Contoh Surat Kuasa Direksi Mendirikan Kantor Cabang dan Cara Mengisinya

Apa itu surat kuasa pendirian kantor cabang dan kapan dipakai

Surat kuasa direksi untuk mengurus pendirian kantor cabang adalah kuasa khusus dari Direksi perseroan kepada karyawan, biasanya calon kepala cabang, untuk mengurus semua langkah praktis membuka cabang di kota lain. Langkah itu antara lain mencari dan menyewa kantor, menyiapkan data penambahan lokasi usaha di OSS, menghadap instansi daerah, dan mengurus sambungan utilitas.

Dokumen ini dibutuhkan karena pemilik ruko, kelurahan, DPMPTSP, atau penyedia listrik dan internet akan bertanya: apakah orang ini berwenang bertindak atas nama perusahaan? Tanpa surat kuasa, karyawan tidak dapat menandatangani perjanjian sewa atau permohonan atas nama perseroan.

Di sisi lain, kuasa yang terlalu luas berbahaya. Kepala cabang yang diberi kuasa "mengurus segala keperluan cabang" bisa menandatangani sewa sepuluh tahun dengan harga tinggi, atau bahkan meminjam uang. Karena itu template ini menekankan batas wewenang yang jelas.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Direksi mewakili perseroan. Menurut UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas (sebagaimana diubah UU 6/2023), Direksi mewakili Perseroan (Pasal 98) dan dapat memberi kuasa tertulis kepada karyawan atau orang lain untuk perbuatan hukum tertentu yang diuraikan dalam surat kuasa (Pasal 103).
• Anggaran dasar. Anggaran dasar biasanya mengatur bahwa Perseroan dapat membuka kantor cabang atau perwakilan di tempat lain yang ditetapkan Direksi, kadang dengan persetujuan Dewan Komisaris. Baca ketentuan ini sebelum memberi kuasa.
• Perizinan berusaha berbasis risiko. Penambahan lokasi usaha atau kantor cabang dilakukan melalui sistem OSS sesuai peraturan pemerintah tentang perizinan berusaha berbasis risiko yang berlaku. Kewajiban izin di lokasi baru bergantung pada bidang usaha (KBLI) dan tingkat risikonya.
• Ketentuan daerah. Pemerintah daerah dapat mensyaratkan kesesuaian tata ruang, persetujuan bangunan, atau keterangan lain. Keterangan domisili usaha di beberapa daerah sudah tidak diminta, di daerah lain masih ditanyakan.
• Perpajakan cabang. Cabang mempunyai kewajiban administrasi perpajakan sendiri, misalnya pendaftaran tempat kegiatan usaha, sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku.
• Aturan umum kuasa. Pasal 1792–1819 KUHPerdata berlaku: penerima kuasa tidak boleh melampaui kuasanya, wajib melapor, dan kuasa dapat dicabut.
• Meterai. Surat kuasa dibubuhi meterai menurut UU 10/2020 tentang Bea Meterai.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas anggota Direksi yang memberi kuasa dan dasar kewenangannya dalam anggaran dasar.
• Dasar keputusan pembukaan cabang (keputusan Direksi, dan persetujuan Dewan Komisaris bila disyaratkan).
• Identitas penerima kuasa, jabatan, dan nomor pegawai.
• Lokasi cabang dan kegiatan usaha (KBLI) yang akan dijalankan.
• Daftar kewenangan: sewa kantor, OSS, instansi daerah, administrasi pajak, utilitas, perlengkapan.
• Tabel batas wewenang: nilai sewa, jangka waktu, deposit, anggaran, dan mekanisme pembayaran dari rekening Perseroan.
• Larangan tegas: meminjam, menjaminkan, membeli tanah, mengangkat pekerja, membuka rekening, dan substitusi.
• Kewajiban memeriksa bukti hak pemilik ruang, menyerahkan draf sewa ke bagian hukum, melapor berkala, dan menyerahkan dokumen asli.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Periksa anggaran dasar. Pastikan siapa yang berwenang memutuskan pembukaan cabang dan siapa yang mewakili Direksi menandatangani.
2. Buat keputusan pembukaan cabang. Sebut tanggal keputusan Direksi (dan persetujuan Dewan Komisaris bila perlu) dalam surat kuasa.
3. Isi lokasi dan KBLI. Cek KBLI pada NIB Perseroan; bila kegiatan cabang di luar KBLI yang ada, perbarui data perizinan lebih dahulu.
4. Isi tabel batas. Tetapkan angka nilai sewa, jangka waktu, deposit, dan anggaran. Tentukan siapa di kantor pusat yang menyetujui pembayaran.
5. Atur akses OSS. Putuskan apakah penerima kuasa hanya menyiapkan data, sementara pengajuan dilakukan admin OSS kantor pusat. Ini mengurangi risiko akun disalahgunakan.
6. Cek persyaratan daerah. Minta penerima kuasa menanyakan persyaratan di DPMPTSP setempat sebelum menandatangani sewa.
7. Tanda tangan. Anggota Direksi berwenang menandatangani di atas meterai dengan cap perusahaan; penerima kuasa ikut menandatangani.
8. Lampirkan dokumen. Salinan akta pendirian dan perubahan terakhir, SK pengurus, NIB, dan NPWP Perseroan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Kuasa "mengurus segala keperluan cabang". Terlalu luas dan bisa ditafsirkan mencakup pinjaman, rekrutmen, atau kontrak pelanggan.
• Tanpa batas nilai sewa. Kepala cabang menandatangani sewa jangka panjang yang memberatkan.
• Tidak memeriksa pemilik ruang. Menyewa dari orang yang bukan pemilik atau tanpa persetujuan pemilik, lalu kantor harus pindah.
• Lokasi tidak sesuai tata ruang. Izin lokasi atau kegiatan tidak dapat terbit setelah sewa dibayar.
• Melupakan kewajiban pajak dan ketenagakerjaan cabang. Cabang yang beroperasi dan mempekerjakan orang membawa kewajiban administrasi sendiri.
• Kuasa tidak dicabut saat kepala cabang keluar. Beri tahu pemilik gedung dan instansi bila kuasa berakhir.

Contoh singkat

Kerangka ringkas berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat daftar kewenangan, tabel batas, dan larangan.

• [Nama], Direktur Utama PT [....], berdasarkan Pasal [....] anggaran dasar — Pemberi Kuasa.
• Berdasarkan keputusan Direksi tanggal [....] tentang pembukaan cabang di [kota].
• Memberi kuasa kepada [nama], calon Kepala Cabang, NIP [....].
• KHUSUS mengurus pendirian kantor cabang: sewa kantor, data OSS, instansi daerah, utilitas.
• Sewa paling tinggi Rp[....]/tahun, paling lama [....] tahun; anggaran Rp[....].
• Tidak berwenang meminjam, menjaminkan, membeli tanah, atau mengangkat pekerja.
• [Kota, tanggal] — Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa (cap dan meterai).

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah pembukaan kantor cabang harus diubah dalam anggaran dasar?

Umumnya tidak, karena kantor cabang bukan tempat kedudukan Perseroan. Tempat kedudukan tetap seperti dalam anggaran dasar. Namun, baca anggaran dasar Anda dan pastikan tidak ada syarat persetujuan tertentu.

Apakah cabang wajib punya NPWP sendiri?

Sejak berlakunya NIK/NPWP 16 digit, administrasi cabang dilakukan dengan pendaftaran tempat kegiatan usaha sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku. Konfirmasikan ke KPP atau konsultan pajak karena aturannya cukup sering diperbarui.

Bolehkah penerima kuasa memegang akun OSS perusahaan?

Sebaiknya tidak menyerahkan seluruh hak akses. Akun OSS memuat data dan izin seluruh Perseroan. Lebih aman bila kantor pusat yang mengajukan, berdasarkan data dari penerima kuasa.

Bagaimana bila kepala cabang ingin merekrut karyawan?

Berikan kuasa tersendiri yang menyebut jumlah posisi, batas upah, dan jenis perjanjian kerja, atau biarkan rekrutmen dilakukan HR kantor pusat.

Dasar hukum

• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023
• Pasal 1792–1819 KUHPerdata (pemberian kuasa)
• Peraturan pemerintah tentang penyelenggaraan perizinan berusaha berbasis risiko yang berlaku
• Ketentuan perpajakan tentang pendaftaran tempat kegiatan usaha
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Surat Sanggup (Promes) dan Cara Mengisinya
• Contoh SOP Kas Kecil (Petty Cash) dan Formulir Pertanggungjawaban serta Cara Mengisinya
• Contoh Surat Kuasa Manajemen Artis dan Talenta dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.