Pelanggan Membayar Sebagian dari Beberapa Faktur: Pembayaran Itu untuk Tagihan yang Mana?

Mengapa soal ini penting bagi pengusaha

Pak Hendra memasok bahan bangunan ke seorang kontraktor. Ada tiga faktur terbuka: Faktur A Rp12 juta (jatuh tempo Maret), Faktur B Rp20 juta (jatuh tempo Mei, ada jaminan cek mundur), dan Faktur C Rp8 juta (jatuh tempo Juli). Pada Juni kontraktor mentransfer Rp20 juta tanpa keterangan. Pak Hendra mencatatnya untuk Faktur A dan sebagian B. Kontraktor kemudian berkata, "Itu pelunasan Faktur B, jadi cek mundurnya kembalikan."

Perbedaan pencatatan seperti ini tampak sepele, tetapi akibatnya nyata. Faktur mana yang masih terbuka menentukan kapan daluwarsa penagihan mulai dihitung, faktur mana yang bisa ditagih bunga atau denda keterlambatan, jaminan mana yang harus dilepas, dan berapa nilai yang dicantumkan dalam somasi atau gugatan. Salah alokasi bisa membuat tagihan Anda dipersoalkan di pengadilan.

Aturan dasarnya dalam KUH Perdata

KUH Perdata mengatur soal ini dalam bagian tentang pembayaran, sering disebut penunjukan pembayaran. Urutannya sebagai berikut:

1. Pelanggan (debitur) yang menunjuk. Pasal 1396: orang yang mempunyai berbagai utang, pada waktu melakukan pembayaran, berhak menyatakan utang mana yang hendak dibayarnya. Bila saat transfer pelanggan menulis "pelunasan INV-002", pada prinsipnya pembayaran itu untuk INV-002.
2. Bunga didahulukan dari pokok. Pasal 1397: untuk utang berbunga, debitur tidak dapat melunasi pokok lebih dulu sambil menunda bunga tanpa izin kreditur. Pembayaran yang tidak cukup untuk pokok dan bunga dipakai lebih dulu untuk melunasi bunga.
3. Penunjukan oleh penjual (kreditur) lewat kuitansi. Pasal 1398: bila pelanggan menerima tanda pembayaran yang menyatakan pembayaran itu khusus untuk salah satu utang, pelanggan tidak bisa lagi menuntut agar pembayaran dianggap untuk utang lain, kecuali ada penipuan atau ia sengaja tidak diberi tahu tentang pernyataan itu.
4. Urutan menurut undang-undang bila tidak ada penunjukan. Pasal 1399: pembayaran dianggap melunasi utang yang paling perlu dilunasi debitur di antara utang yang sama-sama sudah dapat ditagih. Bila sifatnya sama, yang dilunasi adalah utang yang paling lama. Bila semuanya sama dalam segala hal, pembayaran dibagi menurut perbandingan jumlah masing-masing utang.

Ada satu batasan penting: Pasal 1390 menyatakan debitur tidak dapat memaksa kreditur menerima pembayaran secara angsuran, meskipun utangnya dapat dibagi. Jadi untuk satu faktur, Anda sebenarnya berhak menolak cicilan. Dalam praktik, menerima cicilan sering lebih menguntungkan daripada menolaknya. Yang penting, cicilan itu dicatat dengan benar.

Apa arti "utang yang paling perlu dilunasi"

Rumusan Pasal 1399 menekankan kepentingan debitur. Utang yang paling perlu dilunasi biasanya utang yang paling memberatkan pelanggan, misalnya yang dikenai bunga atau denda keterlambatan, yang dijamin barang atau cek, atau yang sudah disomasi. Dalam contoh Pak Hendra, kontraktor dapat berargumen bahwa Faktur B paling perlu dilunasi karena ada cek mundur sebagai jaminan.

Bila tidak ada perbedaan seperti itu, berlaku urutan utang yang paling lama. Penafsiran "paling perlu" pada akhirnya dinilai hakim berdasarkan bukti. Karena itu, lebih aman mengatur alokasi sendiri di kontrak daripada bergantung pada pasal ini.

Strategi praktis: atur sejak awal

• Cantumkan klausul alokasi pembayaran di kontrak atau syarat dan ketentuan penjualan. Contoh: "Setiap pembayaran dari Pembeli dialokasikan berturut-turut untuk: (1) biaya penagihan, (2) denda keterlambatan, (3) faktur yang paling lama jatuh tempo, kecuali Penjual menyetujui secara tertulis alokasi lain." Karena kedua pihak menyetujuinya, klausul ini mengikat (Pasal 1338).
• Tulis nomor faktur di setiap kuitansi. Kuitansi atau bukti terima yang menyebut "untuk pelunasan sebagian INV-001" adalah penunjukan oleh kreditur menurut Pasal 1398. Kirim salinannya kepada pelanggan dan simpan buktinya.
• Minta pelanggan menulis berita transfer. Sediakan format seperti "INV-001/NamaToko". Jika berita transfer kosong, segera konfirmasi lewat pesan tertulis: "Pembayaran Rp20 juta tanggal 5 Juni kami bukukan untuk INV-001 (lunas) dan INV-002 (sebagian Rp8 juta). Mohon konfirmasi bila berbeda."
• Kirim laporan saldo (statement of account) rutin. Laporan bulanan berisi daftar faktur, pembayaran, dan sisa saldo yang tidak dibantah pelanggan menjadi bukti yang berguna.
• Pisahkan pembayaran tunai dan uang muka. Uang muka untuk pesanan baru jangan dicampur dengan pelunasan faktur lama tanpa persetujuan tertulis.

Bila sengketa alokasi sudah terjadi

1. Kumpulkan bukti. Siapkan faktur, PO, bukti transfer beserta beritanya, kuitansi, chat, dan laporan saldo.
2. Susun rekonsiliasi tertulis. Buat tabel per faktur: nilai, jatuh tempo, pembayaran yang diterima, alokasi, dan sisa. Sertakan dasar alokasinya, misalnya klausul kontrak atau Pasal 1399.
3. Ajak pelanggan menandatangani berita acara rekonsiliasi. Pengakuan utang tertulis dari pelanggan memperkuat posisi Anda bila kelak harus menggugat.
4. Bila tetap tidak sepakat, kirim somasi yang merinci faktur yang masih terbuka. Debitur dinyatakan lalai dengan surat perintah atau akta sejenis, atau dengan lewatnya waktu yang ditentukan (Pasal 1238).
5. Pertimbangkan gugatan. Untuk nilai kecil, gugatan sederhana di pengadilan negeri bisa ditempuh. Lampirkan tabel rekonsiliasi agar hakim mudah memahami hitungan.

Bunga dan denda: jangan salah hitung

Pasal 1397 hanya mendahulukan bunga bila bunga itu memang terutang, yaitu diperjanjikan atau ditetapkan pengadilan. Untuk utang berupa sejumlah uang, Pasal 1250 KUH Perdata menyatakan ganti rugi karena keterlambatan hanya berupa bunga menurut undang-undang, dan baru wajib dibayar sejak diminta di muka pengadilan, kecuali undang-undang menentukan lain. Karena itu, denda keterlambatan sebaiknya diatur tegas dalam kontrak dengan persentase yang wajar, bukan ditambahkan sepihak di faktur.

Pasal 1249 menambahkan bahwa bila kontrak menetapkan jumlah ganti rugi tertentu untuk kelalaian, pihak lain tidak dapat diberi jumlah yang lebih atau kurang dari itu.

Catatan meterai pada kuitansi

Dokumen yang menyatakan penerimaan uang atau pelunasan utang dengan nilai lebih dari Rp5.000.000 termasuk objek bea meterai Rp10.000 (Pasal 3 ayat (2) huruf g dan Pasal 5 UU 10/2020). Kuitansi tanpa meterai tetap sah sebagai bukti pembayaran. Bila kelak dipakai di pengadilan, bea meterainya dapat dilunasi belakangan melalui pemeteraian kemudian.

Hal yang sering keliru

• Mengira penjual selalu bebas memilih faktur mana yang dilunasi. Hak menunjuk ada lebih dulu pada pelanggan saat membayar.
• Menerbitkan kuitansi "telah terima Rp20 juta" tanpa menyebut nomor faktur, sehingga alokasi diserahkan pada tafsiran Pasal 1399.
• Menambahkan denda keterlambatan sepihak yang tidak pernah disepakati, lalu memotongnya dari pembayaran pelanggan.
• Mencampur uang muka pesanan baru dengan pelunasan utang lama tanpa persetujuan tertulis.
• Tidak pernah mengirim laporan saldo, sehingga saat sengketa tidak ada catatan yang pernah diakui pelanggan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Pelanggan transfer tanpa keterangan. Apa yang harus saya lakukan?

Segera konfirmasi secara tertulis bahwa pembayaran Anda bukukan untuk faktur tertentu, lalu terbitkan kuitansi yang menyebut nomor faktur itu. Menurut Pasal 1398, setelah pelanggan menerima tanda pembayaran tersebut, ia pada prinsipnya tidak bisa lagi mengalihkannya ke utang lain.

Bolehkah saya menolak cicilan?

Untuk satu utang, kreditur tidak dapat dipaksa menerima angsuran (Pasal 1390). Namun menolak sering merugikan arus kas. Lebih baik terima cicilan dengan kesepakatan tertulis tentang jadwal dan alokasinya.

Klausul alokasi di syarat dan ketentuan toko online, apakah mengikat?

Mengikat bila pelanggan memang menyetujuinya, misalnya melalui centang persetujuan sebelum transaksi, dan isinya tidak bertentangan dengan undang-undang. Klausul baku yang merugikan konsumen akhir dapat dipersoalkan, jadi rumuskan secara wajar.

Bagaimana kalau pembayaran dibagi rata ke semua faktur?

Pembagian menurut perbandingan jumlah hanya berlaku bila semua utang sama dalam segala hal (Pasal 1399). Bila jatuh temponya berbeda, yang didahulukan adalah yang paling perlu dilunasi atau yang paling lama.

Apakah alokasi memengaruhi daluwarsa penagihan?

Bisa. Pembayaran sebagian yang diakui untuk suatu faktur dapat menjadi bukti pengakuan utang atas faktur tersebut. Karena itu, pencatatan per faktur penting untuk menghitung tenggat penagihan.

Dasar hukum

• Kitab Undang-Undang Hukum Perdata Pasal 1238, 1249, 1250, 1338, 1390, 1396, 1397, 1398, dan 1399
• Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 tentang Bea Meterai (Pasal 3 ayat (2) huruf g dan Pasal 5)

Dalam kategori yang sama

• Harga Bahan Baku Naik di Tengah Kontrak: Bolehkah Pemasok Menaikkan Harga, dan Bagaimana Menyusun Klausul Penyesuaian Harga
• Harga Bahan Baku Naik di Tengah Kontrak: Bolehkah Pemasok Menaikkan Harga, dan Bagaimana Menyusun Klausul Penyesuaian Harga

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.