Contoh Berita Acara Pemusnahan Dokumen dan Arsip Perusahaan dan Cara Mengisinya

Apa itu berita acara pemusnahan dokumen dan kapan dipakai

Setiap perusahaan menumpuk kertas: bukti kas, faktur, slip gaji, kontrak lama, berkas lamaran, hingga rekaman CCTV dan cadangan server. Pada titik tertentu, menyimpan semuanya mahal dan berisiko. Di sisi lain, membuang dokumen sembarangan dapat melanggar kewajiban simpan dan membocorkan data.

Berita acara pemusnahan dokumen dan arsip adalah catatan resmi bahwa dokumen tertentu dimusnahkan pada tanggal tertentu, dengan cara tertentu, atas persetujuan pejabat berwenang, dan disaksikan orang-orang tertentu. Dokumen ini dipakai saat perusahaan melakukan pembersihan arsip berkala, pindah kantor, menutup cabang, atau mengakhiri kerja sama dengan penyedia penyimpanan arsip.

Kelak, bila ada pemeriksa pajak, auditor, atau pihak yang berperkara menanyakan suatu dokumen, perusahaan dapat menunjukkan bahwa dokumen itu dimusnahkan secara sah setelah masa simpannya, bukan dihilangkan.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• UU Dokumen Perusahaan. UU 8/1997 tentang Dokumen Perusahaan mengatur kewajiban perusahaan menyimpan dokumen, jangka waktu simpan, pengalihan dokumen ke mikrofilm atau media lain, dan pemusnahan. Catatan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan wajib disimpan sepuluh tahun. Pemusnahan dilakukan dengan berita acara.
• UU KUP (perpajakan). Buku, catatan, dan dokumen yang menjadi dasar pembukuan, termasuk dokumen elektronik, wajib disimpan sepuluh tahun di Indonesia. Pemeriksa pajak dapat meminta dokumen ini.
• UU Pelindungan Data Pribadi. UU 27/2022 mewajibkan pengendali data pribadi menghapus atau memusnahkan data pribadi yang masa retensinya sudah habis atau tidak lagi diperlukan untuk tujuannya. Pemusnahan harus aman sehingga data tidak bocor di tengah jalan.
• UU PT. Direksi wajib menyelenggarakan dan menyimpan daftar pemegang saham, risalah RUPS, risalah rapat Direksi, dan dokumen keuangan Perseroan. Dokumen semacam ini lazim disimpan permanen.
• Dokumen elektronik. UU ITE mengakui dokumen elektronik sebagai alat bukti. Cadangan elektronik juga termasuk "dokumen" yang perlu diperhatikan saat pemusnahan.

Satu hal yang sering dilupakan: masa simpan dihitung sejak akhir tahun buku atau tahun pajak, bukan sejak tanggal dokumen. Dokumen bulan Januari 2016 untuk tahun buku 2016 baru melewati sepuluh tahun setelah akhir 2026. Untuk BUMN dan BUMD, aturan kearsipan dan jadwal retensi arsip juga perlu diperiksa.

Isi penting yang wajib ada

• Tanggal, jam, dan tempat pemusnahan.
• Daftar penanda tangan dengan kedudukannya: penanggung jawab, pelaksana, pemeriksa, dan saksi.
• Dasar pemusnahan: keputusan direksi, memo persetujuan, atau jadwal retensi arsip.
• Daftar dokumen: jenis, periode, jumlah, kapan masa simpan berakhir, dan apakah memuat data pribadi.
• Pernyataan pemeriksaan: masa simpan lewat, tidak terkait perkara atau pemeriksaan, bukan dokumen bernilai permanen.
• Metode pemusnahan dan nasib hasilnya (cacahan, abu, media rusak).
• Penghapusan data elektronik dan cadangannya.
• Sertifikat dari penyedia jasa pemusnahan, bila memakai pihak ketiga, serta dokumentasi foto.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Susun daftar usulan. Bagian arsip menyusun daftar dokumen yang diusulkan dimusnahkan, dengan periode dan tanggal berakhir masa simpan.
2. Saring bersama bagian keuangan, pajak, dan hukum. Keluarkan dari daftar dokumen yang masih diperlukan: terkait sengketa, pemeriksaan pajak, restitusi, keberatan, audit, atau kontrak yang masih berjalan.
3. Mintakan persetujuan. Direksi atau pejabat berwenang menyetujui daftar final. Catat nomor persetujuannya di berita acara.
4. Pilih metode. Untuk dokumen dengan data pribadi atau rahasia dagang, gunakan penghancur potong silang atau penyedia jasa bersertifikat. Untuk media elektronik, gunakan penghapusan aman atau penghancuran fisik.
5. Laksanakan dan saksikan. Seluruh penanda tangan hadir. Ambil foto atau video.
6. Tutup dengan tanda tangan dan simpan berita acara. Berita acara ini sendiri disimpan permanen.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menghitung masa simpan dari tanggal dokumen. Hasilnya pemusnahan terlalu cepat.
• Memusnahkan dokumen saat ada sengketa atau pemeriksaan. Ini bukan sekadar kesalahan administrasi. Penghilangan barang bukti dapat dipersoalkan secara pidana dan, dalam perkara pajak, dapat merugikan posisi wajib pajak.
• Menjual kertas arsip ke pengepul. Dokumen utuh berisi data pribadi karyawan atau pelanggan berpindah tangan. Ini berisiko melanggar UU PDP.
• Lupa cadangan elektronik. Kertasnya dihancurkan, tetapi pindaian dan cadangan server masih ada. Tentukan juga nasib salinan elektronik.
• Tidak ada daftar dokumen. Berita acara yang hanya menyebut "50 boks arsip lama" hampir tidak berguna sebagai bukti.

Contoh singkat

Kerangka berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat tabel penanda tangan, daftar dokumen, pernyataan pemeriksaan, dan petunjuk.

• Berita Acara Pemusnahan Dokumen dan Arsip Nomor [....]
• Hari/tanggal [....], tempat [....]; dasar: Keputusan Direksi Nomor [....].
• Dokumen: bukti kas tahun buku [....] ([....] boks), berkas lamaran tidak diterima tahun [....].
• Pemeriksaan: masa simpan berakhir; tidak terkait perkara, pemeriksaan pajak, atau audit.
• Metode: penghancur potong silang; cadangan elektronik dihapus [tanggal].
• Tanda tangan: penanggung jawab, pelaksana, pemeriksa, dua saksi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bolehkah dokumen asli dimusnahkan setelah dipindai?

UU Dokumen Perusahaan memungkinkan pengalihan dokumen ke mikrofilm atau media lain dengan tata cara tertentu, termasuk legalisasi. Ikuti tata cara itu sebelum memusnahkan aslinya. Dokumen tertentu, seperti akta dan sertifikat tanah, tetap sebaiknya disimpan asli.

Apakah semua dokumen harus disimpan sepuluh tahun?

Tidak semua. Kewajiban sepuluh tahun berlaku untuk catatan, bukti pembukuan, data pendukung keuangan, dan dokumen perpajakan. Dokumen lain mengikuti nilai gunanya dan kebijakan retensi perusahaan, sementara data pribadi justru tidak boleh disimpan lebih lama dari yang diperlukan.

Siapa yang harus menjadi saksi?

Tidak ada aturan baku untuk perusahaan swasta. Praktik yang baik melibatkan bagian keuangan atau pajak, bagian hukum atau kepatuhan, dan petugas pelindungan data pribadi bila ada.

Perlukah meterai?

Tidak wajib. Yang lebih penting adalah daftar dokumen yang rinci, persetujuan pejabat berwenang, dan dokumentasi pelaksanaan.

Dasar hukum

• UU 8/1997 tentang Dokumen Perusahaan
• UU 6/1983 tentang KUP sebagaimana diubah terakhir UU 6/2023
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023
• UU 11/2008 tentang ITE beserta perubahannya
• UU 43/2009 tentang Kearsipan (untuk BUMN/BUMD)

Dalam kategori yang sama

• Contoh Berita Acara Serah Terima Pekerjaan PHO dan FHO dan Cara Mengisinya
• Contoh Daftar Pemegang Saham dan Daftar Khusus PT dan Cara Mengisinya
• Contoh Daftar Periksa Pendirian PT dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.