Contoh Permohonan Penetapan Ganti Nama ke Pengadilan Negeri dan Cara Mengisinya

Apa itu permohonan penetapan ganti nama dan kapan dipakai

Permohonan penetapan ganti nama adalah surat yang Anda ajukan ke pengadilan negeri agar hakim memberi izin mengubah nama yang tercatat di akta kelahiran. Perkara ini bersifat permohonan (voluntair): tidak ada pihak lawan, dan hasilnya berupa penetapan, bukan putusan.

Permohonan ini dipakai, misalnya, ketika nama di akta kelahiran berbeda dengan nama yang dipakai bertahun-tahun di ijazah dan pekerjaan, ketika seseorang berpindah agama dan ingin memakai nama yang sesuai, atau ketika nama lama sulit diucapkan dan sering salah tulis. Orang tua juga dapat mengajukannya untuk anak yang belum dewasa.

Yang perlu dibedakan adalah ganti nama dan pembetulan. Bila nama di akta berbeda dengan dokumen dasarnya karena kekeliruan petugas atau salah ketik, umumnya cukup diajukan pembetulan akta ke Disdukcapil tanpa ke pengadilan. Tanyakan dulu ke Disdukcapil agar Anda tidak menempuh proses yang tidak perlu.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• UU Administrasi Kependudukan. UU 23/2006 sebagaimana diubah UU 24/2013 menentukan bahwa pencatatan perubahan nama dilaksanakan berdasarkan penetapan pengadilan negeri tempat pemohon. Setelah salinan penetapan diterima, Anda wajib melaporkannya ke instansi yang menerbitkan akta dalam tenggat yang ditentukan (yang umum disebut adalah 30 hari).
• Catatan pinggir. Berdasarkan laporan tersebut, pejabat pencatatan sipil membuat catatan pinggir pada register dan kutipan akta kelahiran. Akta tidak diganti dengan akta baru yang menghapus nama lama; riwayat perubahannya tetap tercatat.
• Aturan penulisan nama. Permendagri 73/2022 tentang Pencatatan Nama pada Dokumen Kependudukan mengatur syarat nama, antara lain mudah dibaca, tidak bermakna negatif, tidak multitafsir, paling sedikit dua kata, dan paling banyak 60 huruf termasuk spasi. Angka dan tanda baca tidak boleh dipakai, dan gelar tidak dicantumkan pada akta.
• Hukum acara. Permohonan diperiksa menurut hukum acara perdata (HIR/RBg). Hakim tunggal biasanya memeriksa bukti surat dan mendengar saksi sebelum memberi penetapan.
• Pengadilan negeri untuk semua agama. Berbeda dengan perkara perkawinan, perubahan nama diajukan ke pengadilan negeri, termasuk bagi pemohon yang beragama Islam.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas Pemohon lengkap (nama sesuai KTP, NIK, tempat dan tanggal lahir, agama, alamat).
• Bila untuk anak: identitas kedua orang tua dan pernyataan bahwa mereka bertindak untuk dan atas nama anak.
• Data akta kelahiran yang memuat nama lama: nomor, instansi penerbit, dan tanggal.
• Dokumen lain yang memakai nama berbeda, misalnya ijazah, paspor, atau surat keterangan kerja.
• Alasan perubahan nama yang wajar dan kesulitan nyata yang timbul.
• Penjelasan bahwa nama baru memenuhi aturan pencatatan nama.
• Pernyataan bahwa perubahan nama tidak untuk menghindari utang, perkara pidana, atau kewajiban hukum lain.
• Dasar kewenangan pengadilan (tempat tinggal Pemohon) dan rencana saksi.
• Petitum: izin mengubah nama, pernyataan bahwa nama lama dan nama baru adalah orang yang sama, dan perintah melapor ke Disdukcapil.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Pastikan jalurnya. Tanyakan ke Disdukcapil apakah kasus Anda cukup dengan pembetulan atau harus melalui penetapan pengadilan.
2. Pilih nama baru dengan cermat. Hitung jumlah kata dan huruf termasuk spasi. Hindari singkatan, angka, tanda baca, dan gelar. Tulis ejaan yang akan Anda pakai seterusnya.
3. Isi identitas. Tulis nama lama persis seperti di akta kelahiran, termasuk ejaannya. Untuk anak, isi identitas kedua orang tua.
4. Uraikan dokumen yang berbeda. Sebut nomor dan tanggal ijazah, paspor, atau dokumen lain yang memakai nama berbeda. Bukti ini yang paling meyakinkan hakim.
5. Tulis alasan secara konkret. Hindari kalimat umum seperti "ingin ganti suasana". Jelaskan kesulitan nyata, misalnya berkas pendaftaran kuliah ditolak karena nama berbeda.
6. Tandatangani surat pernyataan. Template menyediakan pernyataan bahwa perubahan nama tidak dimaksudkan menghindari kewajiban hukum.
7. Siapkan dua saksi. Pilih orang dewasa yang mengenal Anda dan mengetahui alasan perubahan nama.
8. Daftarkan permohonan. Ajukan melalui e-Court atau PTSP pengadilan negeri, bayar panjar biaya, lalu hadiri sidang dengan membawa bukti asli.
9. Laporkan ke Disdukcapil. Setelah salinan penetapan diterima, segera laporkan untuk catatan pinggir akta dan pembaruan KK/KTP-el, lalu perbarui dokumen lain (ijazah, paspor, bank, BPJS, pajak).

Kesalahan yang sering terjadi

• Mengajukan ke pengadilan yang salah. Permohonan diajukan ke pengadilan negeri di tempat tinggal Pemohon, bukan tempat lahir atau tempat akta diterbitkan.
• Nama baru tidak sesuai aturan. Nama satu kata, nama dengan angka, atau nama yang terlalu panjang berisiko ditolak saat dicatat di Disdukcapil walaupun penetapan sudah terbit.
• Alasan terlalu tipis. Hakim perlu yakin perubahan nama wajar dan tidak merugikan orang lain.
• Lupa melapor ke Disdukcapil. Penetapan tidak otomatis mengubah KTP-el. Bila tidak dilaporkan, nama lama tetap tercatat.
• Tidak memperbarui dokumen lain. Ijazah, paspor, rekening bank, dan sertifikat tetap memakai nama lama sampai Anda mengurusnya satu per satu. Simpan beberapa salinan resmi penetapan.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat posita lengkap, surat pernyataan, dan daftar periksa setelah penetapan.

• Hal: Permohonan Penetapan Perubahan Nama · Kepada Yth. Ketua Pengadilan Negeri [....]
• Pemohon: [nama sesuai akta], NIK [....], alamat [....].
• Tercatat dengan nama [nama lama] dalam Kutipan Akta Kelahiran Nomor [....].
• Dalam ijazah dan kehidupan sehari-hari dikenal dengan nama [nama yang dipakai].
• Alasan: [alasan konkret]; nama baru terdiri atas [....] kata dan [....] huruf.
• Petitum: memberi izin mengubah nama dari [....] menjadi [....]; memerintahkan pelaporan ke Disdukcapil [....].
• [Kota, tanggal] — Pemohon.

Pertanyaan yang sering diajukan

Berapa lama prosesnya?

Untuk permohonan yang lengkap, pemeriksaan biasanya hanya beberapa kali sidang. Waktu persisnya bergantung pada jadwal pengadilan dan kehadiran saksi. Setelah itu, masih ada proses di Disdukcapil.

Apakah orang yang beragama Islam mengajukan ke Pengadilan Agama?

Tidak. Perubahan nama diajukan ke pengadilan negeri. Pengadilan Agama berwenang untuk perkara perkawinan, waris, dan perkara lain bagi orang Islam, bukan perubahan nama.

Apakah nama lama akan hilang dari catatan?

Tidak sepenuhnya. Perubahan dicatat sebagai catatan pinggir pada akta kelahiran, sehingga riwayat nama tetap dapat ditelusuri. Ini juga melindungi pihak lain yang punya urusan hukum dengan nama lama Anda.

Bisakah mengganti nama anak tanpa persetujuan salah satu orang tua?

Sebaiknya kedua orang tua bertindak bersama. Bila salah satu tidak setuju atau tidak diketahui keberadaannya, jelaskan dalam permohonan dan siapkan bukti; hakim akan menilai kepentingan terbaik anak.

Dasar hukum

• UU 23/2006 tentang Administrasi Kependudukan jo. UU 24/2013
• Permendagri 73/2022 tentang Pencatatan Nama pada Dokumen Kependudukan
• Perpres 96/2018 tentang Persyaratan dan Tata Cara Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil
• HIR/RBg
• PERMA 1/2019 jo. PERMA 7/2022 tentang e-Court

Dalam kategori yang sama

• Contoh Permohonan Penundaan Pelaksanaan Keputusan TUN dan Cara Mengisinya
• Contoh Memori Banding PTUN dan Cara Mengisinya
• Contoh Permohonan Penundaan Pelaksanaan Keputusan TUN dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.