Pemusnahan Data Pribadi setelah Tujuan Selesai: Langkah, Bukti, dan Hak Meminta Penghapusan

Kapan data perlu dimusnahkan

Data pribadi dikumpulkan untuk tujuan tertentu. Ketika tujuan itu selesai, misalnya transaksi tuntas atau keanggotaan berakhir, usaha perlu menilai apakah data masih boleh disimpan.

Bila tidak ada alasan hukum atau kebutuhan sah lain, data sebaiknya dimusnahkan. Ini prinsip umum, bukan angka waktu pasti.

Contoh lain tujuan yang selesai: lowongan kerja ditutup sehingga lamaran pelamar yang tidak diterima tidak perlu disimpan lama, atau layanan berhenti sehingga data akun tidak lagi dibutuhkan. Setiap tujuan menghasilkan jadwal berbeda.

Dengan demikian pemusnahan bukan sekadar pekerjaan bersih-bersih, tetapi bagian dari tanggung jawab usaha. Usaha yang rutin memusnahkan data lama akan lebih mudah menjawab permintaan penghapusan, lebih sedikit menanggung risiko kebocoran, dan lebih siap menghadapi pemeriksaan di kemudian hari.

Penghapusan dan pemusnahan: apa bedanya

Menghapus berarti data tidak lagi muncul di sistem yang dipakai sehari-hari. Memusnahkan berarti data tidak dapat dipulihkan lagi, termasuk dari salinan cadangan.

Perbedaan ini praktis. Berkas yang hanya dipindah ke tempat sampah komputer belum dimusnahkan.

Pemusnahan yang dilakukan pihak ketiga, misalnya penyedia penyimpanan, perlu dipastikan lewat perjanjian dan bukti tertulis. Tanggung jawab usaha tidak hilang hanya karena pekerjaannya diserahkan.

Langkah pemusnahan yang rapi

Berikut urutan yang disarankan redaksi. Sesuaikan dengan skala usaha Anda.

Ketika Lembaga pengawas menilai kepatuhan, catatan pemusnahan menunjukkan bahwa usaha serius menjaga data. Catatan juga membantu karyawan baru memahami prosedur tanpa harus bertanya terus-menerus.

• Identifikasi data yang tujuannya sudah selesai.
• Periksa apakah ada kewajiban menyimpan dari aturan lain.
• Cari semua salinan: sistem utama, surel, ponsel, awan, dan cadangan.
• Musnahkan dengan cara yang tidak memungkinkan pemulihan.
• Catat hasilnya dalam berita acara.

Bukti pemusnahan

Bukti penting bila nanti ada pertanyaan dari pelanggan atau pengawas. Catat jenis data, jumlah kasar, tanggal, metode, dan nama petugas.

Jangan menyimpan data pribadi lagi di dalam bukti itu. Cukup tulis kategori atau nomor referensi, bukan isi data.

Jika permintaan penghapusan datang dari pelanggan, verifikasi dulu identitas pemohon. Menghapus data orang yang salah, atau menyerahkan informasi kepada penipu yang menyamar, sama berbahayanya.

Hak subjek data meminta penghapusan

UU PDP memberi subjek data hak tertentu atas data tentangnya, termasuk meminta pengakhiran pemrosesan, penghapusan, dan pemusnahan. Nomor pasalnya perlu Anda cek pada naskah resmi.

Usaha sebaiknya menyediakan jalur permintaan yang mudah, misalnya surel atau formulir, dan menjawab secara tertulis. Batas waktu jawab menurut PP 33/2026 perlu dicek.

Beri jawaban tertulis yang singkat setelah permintaan selesai ditangani. Cukup sebutkan data yang dihapus, data yang masih disimpan beserta alasannya, dan kontak untuk bertanya.

Saat permintaan tidak bisa dipenuhi penuh

Ada kalanya data masih harus disimpan, misalnya untuk pembukuan atau sengketa yang berjalan. Dalam hal itu usaha perlu menjelaskan alasannya kepada pemohon.

Data yang tetap disimpan sebaiknya dibatasi aksesnya dan hanya dipakai untuk tujuan kewajiban tersebut.

Perlu diingat bahwa pemusnahan adalah bagian dari siklus data yang utuh, mulai dari pengumpulan, penggunaan, penyimpanan, hingga pemusnahan. Usaha yang hanya memikirkan pengumpulan akan menumpuk data yang suatu hari menjadi beban dan sumber risiko kebocoran.

Menurut pemberitaan, penghapusan atau pemusnahan data juga disebut sebagai salah satu bentuk sanksi administratif dalam PP 33/2026, di samping peringatan tertulis, penghentian sementara pemrosesan, dan denda. Artinya, pemusnahan dapat diperintahkan oleh pengawas, bukan hanya pilihan usaha.

Memusnahkan data di perangkat dan di awan

Data pribadi sering tersebar di banyak tempat: komputer kantor, ponsel karyawan, layanan surel, dan penyimpanan awan. Sebelum memusnahkan, buat daftar semua tempat itu. Satu salinan yang terlupa sudah cukup untuk membuat pemusnahan tidak tuntas.

Untuk berkas digital, gunakan fitur penghapusan aman atau enkripsi lalu buang kuncinya, sesuai kemampuan sistem Anda. Untuk kertas, gunakan mesin penghancur atau sobek menjadi bagian kecil. Perangkat lama yang akan dijual perlu dibersihkan terlebih dahulu.

Usaha kecil dapat memulai dari hal sederhana. Tunjuk satu orang yang bertanggung jawab, tentukan satu hari tiap kuartal untuk membersihkan data lama, dan simpan satu lembar catatan. Kebiasaan kecil yang konsisten lebih berharga daripada program besar yang tidak berjalan.

Pelanggan yang ragu apakah permintaannya diproses dapat diberi bukti singkat, misalnya surel yang menyatakan data telah dihapus pada tanggal tertentu. Bukti itu memberi ketenangan dan menutup kemungkinan sengketa di kemudian hari.

Contoh kasus

Contoh: Seorang pelanggan layanan fotokopi dan cetak daring meminta datanya dihapus setelah pesanan selesai. Pemilik usaha memeriksa bahwa faktur masih harus disimpan untuk pembukuan, sehingga ia menghapus alamat dan nomor kontak pelanggan, menyimpan faktur seperlunya, lalu membalas surel menjelaskan hal itu dan mencatat pemusnahan dalam berita acara. Pelanggan menerima kepastian, dan usaha memiliki bukti tertulis bila sewaktu-waktu diminta menunjukkannya.

Hal yang sering keliru

• Mengira memindahkan berkas ke tempat sampah komputer sudah berarti memusnahkan.
• Melupakan salinan di surel, ponsel karyawan, dan cadangan.
• Menolak permintaan penghapusan tanpa penjelasan tertulis.

Dasar hukum

• Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• Peraturan Pemerintah Nomor 33 Tahun 2026 tentang Pelindungan Data Pribadi (berlaku 16 Januari 2027 menurut pemberitaan)

Dalam kategori yang sama

• Pengawasan DPR terhadap Pelaksanaan UU Satu Data Indonesia: Apa yang Dapat Dilakukan?
• Pengendali Bersama: Dua Perusahaan Berbagi Data Pelanggan, Siapa yang Bertanggung Jawab?
• Pengguna Data dalam UU Satu Data Indonesia: Siapa Boleh Memakai Data dan Apa Batasnya?

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.