Hubungan UU Satu Data Indonesia dan UU Kearsipan: Analisis Redaksi atas Data, Arsip, dan Retensi

Data dan arsip

UU Kearsipan, menurut pengetahuan umum, mengatur pengelolaan arsip, yaitu rekaman kegiatan yang dibuat dan diterima lembaga atau orang. UU SDI, menurut pemberitaan, mengatur tata kelola data pemerintah.

Data dan arsip tidak selalu sama. Data bisa berupa angka atau fakta yang dapat diolah, sedangkan arsip adalah rekaman yang punya nilai bukti. Namun satu berkas sering dapat dipandang sebagai keduanya.

Perbedaan ini penting dalam praktik. Dinas yang menyimpan arsip surat tidak otomatis memiliki basis data yang rapi, dan sebaliknya basis data yang rapi belum tentu memenuhi syarat arsip. Karena itu, istilah yang dipakai perlu dibaca sesuai definisi pada masing-masing undang-undang.

Yang dikatakan sumber

Sumber yang kami baca tidak membahas UU Kearsipan. Uraian ini adalah analisis redaksi dan bukan isi undang-undang.

Redaksi tidak menyatakan bahwa UU SDI mengubah aturan kearsipan. Tidak ada sumber yang menyebut hal itu.

Satu-satunya titik temu yang bisa kami sebut dari pemberitaan adalah adanya siklus SDI dan manajemen data, yang secara umum bisa beririsan dengan siklus hidup informasi dan arsip. Bila nanti terbit peraturan pelaksana, perhatikan apakah ada rujukan langsung ke aturan kearsipan. Rujukan semacam itu akan sangat membantu instansi menyelaraskan prosedur.

Siklus data dan siklus arsip

Menurut pemberitaan, UU SDI memuat Siklus SDI dan Manajemen SDI. Dalam kearsipan dikenal pembagian arsip aktif, inaktif, dan statis, serta jadwal retensi, menurut pengetahuan umum.

Bila data pemerintah dihapus atau dimusnahkan, instansi perlu memastikan tidak melanggar aturan retensi arsip. Sebaliknya, data pribadi tidak boleh disimpan tanpa batas tanpa dasar yang jelas menurut UU PDP.

Bagi instansi, ini berarti kebijakan retensi sebaiknya disusun bersama oleh petugas arsip, pengelola data, dan penanggung jawab keamanan, bukan oleh satu unit saja.

• Jadwal retensi arsip dan data.
• Prosedur pemusnahan yang sah.
• Pengamanan arsip elektronik.
• Pencatatan metadata arsip dan data.

Dokumen elektronik

Banyak arsip kini berbentuk elektronik. Pengelolaan arsip elektronik memerlukan keaslian, keutuhan, dan keterbacaan jangka panjang. Hal ini sejalan dengan semangat SDI tentang standar, keamanan, dan keterlacakan.

Menurut pemberitaan, UU SDI menyebut standar keamanan, kriptografi, dan sertifikat digital. Bagaimana pengaturan itu diselaraskan dengan arsip elektronik belum diketahui.

Keaslian dokumen elektronik biasanya dijaga dengan kontrol akses, pencatatan perubahan, dan cadangan. Prinsip yang sama berlaku pada basis data pemerintah yang terhubung.

Penghapusan data dan hak warga

UU PDP secara umum memberi hak kepada subjek data untuk meminta penghapusan data pribadi dengan batasan tertentu. Dalam konteks instansi pemerintah, hak ini dapat berhadapan dengan kewajiban menyimpan arsip.

Analisis redaksi: permintaan penghapusan data pribadi pada data pemerintah mungkin tidak selalu dapat dipenuhi bila ada kewajiban hukum menyimpannya. Rincinya perlu dicek.

Karena itu instansi perlu mencatat dasar hukum penyimpanan setiap kelompok data pribadi. Catatan ini memudahkan menjawab permintaan warga dengan jelas dan tidak berubah-ubah. Setiap permintaan penghapusan sebaiknya dijawab secara tertulis dengan alasan yang jelas.

Metadata dan penelusuran

Metadata yang baik membantu menelusuri asal-usul data dan arsip. Standar metadata yang disatukan UU SDI, menurut pemberitaan, dapat membantu pengelolaan arsip digital lintas instansi.

Instansi yang rapi dalam arsip biasanya lebih siap memenuhi standar data. Sebaliknya, data yang baik memudahkan arsip dinilai dan dipilah.

Di sisi pengguna data, metadata yang lengkap membantu menilai apakah suatu data masih berlaku atau sudah digantikan versi yang lebih baru, sehingga analisis tidak memakai data usang.

Apa yang bisa dilakukan

Instansi dan organisasi sebaiknya memetakan jenis data dan arsip, jadwal retensinya, dan pihak yang bertanggung jawab. Pemetaan ini berguna apa pun bunyi aturan akhirnya.

Warga yang meminta salinan dokumen dari instansi dapat menanyakan apakah dokumen itu tergolong arsip yang masih tersimpan dan bagaimana prosedur permintaannya.

Terakhir, jangan lupa bahwa arsip statis tertentu dapat dibuka bagi publik setelah jangka waktu tertentu menurut ketentuan umum kearsipan. Rinciannya perlu dicek pada naskah dan peraturan terkait. Bila instansi memiliki petugas arsip, libatkan mereka sejak awal dalam penyusunan kebijakan data, sebab pengalaman mereka tentang penilaian nilai guna arsip sangat berharga bagi pengelola data. Sebagai penutup, jadikan naskah resmi sebagai rujukan utama dan anggap pemberitaan sebagai petunjuk awal. Bila ada perbedaan, naskah resmi yang berlaku, dan peraturan pelaksana dapat menambah rincian yang belum tampak sekarang. Simpan catatan sumber yang Anda pakai.

Contoh kasus

Contoh: Sebuah kantor kecamatan hendak memusnahkan berkas lama berisi data warga. Petugas memeriksa jadwal retensi, mencatat daftar berkas, dan memastikan tidak ada berkas yang masih diperlukan untuk bukti. Berkas elektronik yang sudah tidak diperlukan dihapus sesuai prosedur dengan pencatatan. Hasil pencatatan itu kemudian dipakai kepala kantor untuk menyusun jadwal retensi tahunan. Ilustrasi ini fiktif dan tidak menggambarkan prosedur resmi.

Hal yang sering keliru

• Mengira data yang sudah tidak dipakai boleh langsung dihapus. Faktanya ada aturan retensi arsip.
• Mengira data dan arsip sama. Faktanya keduanya berbeda meski beririsan.
• Mengira UU SDI mengatur kearsipan. Faktanya sumber tidak menyebut demikian.

Dasar hukum

• Undang-Undang Satu Data Indonesia (disahkan DPR 6 Oktober 2026; nomor menyusul)
• Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

Dalam kategori yang sama

• Hubungan UU Satu Data Indonesia dan UU Pelayanan Publik: Analisis Redaksi
• Independensi Pejabat PDP: Apa Artinya dan Bagaimana Menjaganya Menurut PP 33/2026
• Infrastruktur Kriptografi dan Sertifikat Digital dalam UU SDI: Penjelasan Awam

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.