Contoh Notulen Rapat Anggota Tahunan (RAT) Koperasi dan Cara Mengisinya

Apa itu notulen RAT koperasi dan kapan dipakai

Rapat Anggota Tahunan (RAT) adalah rapat wajib koperasi yang diadakan setelah tahun buku ditutup. Di sinilah pengurus mempertanggungjawabkan pekerjaannya selama setahun kepada anggota, pengawas melaporkan hasil pengawasannya, dan anggota memutuskan pembagian sisa hasil usaha (SHU) serta rencana kerja tahun berikutnya.

Notulen RAT adalah bukti tertulis jalannya rapat dan keputusannya. Notulen ini dibutuhkan untuk laporan kepada dinas yang membidangi koperasi, untuk pemeriksaan kesehatan koperasi, untuk bank atau lembaga pembiayaan, dan sebagai pegangan bila kelak ada anggota yang mempersoalkan keputusan rapat.

Template ini memuat tiga bagian: notulen rapat, daftar hadir anggota, dan keputusan RAT tentang pengesahan laporan pertanggungjawaban pengurus.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• UU Perkoperasian. UU 25/1992 berlaku kembali setelah UU 17/2012 dibatalkan Mahkamah Konstitusi, dan telah diubah antara lain oleh UU Cipta Kerja. UU ini menempatkan rapat anggota sebagai pemegang kekuasaan tertinggi.
• Kewenangan rapat anggota. Antara lain menetapkan anggaran dasar, kebijakan umum, memilih dan memberhentikan pengurus dan pengawas, rencana kerja dan anggaran, pengesahan pertanggungjawaban pengurus, dan pembagian SHU.
• Satu anggota satu suara. Setiap anggota punya hak suara yang sama, tidak bergantung pada besarnya simpanan.
• Jadwal RAT. UU Perkoperasian mengatur bahwa rapat anggota untuk mengesahkan pertanggungjawaban pengurus diadakan dalam jangka waktu tertentu setelah tahun buku lampau. AD/ART biasanya menetapkan jadwal yang lebih rinci.
• RAT daring. PP 7/2021 membuka kemungkinan rapat anggota diselenggarakan secara daring dan/atau luring. Ketentuan teknisnya diatur dalam peraturan menteri dan AD/ART.
• Koperasi simpan pinjam. Koperasi yang menjalankan usaha simpan pinjam juga terikat aturan pengawasan dan pelaporan yang lebih ketat. Periksa ketentuan yang berlaku untuk jenis koperasi Anda.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas koperasi, nomor badan hukum, dan tahun buku.
• Waktu, tempat, dan bentuk rapat (luring, daring, atau keduanya).
• Jumlah anggota terdaftar, jumlah yang hadir, dan ketentuan kuorum menurut AD.
• Pimpinan dan sekretaris rapat, pengurus dan pengawas yang hadir.
• Acara rapat sesuai undangan.
• Ringkasan laporan pengurus, laporan pengawas, dan tanggapan anggota.
• Keputusan rapat: pengesahan pertanggungjawaban, laporan keuangan, pembagian SHU, rencana kerja dan anggaran, dan pemilihan organ bila ada.
• Tabel pembagian SHU sesuai AD.
• Tanda tangan pimpinan, sekretaris, dan wakil anggota; daftar hadir terlampir.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Siapkan bahan rapat. Laporan pertanggungjawaban pengurus, laporan pengawas, laporan keuangan, dan rancangan rencana kerja dibagikan sebelum rapat sesuai tenggang waktu AD/ART.
2. Kirim undangan. Tulis tanggal pengiriman dan caranya di notulen.
3. Catat kehadiran sejak awal. Daftar hadir ditandatangani anggota; untuk peserta daring, simpan rekaman kehadiran dari aplikasi.
4. Nyatakan kuorum. Bandingkan jumlah hadir dengan ketentuan AD. Bila tidak kuorum, catat penundaan sesuai AD.
5. Isi tabel indikator. Jumlah anggota, simpanan, volume usaha, aset, modal sendiri, dan SHU, dibandingkan tahun sebelumnya.
6. Ringkas tanya jawab. Catat pertanyaan penting dan jawaban pengurus, terutama soal piutang macet atau temuan pengawas.
7. Tulis keputusan. Pilih apakah pengesahan tanpa catatan atau dengan catatan dan tenggat tindak lanjut.
8. Isi pembagian SHU. Ikuti persentase yang diatur AD; jumlahkan sampai 100%.
9. Tanda tangan dan laporkan. Tanda tangani notulen dan sampaikan hasil RAT kepada instansi yang berwenang.

Kesalahan yang sering terjadi

• Daftar hadir tidak ditandatangani. Tanpa bukti kehadiran, kuorum sulit dibuktikan.
• Suara diwakilkan tanpa dasar. Hak suara anggota pada dasarnya tidak dapat diwakilkan kecuali diatur sesuai peraturan dan AD/ART.
• SHU dibagi di luar ketentuan AD. Pembagian SHU harus sesuai AD dan keputusan rapat.
• Pengesahan tanpa syarat walau ada temuan. Bila pengawas atau auditor menemukan masalah, catat tindak lanjut sebelum memberi pembebasan tanggung jawab.
• RAT terlambat bertahun-tahun. Koperasi yang tidak ber-RAT dapat dinilai tidak aktif dan kesulitan mengakses program pemerintah maupun pembiayaan.

Contoh singkat

Kerangka ringkas berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat tabel indikator, tabel SHU, daftar hadir, dan keputusan pengesahan.

• RAT Koperasi [nama], tahun buku [tahun], [tanggal], [tempat/daring].
• Hadir [....] dari [....] anggota; kuorum terpenuhi sesuai AD.
• Acara: laporan pengurus, laporan pengawas, pengesahan, SHU, rencana kerja.
• Keputusan: mengesahkan laporan pertanggungjawaban pengurus tahun buku [tahun].
• Keputusan: membagi SHU Rp[....] sesuai AD; mengesahkan RAPB [tahun].
• [Kota, tanggal] — Pimpinan Rapat, Sekretaris Rapat, dua wakil anggota.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bagaimana bila RAT tidak kuorum?

Ikuti ketentuan AD/ART. Umumnya rapat ditunda dan dapat dilanjutkan dengan syarat kuorum yang lebih ringan. Catat penundaan dan alasannya di notulen.

Bolehkah RAT dilakukan secara daring?

Boleh sepanjang sesuai PP 7/2021, peraturan menteri, dan AD/ART. Pastikan anggota dapat mengikuti dan memberi suara, lalu simpan rekaman dan bukti kehadiran.

Siapa yang menandatangani notulen?

Biasanya pimpinan rapat dan sekretaris rapat, ditambah beberapa anggota yang ditunjuk rapat. Ikuti ketentuan AD/ART bila ada.

Ke mana hasil RAT dilaporkan?

Hasil RAT dilaporkan kepada dinas yang membidangi koperasi sesuai wilayah koperasi dan, bila diwajibkan, dimasukkan ke sistem informasi koperasi. Koperasi simpan pinjam dapat memiliki kewajiban pelaporan tambahan.

Dasar hukum

• UU 25/1992 tentang Perkoperasian beserta perubahannya (antara lain UU 6/2023 tentang Cipta Kerja)
• PP 7/2021 tentang Kemudahan, Pelindungan, dan Pemberdayaan Koperasi dan UMKM
• Peraturan Menteri Koperasi yang berlaku tentang penyelenggaraan rapat anggota

Dalam kategori yang sama

• Contoh Pernyataan Pendirian PT Perorangan dan Cara Mengisinya
• Contoh Purchase Order dan Syarat Umum Pembelian dan Cara Mengisinya
• Contoh Rencana Perdamaian PKPU dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.