Contoh Keputusan Sirkuler Pemegang Saham dan Cara Mengisinya

Apa itu keputusan sirkuler pemegang saham dan kapan dipakai

Keputusan sirkuler, atau keputusan pemegang saham di luar RUPS, adalah cara mengambil keputusan tanpa mengadakan rapat. Direksi menyiapkan naskah usul keputusan, lalu naskah itu diedarkan kepada semua pemegang saham untuk ditandatangani.

Cara ini cocok untuk perusahaan dengan sedikit pemegang saham yang sepakat, misalnya PT keluarga, PT dengan dua pendiri, atau anak perusahaan yang sahamnya dimiliki induk dan satu pemegang saham lain. Prosesnya lebih cepat karena tidak perlu panggilan 14 hari, ruang rapat, atau penghitungan kuorum.

Keputusan sirkuler dapat menggantikan RUPS Tahunan maupun RUPS Luar Biasa. Namun bila ada satu pemegang saham yang tidak setuju atau tidak dapat dihubungi, keputusan sirkuler tidak bisa dipakai.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

UU PT mengatur keputusan di luar RUPS dalam bagian tentang RUPS (Pasal 91).

• Syarat sah. Pemegang saham dapat mengambil keputusan yang mengikat di luar RUPS dengan syarat semua pemegang saham dengan hak suara menyetujui secara tertulis dengan menandatangani usul yang bersangkutan.
• Bulat, bukan mayoritas. Tidak ada konsep kuorum atau suara terbanyak. Persetujuan 99% saham belum cukup bila ada pemegang saham 1% yang tidak menandatangani.
• Naskah yang sama. Semua pemegang saham menandatangani usul yang sama. Perubahan isi setelah sebagian menandatangani membuat naskah berbeda.
• Kekuatan mengikat. Keputusan yang memenuhi syarat sama kuatnya dengan keputusan RUPS.
• Tindak lanjut. Perubahan anggaran dasar tetap harus dinyatakan dalam akta notaris, dan perubahan anggaran dasar serta pengurus tetap harus diajukan atau diberitahukan kepada Menteri Hukum, sama seperti hasil RUPS.

Bedakan keputusan sirkuler dengan RUPS elektronik. RUPS elektronik tetap rapat: ada panggilan, kuorum, dan pemungutan suara, hanya saja diadakan lewat video konferensi. Keputusan sirkuler tidak memerlukan rapat sama sekali, tetapi syaratnya persetujuan semua pemegang saham.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas Perseroan dan daftar seluruh pemegang saham dengan jumlah sahamnya (harus 100% saham bersuara).
• Pernyataan bahwa usul dan bahan telah diterima dan dipahami.
• Pengesampingan ketentuan panggilan dan penyelenggaraan RUPS.
• Rumusan keputusan yang jelas, misalnya pengesahan laporan keuangan, penggunaan laba, perubahan anggaran dasar, atau pengangkatan pengurus.
• Kuasa kepada Direksi untuk mengurus akta notaris dan Kementerian Hukum.
• Ketentuan saat berlakunya keputusan (tanggal tanda tangan terakhir).
• Tabel tanda tangan setiap pemegang saham dengan tanggal penandatanganan.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Pastikan semua pemegang saham setuju. Bicarakan lebih dulu sebelum naskah diedarkan.
2. Cek Daftar Pemegang Saham. Pastikan daftar dalam keputusan sama dengan data terakhir di akta dan sistem administrasi badan hukum. Saham yang baru dialihkan tetapi belum dicatat dapat menimbulkan masalah.
3. Pilih jenis keputusan. Pengganti RUPS Tahunan atau RUPS Luar Biasa. Hapus pilihan yang tidak dipakai.
4. Rumuskan keputusan. Tulis lengkap, termasuk bunyi pasal anggaran dasar yang baru atau nama dan masa jabatan pengurus.
5. Edarkan naskah final. Kirim naskah yang sama kepada semua pemegang saham beserta bahannya.
6. Kumpulkan tanda tangan. Setiap pemegang saham menulis tanggal tanda tangannya. Untuk badan hukum, pengurus yang berwenang menandatangani.
7. Catat tanggal tanda tangan terakhir. Tanggal itu menjadi tanggal keputusan dan titik awal tenggat ke notaris.
8. Tindak lanjuti. Bawa ke notaris bila menyangkut anggaran dasar atau pengurus; simpan asli di kantor Perseroan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Satu pemegang saham tidak menandatangani. Keputusan tidak sah, walaupun pemegang saham itu hanya memiliki sedikit saham.
• Naskah diubah di tengah jalan. Pemegang saham A menandatangani versi 1, pemegang saham B menandatangani versi 2.
• Tanggal tidak dicatat. Sulit menentukan kapan keputusan berlaku dan kapan tenggat ke notaris dimulai.
• Wakil badan hukum tidak berwenang. Pemegang saham berupa PT diwakili orang yang tidak berwenang menurut anggaran dasarnya.
• Menganggap tidak perlu notaris. Perubahan anggaran dasar dan pengurus tetap perlu akta dan pengurusan ke Kementerian Hukum.
• Kuasa kepada karyawan atau direktur. Bila pemegang saham memakai kuasa, hindari anggota Direksi, Dewan Komisaris, dan karyawan Perseroan.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat seluruh bagian, tabel, dan petunjuk pengisian.

• Keputusan Para Pemegang Saham PT [....] sebagai Pengganti RUPS Luar Biasa
• Kami, seluruh pemegang saham PT [....] yang memiliki 100% saham bersuara: [nama] [....] lembar; [nama] [....] lembar.
• Menerangkan: usul dan bahan telah diterima; ketentuan panggilan RUPS dikesampingkan.
• Memutuskan: 1. mengangkat [nama] sebagai Direktur untuk masa jabatan [....]; 2. memberi kuasa kepada Direksi untuk menyatakan keputusan dalam akta notaris.
• Berlaku sejak tanda tangan terakhir.
• Tanda tangan: [nama] – [tanggal]; [nama] – [tanggal].

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah keputusan sirkuler boleh ditandatangani secara elektronik?

Dapat, sepanjang anggaran dasar tidak melarang dan tanda tangan elektronik memenuhi ketentuan UU ITE. Untuk keperluan akta notaris, tanyakan dulu kepada notaris bentuk tanda tangan yang dapat diterimanya.

Bagaimana bila ada pemegang saham yang sulit dihubungi?

Keputusan sirkuler tidak bisa dipakai. Adakan RUPS dengan panggilan resmi; RUPS dapat mengambil keputusan bila kuorum terpenuhi walaupun pemegang saham tersebut tidak hadir.

Apakah perlu meterai?

Meterai tidak menentukan sah tidaknya keputusan, tetapi naskah yang akan dipakai sebagai alat bukti sebaiknya dibubuhi meterai sesuai UU Bea Meterai.

Apakah PT perorangan juga memakai keputusan sirkuler?

PT perorangan untuk usaha mikro dan kecil memiliki pengaturan sendiri tentang keputusan pemegang saham. Template ini untuk PT persekutuan modal dengan dua pemegang saham atau lebih.

Dasar hukum

• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• UU 11/2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik beserta perubahannya
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Perjanjian Persekutuan Perdata (Maatschap) dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Pinjaman Antarperusahaan dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Pinjaman Dwibahasa Indonesia–Inggris dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.