Contoh Perjanjian Sewa Kantor Dwibahasa dan Cara Mengisinya

Apa itu perjanjian sewa kantor dwibahasa dan kapan dipakai

Perjanjian sewa kantor (office lease) mengatur penggunaan ruang kantor di gedung perkantoran, ruko, atau bangunan lain untuk jangka waktu tertentu dengan pembayaran sewa. Versi dwibahasa dipakai ketika salah satu pihak, atau pengambil keputusan di balik salah satu pihak, membutuhkan naskah bahasa Inggris, misalnya kantor perwakilan perusahaan asing atau PT PMA yang baru berdiri.

Semua template dalam seri dwibahasa ini memakai format dua kolom: kolom kiri bahasa Indonesia, kolom kanan bahasa Inggris, satu baris untuk setiap ayat. Format ini memudahkan pihak asing membaca padanan setiap ayat, sekaligus memenuhi kewajiban bahasa Indonesia menurut UU 24/2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan dan Perpres 63/2019 tentang Penggunaan Bahasa Indonesia. Setiap template memuat pasal bahasa: bila ada perbedaan tafsir, naskah bahasa Indonesia yang berlaku.

Template ini dirancang untuk sewa antarbadan usaha. Untuk sewa rumah tinggal, kios kecil, atau kamar, gunakan template sewa yang lebih sederhana.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• KUHPerdata. Sewa-menyewa diatur mulai Pasal 1548. Pemberi sewa wajib menyerahkan dan memelihara objek, penyewa wajib membayar dan memakai objek sesuai tujuan. Pasal 1576 menegaskan jual beli objek sewa tidak memutuskan sewa, kecuali diperjanjikan.
• Syarat sah perjanjian. Pasal 1320 dan 1338 KUHPerdata: sepakat, cakap, objek tertentu, sebab yang halal; perjanjian yang sah berlaku sebagai undang-undang bagi para pihak.
• Bangunan gedung. UU 28/2002 tentang Bangunan Gedung sebagaimana diubah UU 6/2023 mengatur persetujuan bangunan gedung dan sertifikat laik fungsi. Gedung kantor yang aman dan laik fungsi adalah kepentingan penyewa juga.
• Pajak. Penghasilan dari persewaan bangunan dikenai pajak penghasilan, dan penyewa badan usaha tertentu wajib memotongnya. Jasa sewa juga dapat dikenai PPN bila pemberi sewa pengusaha kena pajak.
• Bahasa dan meterai. UU 24/2009 dan Perpres 63/2019 untuk bahasa; UU 10/2020 tentang Bea Meterai untuk meterai pada dokumen perjanjian.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas kedua badan usaha dan dasar kewenangan penanda tangan.
• Bukti hak pemberi sewa (sertifikat, strata title, atau perjanjian pengelolaan).
• Lantai, unit, luas, denah, parkir, dan fasilitas bersama.
• Jangka waktu, tanggal serah terima, masa bebas sewa untuk renovasi, dan opsi perpanjangan.
• Harga sewa, service charge, cara penyesuaian, jadwal bayar, dan denda keterlambatan.
• Uang jaminan atau bank garansi dan batas waktu pengembaliannya.
• Pembagian pajak, asuransi, pemeliharaan, dan biaya utilitas.
• Aturan renovasi, pengalihan, sewa ulang, pengakhiran lebih awal, dan pengembalian ruang.
• Pasal bahasa, hukum yang berlaku, dan pilihan forum sengketa.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Periksa dokumen gedung. Minta salinan sertifikat, PBG/IMB, SLF, dan surat kewenangan bila pemberi sewa adalah pengelola.
2. Isi identitas. Gunakan data NIB dan akta terakhir. Bila salah satu pihak asing, sesuaikan identitasnya dengan dokumen registrasi negara asal.
3. Uraikan objek sewa. Tulis lantai, unit, dan luas; pilih semi-gross atau net. Lampirkan denah.
4. Tentukan jangka waktu dan serah terima. Isi tanggal mulai, masa bebas sewa untuk renovasi, dan kondisi ruang saat diserahkan (bare shell atau siap pakai).
5. Isi angka keuangan. Harga per m², total per bulan, service charge, frekuensi penyesuaian, dan denda. Tulis angka yang sama di kolom Inggris.
6. Atur uang jaminan. Pilih tunai atau bank garansi, jumlah bulan, dan berapa hari setelah pengembalian ruang uang jaminan dikembalikan.
7. Sepakati pajak. Tentukan siapa yang memotong PPh atas sewa dan apakah harga sudah termasuk PPN.
8. Isi pengakhiran dan pengembalian. Tentukan syarat pengakhiran lebih awal dan standar kondisi pengembalian (reinstatement).
9. Pilih forum sengketa. Pengadilan negeri atau arbitrase. Hapus pilihan yang tidak dipakai di kedua kolom.

Kesalahan yang sering terjadi

• Tidak memeriksa kewenangan pemberi sewa. Penyewa membayar kepada pihak yang ternyata bukan pemilik atau pengelola sah.
• Service charge tanpa batas. Kontrak hanya menulis "dapat disesuaikan" tanpa frekuensi dan dasar perhitungan.
• Kondisi pengembalian tidak jelas. Penyewa diminta membongkar seluruh interior padahal saat serah terima ruang sudah berpartisi.
• Lupa urusan pajak. PPh atas sewa tidak dipotong atau bukti potong tidak diserahkan, sehingga timbul sengketa saat pemeriksaan pajak.
• Naskah Inggris tidak sama dengan naskah Indonesia. Angka atau opsi berbeda antarkolom. Bila terjadi, naskah Indonesia yang berlaku, dan pihak asing bisa merasa dirugikan.

Contoh singkat

Kerangka berikut hanya ilustrasi isi dua kolom:

• Pasal 1 – Objek Sewa | Article 1 – Leased Premises
• Ruang kantor lantai [....], unit [....], luas semi-gross [....] m² | Office space floor [....], unit [....], semi-gross area [....] sq m
• Pasal 3 – Harga Sewa dan Biaya Layanan | Article 3 – Rent and Service Charge
• Rp[....] per m² per bulan, belum termasuk PPN | IDR [....] per sq m per month, exclusive of VAT
• Pasal 4 – Uang Jaminan | Article 4 – Security Deposit: [....] bulan, dikembalikan [....] hari setelah pengembalian ruang

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah sewa kantor harus dibuat di hadapan notaris?

Tidak wajib. Perjanjian di bawah tangan yang ditandatangani para pihak sah dan mengikat. Akta notaris dapat dipertimbangkan untuk sewa jangka panjang atau bernilai besar karena kekuatan pembuktiannya lebih kuat.

Bolehkah harga sewa ditulis dalam dolar AS?

Untuk transaksi di wilayah Indonesia, peraturan mata uang mewajibkan Rupiah, dengan pengecualian terbatas. Template ini memakai Rupiah. Bila ingin mengikuti kurs, tulis rumus penyesuaian dalam Rupiah.

Apa yang terjadi bila gedung dijual?

Menurut Pasal 1576 KUHPerdata, jual beli tidak memutuskan sewa kecuali diperjanjikan. Template ini juga mewajibkan pemberi sewa memastikan pembeli gedung mengambil alih kewajiban, termasuk uang jaminan.

Bisakah penyewa keluar sebelum masa sewa habis?

Hanya bila kontrak mengaturnya. Pilih salah satu opsi dalam template: keluar dengan pemberitahuan dan kompensasi, atau hanya bila ruang tidak dapat dipakai karena kesalahan pemberi sewa.

Dasar hukum

• KUHPerdata Pasal 1320, 1338, 1548 dst., dan 1576
• UU 28/2002 tentang Bangunan Gedung jo. UU 6/2023
• UU 24/2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan
• Perpres 63/2019 tentang Penggunaan Bahasa Indonesia
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai
• UU 30/1999 tentang Arbitrase dan APS

Dalam kategori yang sama

• Contoh Perjanjian Jual Beli Mesin dan Peralatan Industri dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Jual Beli Saham PT dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Jual Beli Usaha (Asset Deal) dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.