Event Organizer dan PP 33/2026: Data Peserta, Tiket Online, Foto Acara, dan Vendor

Data yang dikumpulkan sebuah acara

Pendaftaran acara biasanya meminta nama, email, nomor telepon, institusi, dan kadang data kesehatan atau alergi makanan. Pembelian tiket menambah data pembayaran. Di lokasi, daftar hadir, gelang tamu, dan kamera menambah jejak data lain.

Untuk acara besar, jumlah data bisa ribuan orang dalam waktu singkat. Kebocoran daftar peserta dapat langsung dipakai untuk spam dan penipuan.

Karena data dikumpulkan dalam jangka pendek dan volume tinggi, kontrol di awal lebih penting daripada perbaikan setelah acara.

Acara untuk komunitas tertentu, seperti pertemuan profesi atau kegiatan keagamaan, dapat mengungkapkan hal sensitif tentang pesertanya hanya dari daftar hadirnya. Penyelenggara perlu menyadari bahwa daftar nama pun bisa menyiratkan informasi pribadi.

Penyelenggara yang menyadari hal ini biasanya merancang formulir seringkas mungkin dan hanya meminta data yang benar-benar dipakai untuk menyelenggarakan acara.

Siapa yang berperan apa

Penyelenggara acara yang menentukan data apa yang dikumpulkan umumnya pengendali. Platform tiket, penyedia aplikasi registrasi, dan fotografer dapat berperan sebagai prosesor atau pengendali tersendiri tergantung perjanjian.

Bila acara diadakan bersama sponsor, perlu jelas apakah data peserta dibagikan kepada sponsor. Ini analisis redaksi, karena sumber kami tidak membahas event organizer secara khusus.

Kontrak dengan fotografer juga perlu menyebut siapa yang menyimpan foto dan bagaimana foto dapat dipakai.

Kontrak dengan sponsor sebaiknya menyebut tujuan pemakaian data yang dibagikan dan larangan memakainya untuk hal lain.

• Penyelenggara dan panitia
• Platform tiket dan registrasi
• Penyedia pembayaran
• Sponsor dan mitra
• Fotografer dan videografer

Berbagi data dengan sponsor

Sponsor sering meminta daftar peserta. Memberikan data tanpa sepengetahuan peserta berisiko melanggar prinsip pemrosesan yang sah. Bila ingin membagikan, beri tahu pada formulir pendaftaran dan minta persetujuan yang terpisah.

Alternatif aman: sponsor menyediakan undian atau formulir sendiri yang diisi peserta secara sukarela, sehingga penyelenggara tidak perlu menyerahkan data.

Panitia dapat membuat kolom persetujuan terpisah pada formulir pendaftaran, sehingga peserta bebas memilih tanpa mengorbankan tiket.

Peserta berhak bertanya mengapa datanya diminta oleh sponsor. Panitia yang siap menjawab menunjukkan acara dikelola dengan baik.

Foto dan video acara

Foto dan video yang menampilkan wajah peserta termasuk data pribadi. Pasang pemberitahuan di pintu masuk dan formulir pendaftaran bahwa acara didokumentasikan dan untuk apa dokumentasi dipakai.

Untuk penggunaan promosi yang menonjolkan wajah seseorang, persetujuan yang lebih jelas sebaiknya dipertimbangkan, terutama bila peserta di bawah umur. Ini prinsip umum, bukan ketentuan khusus dalam PP.

Beri tempat khusus bagi peserta yang tidak ingin difoto, misalnya zona bebas kamera atau stiker khusus pada tanda pengenal.

Pada acara daring, rekaman sesi yang menampilkan wajah dan suara peserta juga perlu pemberitahuan sebelum perekaman dimulai.

Keamanan dan insiden

Gunakan kata sandi kuat pada akun platform tiket, batasi panitia yang dapat mengunduh data peserta, dan jangan membagikan daftar peserta lewat grup pesan terbuka. Perhatikan juga laptop dan perangkat di meja registrasi yang mudah hilang.

Menurut ulasan, kebocoran perlu diberitahukan tertulis paling lambat 3x24 jam kepada subjek data dan Lembaga. Siapkan templat pemberitahuan dan penanggung jawab sebelum acara dimulai.

Latih relawan registrasi agar tidak memotret daftar peserta atau menyalin data ke ponsel pribadi.

Pisahkan akun panitia untuk tiap tugas. Satu akun bersama yang dipakai belasan relawan menyulitkan penelusuran bila terjadi kebocoran.

Cadangkan data pendaftaran di tempat aman sebelum acara, tetapi hapus cadangan lama sesuai jadwal setelah acara selesai.

Setelah acara selesai

Banyak penyelenggara menyimpan data peserta bertahun-tahun untuk promosi acara berikutnya. Bila peserta tidak diberi tahu dan tidak setuju, praktik itu bermasalah. Tetapkan masa simpan dan hapus data yang tidak diperlukan.

Menurut ulasan, penghapusan data juga dapat menjadi salah satu sanksi administratif bila pemrosesan tidak sah.

Catat jadwal penghapusan di dokumen proyek supaya benar-benar dilakukan, bukan sekadar niat.

Beri peserta pilihan berhenti menerima undangan acara berikutnya pada setiap email yang dikirim.

Sanksi dan reputasi

Sanksi administratif menurut ulasan meliputi peringatan, penghentian sementara, penghapusan data, dan denda maksimal 2 persen pendapatan tahunan. Pengumuman sanksi di media resmi Lembaga dapat memengaruhi kepercayaan klien dan peserta.

Bisnis acara bergantung pada rekomendasi. Penyelenggara yang menjaga data peserta dengan baik memperkuat reputasinya.

Evaluasi data dan kepatuhan menjadi bagian dari laporan akhir acara.

Penyelenggara yang transparan biasanya mendapat lebih sedikit keluhan peserta, dan keluhan yang muncul lebih mudah ditangani.

Contoh kasus

Contoh: Sebuah event organizer fiktif menyelenggarakan konferensi dua hari dengan seribu peserta. Panitia memakai platform tiket, memberi tahu bahwa acara didokumentasikan, dan meminta persetujuan terpisah bagi peserta yang bersedia datanya dibagikan ke sponsor. Seminggu setelah acara, panitia menghapus data kesehatan dan alergi makanan yang tidak diperlukan lagi. Kasus ini hanya ilustrasi. Setelah acara, mereka menyampaikan ringkasan penggunaan data kepada peserta lewat email singkat.

Hal yang sering keliru

• Mengira daftar peserta boleh diberikan kepada sponsor secara otomatis.
• Menyimpan data peserta selamanya untuk promosi.
• Membagikan daftar peserta lewat grup pesan panitia yang besar.

Dasar hukum

• Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• Peraturan Pemerintah Nomor 33 Tahun 2026 tentang Pelindungan Data Pribadi (menurut pemberitaan dan ulasan)

Dalam kategori yang sama

• FAQ UU Satu Data Indonesia: 12 Pertanyaan yang Sering Diajukan
• Foto Anak di Media Sosial dan Grup Sekolah: Hak Orang Tua dan Risiko Data Pribadi
• Foto KTP dan Swafoto Memegang KTP: Kapan Wajar Diserahkan dan Bagaimana Mengamankannya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.