Cara Menyusun RoPA untuk Usaha Kecil: Langkah Praktis Sebelum PP 33/2026 Berlaku

Mulai dari kegiatan, bukan dari aturan

Banyak pemilik usaha kecil bingung karena membayangkan dokumen hukum yang rumit. Padahal langkah awalnya sederhana: tuliskan kegiatan yang melibatkan data orang.

Contohnya mendaftarkan pelanggan, menerima pesanan, mengirim barang, menggaji karyawan, dan mengirim promosi lewat pesan singkat.

Gunakan bahasa sehari-hari saat mencatat. RoPA yang mudah dipahami semua karyawan lebih mungkin dipatuhi. Anda tidak perlu perangkat lunak khusus; lembar kerja biasa sudah cukup untuk memulai.

Langkah satu dan dua

Langkah pertama adalah membuat daftar semua tempat data tersimpan. Termasuk buku catatan, ponsel, aplikasi kasir, tabel di komputer, dan layanan awan.

Langkah kedua adalah menuliskan, untuk tiap kegiatan, data apa yang dikumpulkan dan untuk apa. Hindari mengumpulkan data yang tidak dibutuhkan.

Banyak pemilik usaha terkejut menemukan data pelanggan tersimpan di tempat yang tidak mereka duga, seperti tangkapan layar di galeri ponsel. Menemukan tempat tersembunyi itu adalah salah satu manfaat terbesar pendataan.

Langkah tiga sampai lima

Lanjutkan dengan tiga pertanyaan berikut untuk tiap kegiatan.

Pertanyaan masa simpan sering terlupakan. Padahal menyimpan data selamanya menambah risiko tanpa menambah manfaat.

Jika belum ada ketentuan khusus, tetapkan masa simpan yang masuk akal bagi usaha Anda dan catat alasannya.

• Siapa yang boleh mengakses data ini?
• Ke pihak mana data dikirim, misalnya kurir atau penyedia pembayaran?
• Berapa lama data disimpan dan bagaimana dihapus?

Mencocokkan dengan 13 muatan

KRES.ID melaporkan Pasal 74 meminta sedikitnya 13 muatan. Daftar itu belum kami temukan, jadi tabel awal ini perlu dibandingkan dengan naskah resmi.

Bila ada muatan yang belum terisi, tambahkan kolom baru. Jangan khawatir tabel berubah, karena memang wajar disempurnakan.

Catatan perbandingan ini sebaiknya diberi tanggal, supaya jelas kapan terakhir dicocokkan dengan naskah resmi. Jika naskah resmi memuat penjelasan tiap muatan, tambahkan rujukan ke pasalnya pada kolom catatan.

Pengamanan dan tanggung jawab

Setelah tahu di mana data berada, pikirkan pengamanannya. Gunakan kata sandi yang kuat, batasi siapa yang memegang akses, dan simpan salinan cadangan.

Tunjuk satu orang penanggung jawab, bahkan bila itu pemilik usaha sendiri. Catat namanya di tabel.

Pengamanan tidak harus mahal. Aktifkan verifikasi dua langkah, jangan berbagi kata sandi, dan batasi siapa yang boleh mengunduh daftar pelanggan. Beri tahu karyawan apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan dengan data pelanggan.

• Mencatat siapa yang memegang akses ke akun dan perangkat usaha.
• Menghapus akun karyawan yang sudah berhenti bekerja.
• Mencadangkan data secara berkala ke tempat terpisah.

Menghubungkan dengan kewajiban lain

Tabel yang sama berguna untuk menilai risiko, termasuk apakah ada pemrosesan berisiko tinggi yang memerlukan DPIA.

Tabel juga mempercepat respons bila terjadi kebocoran, karena Anda tahu data siapa yang ada di sistem yang diretas.

Jika suatu hari terjadi kebocoran, tabel ini membantu menentukan siapa yang harus diberi tahu dalam batas 3x24 jam yang dilaporkan. Tanpa tabel, Anda mungkin tidak tahu data siapa saja yang tersimpan di akun yang diretas.

Kapan perlu bantuan

Usaha yang menyimpan data kesehatan, data anak, atau data biometrik, atau yang memakai vendor luar negeri, sebaiknya berkonsultasi dengan penasihat hukum atau konsultan.

Artikel ini tidak memberi nasihat hukum pasti. Gunakan sebagai titik awal pendataan. Konsultan dapat membantu menilai apakah usaha Anda perlu DPIA atau pejabat PDP, dua hal yang bergantung pada jenis dan skala data.

Siapkan tabel RoPA sebelum bertemu konsultan agar pertemuan lebih efisien dan biaya lebih hemat. Sebagai bahan tambahan, simpan juga salinan kebijakan privasi dan formulir persetujuan yang Anda pakai, karena dokumen itu menunjukkan apa yang dijanjikan kepada pelanggan dan harus sesuai dengan isi tabel.

Contoh kasus

Contoh: Pemilik sebuah salon dengan lima karyawan mencatat tiga kegiatan: pemesanan janji lewat aplikasi pesan, penyimpanan nomor pelanggan untuk promosi, dan penggajian. Ia menulis jenis data, tujuan, dan siapa yang memegang akses. Ia menyadari nomor pelanggan juga tersimpan di ponsel seorang karyawan, lalu memindahkannya ke satu akun bersama dengan kata sandi kuat. Tabel itu kemudian menjadi bahan awal pembahasan dengan konsultan. Ia juga menambahkan satu kolom untuk tanggal terakhir diperbarui sebagai pengingat bagi dirinya. Pemilik salon lalu mengumpulkan seluruh karyawan selama lima belas menit untuk menjelaskan isi tabel, aturan memegang daftar pelanggan, dan siapa yang dihubungi bila akun diretas. Ia menyimpan tabel itu dengan tanggal pembaruan, dan menjadwalkan peninjauan ulang setiap tiga bulan. Langkah kecil ini membuatnya lebih siap menghadapi pemeriksaan maupun permintaan dari pelanggan. Beberapa minggu kemudian, ia menambahkan baris baru untuk program poin pelanggan dan mencatat vendor aplikasi yang dipakainya.

Hal yang sering keliru

• Mengira usaha kecil tidak perlu mencatat apa pun karena datanya sedikit, padahal jumlah data bukan satu-satunya ukuran, sehingga pendataan tetap perlu dilakukan pada skala apa pun
• Mengira tabel harus sempurna sejak awal, padahal catatan boleh disempurnakan secara bertahap, sehingga tabel awal cukup sederhana lalu dikembangkan seiring waktu
• Menyalin template luar negeri begitu saja tanpa membandingkannya dengan bunyi Pasal 74 PP 33/2026, sehingga setiap kolom perlu dicek dengan teks resmi sebelum dianggap lengkap

Dasar hukum

• Peraturan Pemerintah Nomor 33 Tahun 2026, Pasal 74 (menurut KRES.ID)
• Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi

Dalam kategori yang sama

• Checklist Kesiapan Keamanan Data bagi Instansi dan Vendor Menghadapi UU SDI
• Checklist Persiapan Sebelum 16 Januari 2027: Kesiapan Usaha Menghadapi PP 33/2026
• Cookie dan Pelacak di Situs Web: Banner Persetujuan, Kapan Perlu, dan Kesiapan PP 33/2026

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.