Contoh Risalah RUPS Tahunan dan Cara Mengisinya

Apa itu risalah RUPS Tahunan dan kapan dipakai

Risalah RUPS Tahunan adalah catatan resmi tentang jalannya RUPS Tahunan: siapa yang hadir, apakah kuorum terpenuhi, apa yang dibahas, dan apa yang diputuskan. Risalah menjadi bukti bahwa pengurus telah mempertanggungjawabkan pengelolaan perusahaan selama satu tahun buku.

Risalah dipakai setiap tahun setelah laporan keuangan selesai disusun (dan diaudit, bila wajib). Bank, investor, kantor pajak, dan calon mitra sering meminta salinan risalah RUPS Tahunan beserta laporan keuangan yang disahkan.

Risalah dapat dibuat oleh notaris dalam bentuk akta berita acara rapat, atau dibuat sendiri di bawah tangan. Untuk RUPS Tahunan yang tidak mengubah anggaran dasar atau pengurus, risalah di bawah tangan umumnya cukup.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

Pengaturannya ada dalam UU PT, yaitu bagian tentang laporan tahunan dan penggunaan laba serta bagian tentang RUPS (Pasal 75 sampai 91).

• Laporan tahunan. Direksi menyampaikan laporan tahunan kepada RUPS. Isinya antara lain laporan keuangan, laporan kegiatan, laporan tugas pengawasan Dewan Komisaris, dan remunerasi pengurus.
• Audit. Perseroan dengan kriteria tertentu, misalnya menghimpun dana masyarakat atau memiliki aset atau peredaran usaha di atas batas tertentu, wajib menyerahkan laporan keuangannya kepada akuntan publik untuk diaudit.
• Pembebasan tanggung jawab. Persetujuan laporan tahunan dan pengesahan laporan keuangan lazimnya berarti pelunasan dan pembebasan tanggung jawab (acquit et de charge) bagi Direksi dan Dewan Komisaris, sepanjang tindakannya tercermin dalam laporan. Pembebasan ini tidak melindungi bila laporan ternyata tidak benar.
• Penggunaan laba. Sebagian laba bersih wajib disisihkan untuk cadangan sampai cadangan mencapai paling sedikit 20% dari modal ditempatkan dan disetor. Dividen hanya boleh dibagikan bila saldo laba positif.
• Kuorum dan keputusan. RUPS sah bila dihadiri lebih dari 1/2 bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara. Keputusan diambil secara musyawarah; bila tidak tercapai, keputusan sah bila disetujui lebih dari 1/2 bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan. Anggaran dasar boleh menentukan angka lebih besar.
• Risalah. Setiap RUPS wajib dibuat risalahnya dan ditandatangani Ketua Rapat dan paling sedikit satu pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta. Tanda tangan tersebut tidak disyaratkan bila risalah dibuat dengan akta notaris.

Penting diingat: kuorum dihitung dari saham, bukan dari jumlah orang. Pemegang saham mayoritas 60% yang hadir sendiri sudah memenuhi kuorum lebih dari 1/2, sedangkan lima pemegang saham kecil yang bersama-sama hanya memiliki 40% tidak.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas Perseroan, termasuk akta pendirian, pengesahan, dan perubahan terakhir.
• Waktu dan tempat rapat, atau sarana elektronik yang dipakai.
• Daftar hadir pengurus dan pemegang saham beserta jumlah sahamnya.
• Pernyataan tentang pemanggilan, ketersediaan bahan, dan perhitungan kuorum.
• Pembahasan dan keputusan setiap mata acara: laporan tahunan, laba dan dividen, akuntan publik, remunerasi.
• Tabel hasil pemungutan suara: setuju, tidak setuju, abstain.
• Pemberian kuasa kepada Direksi untuk melaksanakan keputusan.
• Tanda tangan Ketua Rapat dan pemegang saham yang ditunjuk, serta daftar lampiran.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Siapkan bahan sebelum rapat. Laporan tahunan dan laporan keuangan (yang sudah diaudit bila wajib) harus tersedia sejak tanggal panggilan.
2. Isi identitas Perseroan. Ambil data dari akta terakhir dan profil Perseroan di sistem administrasi badan hukum.
3. Catat kehadiran. Isi tabel kehadiran dari daftar hadir yang ditandatangani. Tulis apakah pemegang saham hadir sendiri atau diwakili.
4. Hitung kuorum. Bagi jumlah saham hadir dengan jumlah saham bersuara. Keluarkan saham treasuri (saham yang dimiliki Perseroan sendiri) dari penyebut.
5. Tulis ringkasan laporan keuangan. Cukup angka pokok: aset, liabilitas, ekuitas, dan laba atau rugi bersih. Laporan lengkap menjadi lampiran.
6. Isi tabel penggunaan laba. Pastikan cadangan dan dividen dihitung dari laba bersih, dan dividen tidak dibagikan bila saldo laba negatif.
7. Isi keputusan akuntan publik dan remunerasi. Pilih apakah RUPS menunjuk langsung atau melimpahkan kewenangan.
8. Rekap suara. Isi tabel hasil pemungutan suara per mata acara, lalu tandatangani dan lampirkan dokumen pendukung.

Kesalahan yang sering terjadi

• Lupa menyisihkan cadangan. Seluruh laba dibagikan sebagai dividen padahal cadangan wajib belum terpenuhi.
• Membagi dividen saat saldo laba negatif. Laba tahun berjalan positif belum tentu cukup bila akumulasi rugi tahun lalu masih besar.
• Mengesahkan laporan yang belum diaudit padahal Perseroan termasuk wajib audit.
• Risalah hanya ditandatangani direktur. Untuk risalah di bawah tangan, Ketua Rapat dan pemegang saham yang ditunjuk wajib menandatangani.
• Menghitung kuorum dari jumlah orang. Kuorum selalu dihitung dari saham dengan hak suara.
• Tidak menyimpan lampiran. Daftar hadir, surat kuasa, dan bukti panggilan hilang sehingga sah tidaknya rapat sulit dibuktikan saat diperiksa bank atau auditor.

Contoh singkat

Kerangka ringkas di bawah ini hanya ilustrasi. Template lengkap memuat seluruh bagian, tabel, dan petunjuk pengisian.

• Risalah RUPS Tahunan PT [....] Tahun Buku [....]
• Hari/tanggal: [....], pukul [....], tempat [....]. Ketua Rapat: [nama], Komisaris Utama.
• Hadir [....] lembar saham atau [....]% dari saham bersuara; kuorum lebih dari 1/2 terpenuhi.
• Mata acara 1: menyetujui laporan tahunan dan mengesahkan laporan keuangan tahun buku [....].
• Mata acara 2: laba bersih Rp[....] digunakan untuk cadangan Rp[....], dividen Rp[....], laba ditahan Rp[....].
• Mata acara 3 dan 4: penunjukan akuntan publik dan remunerasi pengurus.
• Tabel suara: setuju [....], tidak setuju [....], abstain [....].
• Ditandatangani Ketua Rapat dan [nama], pemegang saham yang ditunjuk.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah risalah RUPS Tahunan harus dibuat notaris?

Tidak wajib bila tidak ada keputusan yang harus dinyatakan dalam akta notaris, misalnya perubahan anggaran dasar. Bila RUPS Tahunan sekaligus mengganti pengurus, risalah di bawah tangan tetap boleh, tetapi keputusan itu perlu dinyatakan dalam akta notaris agar dapat diberitahukan kepada Menteri Hukum.

Bagaimana bila RUPS Tahunan terlambat diadakan?

Keterlambatan tidak otomatis membatalkan RUPS, tetapi melanggar kewajiban Direksi. Pemegang saham dapat meminta penyelenggaraan RUPS dan, bila tidak dipenuhi, mengajukan permohonan ke pengadilan negeri. Segera adakan RUPS atau pakai keputusan sirkuler bila semua pemegang saham setuju.

Apakah RUPS Tahunan boleh diganti keputusan sirkuler?

Boleh, asal semua pemegang saham dengan hak suara menyetujui secara tertulis dengan menandatangani usul yang sama. Cara ini lazim di perusahaan keluarga atau perusahaan dengan sedikit pemegang saham.

Bagaimana mencatat suara abstain?

Tulis jumlahnya tersendiri dalam tabel. Cara menghitung abstain (dianggap mengikuti suara mayoritas atau tidak dihitung) mengikuti anggaran dasar; tulis aturan yang dipakai dalam tata tertib rapat.

Dasar hukum

• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• Anggaran dasar Perseroan
• UU 10/2020 tentang Bea Meterai

Dalam kategori yang sama

• Contoh Pernyataan Pendirian PT Perorangan dan Cara Mengisinya
• Contoh Purchase Order dan Syarat Umum Pembelian dan Cara Mengisinya
• Contoh Rencana Perdamaian PKPU dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.