Contoh Perjanjian Sewa Gudang dan Jasa Penyimpanan dan Cara Mengisinya

Apa itu perjanjian sewa gudang dan jasa penyimpanan dan kapan dipakai

Usaha yang berkembang biasanya butuh tempat menyimpan stok di luar toko atau rumah. Ada dua pilihan umum. Pertama, menyewa ruang gudang dan mengelolanya sendiri. Kedua, memakai jasa gudang penuh (sering disebut fulfillment atau 3PL), yaitu pengelola gudang menerima barang, menyimpannya, mengemas pesanan, dan mengirimkannya.

Template ini mencakup keduanya. Anda memilih model layanan dan jasa yang dipakai di Lampiran 1. Perjanjian ini dipakai oleh penjual daring, distributor, produsen, atau importir yang menitipkan barang di gudang pihak lain.

Semakin banyak jasa yang diberikan pengelola, semakin besar tanggung jawabnya atas barang. Karena itu batas ganti rugi, asuransi, dan prosedur stock opname perlu ditulis dengan teliti.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Sewa-menyewa (Pasal 1548 dan seterusnya KUHPerdata) berlaku untuk ruang gudang yang disewa: pemilik menyerahkan ruang untuk dinikmati, penyewa membayar sewa dan merawat ruang.
• Penitipan barang (Pasal 1694 dan seterusnya KUHPerdata) berlaku ketika pengelola menerima dan menyimpan barang. Penerima titipan wajib memelihara barang dengan baik dan, menurut ketentuan penitipan, berhak menahan barang sampai biaya yang berkaitan dengan penitipan dibayar.
• Kebebasan berkontrak (Pasal 1338 KUHPerdata) memungkinkan para pihak menyepakati batas ganti rugi, asalkan tidak membebaskan pihak dari akibat kesengajaan atau itikad buruk.
• Perasuransian (UU 40/2014) relevan untuk asuransi barang dan gudang.
• Barang berbahaya tunduk pada aturan pengelolaan bahan berbahaya dan beracun serta keselamatan dan kesehatan kerja. Gudang harus punya izin dan sarana yang sesuai.

Penyimpanan di kawasan berikat atau barang impor yang belum selesai urusan kepabeanannya mengikuti aturan kepabeanan khusus dan tidak diatur dalam template ini.

Isi penting yang wajib ada

• Model layanan (ruang khusus atau kapasitas palet) dan daftar jasa yang dipakai.
• Fasilitas gudang: rak, pengatur suhu, kamera, pemadam api, keamanan.
• Jangka waktu, tarif, tagihan, uang jaminan, dan penyesuaian tarif.
• Prosedur penerimaan dan pengeluaran barang, termasuk siapa yang berwenang memberi perintah.
• Kewajiban memelihara barang dan larangan memakai atau memindahkan barang.
• Daftar barang terlarang dan syarat barang berbahaya.
• Tanggung jawab atas barang, pengecualian, batas ganti rugi, dan tenggat klaim.
• Asuransi barang dan gudang.
• Stock opname, toleransi selisih, dan rekonsiliasi.
• Hak retensi bertahap dan penanganan barang yang tidak diambil.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Pilih model layanan. Ruang khusus dengan denah (Lampiran 3) atau kapasitas palet di area bersama.
2. Isi tabel tarif. Tandai jasa yang dipakai, satuan tarif, dan keterangan seperti tinggi tumpukan maksimal atau wilayah pengiriman.
3. Tetapkan standar layanan. Waktu proses penerimaan dan pesanan keluar, target ketepatan stok, serta rentang suhu bila perlu.
4. Tunjuk orang yang berwenang. Hanya orang yang tercantum di Lampiran 2 yang boleh memerintahkan pengeluaran barang.
5. Tentukan batas ganti rugi. Pilih dasar perhitungan (harga perolehan atau nilai yang dinyatakan) dan batasnya. Ingat: batas tidak berlaku untuk kesengajaan atau kelalaian berat.
6. Atur asuransi. Tentukan siapa yang menutup asuransi barang dan nilai pertanggungannya; tukarkan salinan polis.
7. Jadwalkan stock opname. Sepakati frekuensi dan toleransi selisih tahunan.
8. Serah terima ruang. Isi berita acara kondisi ruang dan jumlah kunci atau kartu akses.

Kesalahan yang sering terjadi

• Tidak menyebut nilai barang. Saat terjadi kehilangan, para pihak berdebat soal nilai. Lampirkan daftar barang dengan nilainya.
• Batas ganti rugi terlalu rendah tanpa asuransi. Pemilik barang menanggung sendiri sebagian besar risiko.
• Pengeluaran barang lewat pesan pribadi. Barang dikeluarkan atas perintah orang yang tidak berwenang. Tetapkan saluran resmi.
• Menjual barang karena tagihan macet. Hak menahan tidak sama dengan hak menjual. Menjual tanpa kesepakatan tegas atau putusan pengadilan berisiko digugat atau dilaporkan.
• Menyimpan bahan berbahaya di gudang umum. Berbahaya bagi keselamatan dan dapat membatalkan pertanggungan asuransi.

Contoh singkat

Kerangka berikut hanya ilustrasi, bukan template lengkap.

• Pengelola Gudang: PT [nama], gudang di [alamat].
• Pengguna Jasa: PT [nama], barang [jenis].
• Layanan: [....] posisi palet, bongkar muat, ambil dan kemas pesanan, pengiriman.
• Tarif sesuai Lampiran 1; sewa dibayar di muka setiap bulan; jasa ditagih akhir bulan.
• Ganti rugi paling banyak Rp[....] per kejadian, kecuali kesengajaan atau kelalaian berat.
• Barang diasuransikan oleh [pihak] dengan nilai Rp[....].
• Stock opname setiap [....] bulan; toleransi selisih [....]% per tahun.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah pengelola gudang selalu bertanggung jawab bila barang hilang?

Tidak selalu. Pengelola bertanggung jawab bila kehilangan atau kerusakan terjadi karena kesalahan atau kelalaiannya. Untuk sifat bawaan barang, kemasan yang buruk, atau keadaan kahar, tanggung jawab umumnya dikecualikan.

Bolehkah pengelola menahan barang bila tagihan belum dibayar?

Ketentuan penitipan barang dalam KUHPerdata memberi penerima titipan hak menahan barang sampai biaya penitipan dibayar. Template ini mengatur penahanan bertahap dan wajar, dan menegaskan bahwa penahanan bukan hak untuk menjual barang.

Siapa yang sebaiknya mengasuransikan barang?

Biasanya pemilik barang, karena ia yang tahu nilai barangnya. Pengelola mengasuransikan bangunan dan tanggung jawab hukumnya. Bisa juga pengelola mengatur asuransi dengan biaya dibebankan kepada pengguna.

Apa bedanya dengan sistem resi gudang?

Sistem resi gudang adalah skema khusus untuk komoditas tertentu, dengan resi yang dapat diperdagangkan atau dijaminkan dan pengelola gudang yang memenuhi persyaratan khusus. Template ini untuk sewa dan jasa penyimpanan biasa.

Dasar hukum

• KUHPerdata Pasal 1320 dan 1338
• KUHPerdata Pasal 1548 dst. tentang sewa-menyewa
• KUHPerdata Pasal 1694 dst. tentang penitipan barang
• UU 40/2014 tentang Perasuransian
• Peraturan tentang pengelolaan B3 serta keselamatan dan kesehatan kerja
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Perjanjian Jual Beli dengan Hak Membeli Kembali dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Jual Beli Kapal dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Jual Beli Mesin dan Peralatan Industri dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.