Contoh Kebijakan Privasi dan Syarat Layanan Aplikasi Dwibahasa dan Cara Mengisinya

Apa itu kebijakan privasi dan syarat layanan dwibahasa dan kapan dipakai

Kebijakan privasi (privacy policy) adalah pemberitahuan kepada pengguna tentang cara aplikasi atau situs Anda memproses data pribadi. Syarat layanan (terms of service) adalah aturan main antara Anda dan pengguna: pendaftaran akun, penggunaan yang dilarang, biaya, hak kekayaan intelektual, batas tanggung jawab, dan penyelesaian sengketa.

Template ini menggabungkan keduanya dalam satu dokumen ringkas dua bahasa. Cocok untuk aplikasi atau situs usaha kecil dan menengah, startup, atau perusahaan PMA yang melayani pengguna di Indonesia dan luar negeri.

Dokumen ini memakai tabel dua kolom: bahasa Indonesia di kiri, bahasa Inggris di kanan. Bila ada perbedaan tafsir, versi bahasa Indonesia yang berlaku, sejalan dengan UU 24/2009 dan Perpres 63/2019.

Pasang dokumen ini sebelum aplikasi dibuka untuk umum, dan perbarui setiap kali Anda menambah fitur yang mengubah data yang dikumpulkan.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

• UU Pelindungan Data Pribadi. UU 27/2022 mewajibkan setiap pemrosesan memiliki dasar yang sah: persetujuan, pelaksanaan perjanjian, kewajiban hukum, kepentingan vital, tugas kepentingan umum atau kewenangan, atau kepentingan yang sah. Undang-undang ini juga memberi subjek data sejumlah hak, misalnya akses, perbaikan, penghapusan, penarikan persetujuan, dan keberatan atas keputusan otomatis.
• Kegagalan pelindungan data. Bila terjadi kebocoran, pengendali wajib memberi tahu subjek data dan lembaga secara tertulis paling lambat 3 x 24 jam, dengan isi minimal: data yang terungkap, kapan dan bagaimana terjadi, serta upaya penanganannya.
• Transfer ke luar negeri. Boleh dilakukan bila negara tujuan memiliki pelindungan setara atau lebih tinggi, ada pelindungan yang memadai dan mengikat, atau dengan persetujuan subjek data.
• UU ITE dan PP 71/2019. UU 11/2008 sebagaimana diubah terakhir UU 1/2024 dan PP 71/2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik mengatur kewajiban penyelenggara sistem elektronik, termasuk pendaftaran bagi penyelenggara lingkup privat.
• Perlindungan konsumen. UU 8/1999 membatasi klausula baku, misalnya klausul pengalihan tanggung jawab pelaku usaha.
• Peraturan pelaksana. Peraturan pemerintah pelaksana UU PDP dan pembentukan lembaga pelindungan data pribadi menentukan teknis kepatuhan. Periksa yang berlaku saat Anda mengisi.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas pengendali data dan nomor tanda daftar PSE.
• Jenis data yang dikumpulkan: yang diberikan pengguna, yang terkumpul otomatis, dan dari pihak ketiga; tandai data spesifik.
• Tujuan pemrosesan dan dasar hukumnya, satu per satu.
• Penerima data (prosesor dan instansi) dan pernyataan tidak menjual data.
• Negara tujuan transfer dan dasar transfernya.
• Masa retensi dan cara penghapusan.
• Langkah keamanan dan prosedur pemberitahuan kegagalan pelindungan data.
• Hak subjek data dan cara mengajukan permintaan.
• Aturan anak, cookie, kontak petugas pelindungan data, dan cara pemberitahuan perubahan.
• Syarat layanan: akun, larangan, biaya, kekayaan intelektual, batas tanggung jawab, perubahan, hukum, sengketa, dan bahasa.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Buat peta data. Daftar semua formulir, SDK, analitik, dan integrasi. Untuk setiap data, catat tujuan, dasar, lokasi simpan, dan masa simpan.
2. Isi identitas dan tanda daftar PSE. Pastikan pendaftaran sudah dilakukan sebelum layanan beroperasi.
3. Isi daftar data dan tujuan. Gunakan contoh dalam kurung siku sebagai panduan, lalu hapus yang tidak relevan.
4. Pisahkan persetujuan. Pemasaran dan analitik yang tidak perlu memerlukan persetujuan terpisah; jangan dijadikan syarat wajib.
5. Tulis negara tujuan transfer. Misalnya lokasi server cloud atau kantor pusat grup.
6. Tetapkan masa retensi. Sesuaikan dengan kewajiban simpan dokumen pajak dan transaksi.
7. Siapkan prosedur insiden dan kanal permintaan hak. Tulis surel atau formulir yang benar-benar dipantau.
8. Isi syarat layanan. Tautkan halaman harga, kebijakan pengembalian dana, dan batas tanggung jawab yang wajar.
9. Terbitkan dan simpan bukti. Beri nomor versi, tampilkan sebelum pendaftaran, dan catat persetujuan pengguna.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menyalin kebijakan privasi perusahaan lain. Isinya tidak sesuai praktik Anda dan justru menjadi bukti pelanggaran.
• Semua pemrosesan berdasarkan persetujuan. Bila pengguna menarik persetujuan, Anda kehilangan dasar untuk data yang sebenarnya diperlukan untuk layanan. Pilih dasar yang tepat per tujuan.
• Tidak menyebut transfer luar negeri. Padahal server atau SDK analitik berada di luar Indonesia.
• Tidak siap menghadapi kebocoran. Tenggat 3 x 24 jam sangat singkat bila tidak ada prosedur dan penanggung jawab.
• Syarat layanan berat sebelah. Klausul "kami tidak bertanggung jawab atas apa pun" berisiko batal sebagai klausula baku terlarang.

Contoh singkat

Kerangka di bawah hanya ilustrasi isi dua kolom:

• 3. Tujuan dan Dasar Pemrosesan | 3. Purposes and Legal Bases of Processing
• a. menyediakan akun – pemenuhan perjanjian | a. providing the account – performance of agreement
• 7. Keamanan dan Kegagalan Pelindungan Data: pemberitahuan tertulis paling lambat 3 x 24 jam | written notice within 3 x 24 hours
• Pasal 8 – Hukum, Sengketa, dan Bahasa: versi bahasa Indonesia yang berlaku | the Indonesian version prevails

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah usaha kecil juga wajib punya kebijakan privasi?

UU PDP berlaku bagi setiap orang dan badan yang memproses data pribadi, tanpa membedakan besar kecilnya usaha. Kewajiban memberi informasi tentang pemrosesan kepada subjek data paling mudah dipenuhi dengan kebijakan privasi yang jelas.

Apakah kebijakan privasi cukup dalam bahasa Inggris?

Untuk pengguna di Indonesia, sediakan versi bahasa Indonesia. Template dua kolom ini memudahkan dan menegaskan bahwa versi Indonesia yang berlaku bila ada perbedaan tafsir.

Perlukah menunjuk petugas pelindungan data?

UU PDP mewajibkan penunjukan pejabat atau petugas pelindungan data dalam keadaan tertentu, misalnya pemrosesan berskala besar atau data spesifik. Usaha kecil tetap disarankan menunjuk penanggung jawab dan mencantumkan kontaknya.

Bagaimana bila kami belum terdaftar sebagai PSE?

Segera daftarkan melalui sistem perizinan yang berlaku. Penyelenggara yang tidak terdaftar dapat dikenai sanksi administratif, termasuk pemutusan akses.

Dasar hukum

• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• UU 11/2008 tentang ITE jo. UU 19/2016 jo. UU 1/2024
• PP 71/2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik
• UU 8/1999 tentang Perlindungan Konsumen
• UU 24/2009 dan Perpres 63/2019 tentang bahasa

Dalam kategori yang sama

• Contoh Perjanjian Pemrosesan Data Pribadi (DPA) dan Cara Mengisinya
• Contoh Perjanjian Pemrosesan Data Pribadi (DPA) dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.