keduanya bisa digabung. Untuk barang teknis atau jasa, pemisahan membantu: pemeriksaan bisa memakan waktu, sedangkan serah terima baru dilakukan setelah hasilnya jelas.

Kalau sudah tanda tangan BAST, apakah masih bisa komplain?

Bisa untuk cacat tersembunyi yang tidak terlihat pada pemeriksaan biasa dan untuk klaim garansi. Karena itu, BAST dalam template ini menyatakan tegas bahwa tanggung jawab tersebut tetap ada.

Kapan risiko kerusakan beralih kepada pembeli?

Pada dasarnya mengikuti kontrak. Bila kontrak tidak mengatur, aturan KUHPerdata berlaku dan dapat berbeda menurut jenis barang. Tuliskan saat peralihan risiko dengan jelas dalam PO dan BAST.

Apakah BAST perlu meterai?

Meterai bukan syarat sah BAST. Meterai dibubuhkan bila dokumen akan dipakai sebagai alat bukti atau sesuai kebiasaan para pihak.

Dasar hukum

• KUHPerdata (Pasal 1320, 1338, ketentuan jual beli Pasal 1474 dan seterusnya, cacat tersembunyi Pasal 1504 dan seterusnya, pemborongan pekerjaan Pasal 1601b dan 1604 dan seterusnya)
• UU 2/2017 tentang Jasa Konstruksi jo. UU 6/2023
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai
• UU 11/2008 tentang ITE jo. UU 1/2024

Dalam kategori yang sama

• Contoh Berita Acara Rapat Pembina Yayasan dan Cara Mengisinya
• Contoh Berita Acara Rapat Pendirian Koperasi dan Cara Mengisinya
• Contoh Berita Acara Serah Terima Pekerjaan PHO dan FHO dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.