Contoh Pakta Integritas dan Perjanjian Kerahasiaan Vendor dan Cara Mengisinya

Apa itu pakta integritas vendor dan kapan dipakai

Banyak kasus kecurangan pengadaan bermula dari hubungan yang terlalu dekat antara pemasok dan pekerja bagian pembelian: komisi pribadi, perjalanan gratis, atau pemasok yang ternyata milik keluarga pejabat perusahaan. Pakta integritas vendor adalah alat untuk menutup celah itu sejak awal.

Dokumen ini menggabungkan dua hal. Pertama, perjanjian kerahasiaan, karena pemasok sering menerima informasi sensitif seperti harga, spesifikasi, atau data pelanggan. Kedua, pakta integritas, yaitu larangan suap, kewajiban mengungkap konflik kepentingan, komitmen bersaing sehat, dan hak perusahaan untuk mengaudit.

Waktu terbaik menandatanganinya adalah saat pemasok mendaftar atau sebelum pesanan pertama. Untuk pemasok lama, mintalah tanda tangan saat evaluasi tahunan atau perpanjangan kontrak.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• Kebebasan berkontrak. Pasal 1338 KUHPerdata membuat perjanjian yang sah berlaku seperti undang-undang bagi para pihak. Karena itu, sanksi seperti pemutusan kontrak dan masuk daftar hitam internal dapat diperjanjikan.
• Suap di sektor swasta. UU 11/1980 tentang Tindak Pidana Suap mengatur suap di luar lingkup pejabat publik. Bila melibatkan penyelenggara negara, berlaku UU Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi.
• Korporasi bisa dipidana. KUHP Nasional (UU 1/2023) mengatur pertanggungjawaban pidana korporasi. Perusahaan berkepentingan menunjukkan bahwa ia telah mencegah suap, termasuk lewat pakta integritas.
• Rahasia dagang. UU 30/2000 tentang Rahasia Dagang melindungi informasi bisnis yang bernilai ekonomi dan dijaga kerahasiaannya. Perjanjian kerahasiaan adalah salah satu bukti upaya menjaga rahasia itu.
• Data pribadi. Bila pemasok mengolah data pribadi atas nama perusahaan, UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi berlaku. Perjanjian pemrosesan data yang lebih rinci tetap diperlukan.

Isi penting yang wajib ada

• Definisi informasi rahasia, hubungan pengadaan, pekerja perusahaan, pihak terkait, dan imbalan tidak patut.
• Kewajiban kerahasiaan, pengecualiannya, pengembalian informasi, dan jangka waktunya.
• Larangan suap, batas keramahtamahan yang lazim, dan kewajiban menolak serta melaporkan permintaan imbalan.
• Kewajiban mengungkap dan memperbarui informasi benturan kepentingan.
• Komitmen persaingan sehat dan larangan mencari informasi harga pesaing.
• Pembukuan yang benar, hak audit, dan kerja sama dalam pemeriksaan.
• Saluran pelaporan dan perlindungan pelapor.
• Sanksi: gugur, pemutusan, daftar hitam, ganti rugi, dan pelaporan pidana.
• Kewajiban yang sama bagi subkontraktor dan agen.
• Lampiran pernyataan integritas dan tabel pengungkapan hubungan.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Identitas para pihak. Isi data badan usaha perusahaan dan pemasok, termasuk NIB, akta, dan dasar kewenangan penanda tangan.
2. Latar belakang. Sebut jenis barang/jasa dan kontrak utama atau pesanan yang menjadi dasar hubungan.
3. Definisi pihak terkait. Samakan derajat keluarga dengan Kebijakan Pengadaan dan Kode Etik perusahaan.
4. Batas keramahtamahan. Isi nilai maksimal jamuan atau cendera mata. Samakan dengan Kebijakan Anti-Suap.
5. Jangka waktu kerahasiaan. Tentukan berapa tahun setelah hubungan berakhir.
6. Saluran pelaporan. Tulis email atau nomor yang benar-benar aktif dan dikelola pihak independen dari bagian pengadaan.
7. Sanksi. Pilih apakah ada denda tambahan dan tetapkan batasnya secara wajar.
8. Lampiran. Minta pemasok mengisi pernyataan integritas dan tabel hubungan, termasuk nama pemilik manfaat.

Kesalahan yang sering terjadi

• Hanya pernyataan sepihak. Pakta tanpa sanksi dan tanpa tanda tangan perusahaan sulit ditegakkan.
• Tidak menanyakan pemilik manfaat. Konflik kepentingan sering tersembunyi di balik nama direktur yang berbeda.
• Saluran pelaporan dikelola bagian pengadaan. Pemasok enggan melapor bila laporannya sampai ke orang yang dilaporkan.
• Denda yang tidak wajar. Denda sangat besar berisiko dinilai tidak patut dan memicu sengketa.
• Lupa subkontraktor. Suap sering dilakukan melalui agen atau subkontraktor.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat seluruh pasal, tabel, formulir, dan petunjuk pengisian.

• Pasal 2: Pemasok menjaga rahasia harga, spesifikasi, dan data selama hubungan dan [....] tahun sesudahnya.
• Pasal 3: Dilarang memberi uang, komisi, diskon pribadi, atau fasilitas kepada pekerja perusahaan; jamuan lazim maks. Rp[....].
• Pasal 4: Pemasok mengungkap hubungan keluarga, kepemilikan, atau keuangan dengan pekerja perusahaan.
• Pasal 7: Laporan pelanggaran ke [saluran pelaporan].
• Pasal 8: Pelanggaran dapat berakibat pemutusan, daftar hitam, ganti rugi, dan laporan pidana.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa bedanya pakta integritas dengan NDA biasa?

NDA hanya mengatur kerahasiaan. Pakta integritas menambahkan larangan suap, pengungkapan konflik kepentingan, persaingan sehat, hak audit, dan saluran pelaporan.

Apakah pemasok perorangan juga perlu menandatangani?

Sebaiknya ya. Ganti identitas badan usaha dengan identitas perorangan dan sesuaikan bagian pemilik manfaat.

Bolehkah perusahaan memasukkan pemasok ke daftar hitam?

Daftar hitam internal adalah hak perusahaan dalam memilih mitra, terutama bila diperjanjikan. Gunakan prosedur yang adil: beri tahu alasannya dan beri kesempatan menjawab.

Perlukah meterai?

Meterai bukan syarat sah perjanjian, tetapi lazim dibubuhkan karena perjanjian dapat dipakai sebagai alat bukti.

Dasar hukum

• KUHPerdata (Pasal 1320, 1338, dan 1266)
• UU 11/1980 tentang Tindak Pidana Suap
• UU 31/1999 jo. UU 20/2001 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi
• UU 1/2023 tentang KUHP
• UU 30/2000 tentang Rahasia Dagang
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi

Dalam kategori yang sama

• Contoh Rencana Perdamaian PKPU dan Cara Mengisinya
• Contoh Risalah RUPS Luar Biasa dan Cara Mengisinya
• Contoh Risalah RUPS Pembubaran PT dan Penunjukan Likuidator dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.