Contoh Draf Pernyataan Keputusan Rapat (PKR) dan Cara Mengisinya

Apa itu akta Pernyataan Keputusan Rapat dan kapan dipakai

Akta Pernyataan Keputusan Rapat (PKR) adalah akta notaris yang menyatakan kembali keputusan RUPS yang dibuat di bawah tangan. Penghadapnya biasanya anggota Direksi yang diberi kuasa oleh RUPS. Untuk keputusan sirkuler, aktanya sering disebut Pernyataan Keputusan Para Pemegang Saham.

PKR diperlukan bila keputusan RUPS mengubah anggaran dasar, mengganti pengurus, mengubah susunan pemegang saham, atau mengubah data Perseroan lain yang harus tercatat di Kementerian Hukum. Tanpa akta, keputusan itu tidak bisa diajukan atau diberitahukan melalui sistem administrasi badan hukum.

Template draf PKR membantu Anda mengumpulkan semua data dalam satu berkas: data Perseroan, penghadap, pokok keterangan rapat, keputusan, susunan pengurus dan pemegang saham, jadwal, dan daftar dokumen.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

Dasar utamanya UU PT (bagian perubahan anggaran dasar dan RUPS) dan UU Jabatan Notaris.

• Akta notaris. Perubahan anggaran dasar dimuat atau dinyatakan dalam akta notaris berbahasa Indonesia.
• Tenggat untuk keputusan di bawah tangan. Perubahan anggaran dasar yang tidak dimuat dalam berita acara rapat notaris harus dinyatakan dalam akta notaris dalam tenggat yang ditentukan UU PT; dalam praktik dihitung 30 hari sejak tanggal keputusan RUPS. Bila tenggat terlewati, akta tidak dapat dibuat dan keputusan harus diambil ulang.
• Persetujuan atau pemberitahuan. Perubahan tertentu (misalnya nama, tempat kedudukan, maksud dan tujuan, modal dasar) memerlukan persetujuan Menteri. Perubahan lain cukup diberitahukan. Permohonan dan pemberitahuan ini juga bertenggat, lazimnya 30 hari.
• Perubahan pengurus. Direksi wajib memberitahukan perubahan anggota Direksi dan Dewan Komisaris kepada Menteri dalam tenggat yang ditentukan sejak tanggal keputusan RUPS.
• Peran notaris. Notaris membuat akta autentik dan, dalam praktik, mengakses sistem administrasi badan hukum untuk mengajukan permohonan atau pemberitahuan.

Karena ada beberapa tenggat yang berjalan bersamaan, paling aman adalah menghubungi notaris sebelum rapat dan menyerahkan risalah dalam beberapa hari setelah rapat.

Isi penting yang wajib ada

• Data Perseroan lengkap: akta pendirian, pengesahan, perubahan terakhir, NIB, NPWP, modal.
• Identitas penghadap dan dasar kuasanya dari RUPS.
• Pokok keterangan rapat: jenis rapat, waktu, tempat, panggilan, ketua rapat, kuorum, cara pengambilan keputusan.
• Tabel keputusan dan jenis perubahan: persetujuan atau pemberitahuan.
• Bunyi lengkap pasal anggaran dasar yang baru.
• Susunan pengurus dan pemegang saham setelah keputusan.
• Jadwal dan tenggat yang disepakati dengan notaris.
• Daftar periksa dokumen yang dibawa, dan pernyataan kebenaran dokumen.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Hubungi notaris sebelum rapat. Minta notaris memeriksa rancangan mata acara dan bunyi pasal yang akan diubah.
2. Isi data Perseroan. Salin dari akta terakhir dan profil Perseroan.
3. Isi penghadap. Pastikan namanya sama dengan orang yang diberi kuasa dalam risalah.
4. Ringkas keterangan rapat. Ambil dari risalah: tanggal panggilan, ketua rapat, jumlah saham hadir, dan hasil suara.
5. Klasifikasikan setiap keputusan. Tandai apakah perlu persetujuan Menteri atau cukup pemberitahuan. Bila ragu, tanyakan notaris.
6. Isi susunan baru. Pengurus dengan NIK dan NPWP, pemegang saham dengan jumlah dan nilai saham.
7. Isi jadwal. Tulis tanggal keputusan sebagai titik awal, lalu tanggal penandatanganan akta yang jauh sebelum hari ke-30.
8. Centang dokumen. Bawa asli dan salinan sesuai daftar, lalu tandatangani draf.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menunggu sampai mendekati hari ke-30. Notaris memerlukan waktu memeriksa dokumen; kekurangan kecil bisa membuat tenggat terlewat.
• Penghadap tidak sesuai kuasa. Orang yang datang ke notaris bukan orang yang dikuasakan dalam risalah.
• Risalah tidak lengkap tanda tangan. Risalah di bawah tangan hanya ditandatangani ketua rapat tanpa pemegang saham yang ditunjuk.
• Bukti panggilan hilang. Notaris tidak dapat memastikan rapat dipanggil dengan benar.
• Data pengurus tidak cocok. Nama dalam risalah berbeda ejaan dengan KTP.
• Lupa pemutakhiran setelahnya. Data di OSS, bank, dan pajak tidak diperbarui sehingga transaksi tertahan.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat seluruh bagian, tabel, dan petunjuk pengisian.

• Kepada Yth. [nama notaris], Notaris di [kota]
• Perihal: Permohonan pembuatan akta Pernyataan Keputusan RUPS Luar Biasa PT [....]
• Dasar: risalah Rapat tanggal [....]; penghadap [nama], Direktur Utama, berdasarkan kuasa dalam risalah.
• Keputusan: 1. perubahan Pasal 3 (persetujuan Menteri); 2. pengangkatan direktur (pemberitahuan).
• Jadwal: tanda tangan akta [tanggal]; pengajuan ke Kemenkum [tanggal].
• Dokumen: akta-akta Perseroan, risalah asli, daftar hadir, kuasa, bukti panggilan, KTP/NPWP.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa beda PKR dengan berita acara rapat notaris?

Berita acara rapat dibuat notaris yang hadir dan menyaksikan rapat. PKR dibuat setelah rapat berdasarkan risalah di bawah tangan. Keduanya akta autentik, tetapi untuk PKR berlaku tenggat penyataan dalam akta.

Bagaimana bila tenggat 30 hari terlewati?

Untuk perubahan anggaran dasar, akta umumnya tidak dapat lagi dibuat berdasarkan keputusan tersebut. Perseroan perlu mengambil keputusan ulang melalui RUPS atau keputusan sirkuler, lalu segera ke notaris.

Apakah setiap keputusan RUPS perlu PKR?

Tidak. Keputusan seperti pengesahan laporan keuangan atau penunjukan akuntan publik tidak perlu akta. PKR diperlukan untuk perubahan yang harus tercatat atau disetujui Kementerian Hukum.

Berapa biaya notaris?

Honorarium notaris mengikuti kesepakatan dan batas dalam UU Jabatan Notaris, ditambah biaya PNBP sesuai jenis layanan. Mintalah rincian biaya tertulis sebelum pekerjaan dimulai.

Dasar hukum

• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• UU 30/2004 tentang Jabatan Notaris jo. UU 2/2014
• Peraturan Menteri tentang tata cara pendaftaran pendirian, perubahan, dan pembubaran PT

Dalam kategori yang sama

• Contoh Notulen Rapat Anggota Tahunan (RAT) Koperasi dan Cara Mengisinya
• Contoh Pakta Integritas dan Perjanjian Kerahasiaan Vendor dan Cara Mengisinya
• Contoh Pengajuan Tagihan kepada Kurator atau Pengurus dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.