Contoh Berita Acara Serah Terima Jabatan dan Cara Mengisinya

Apa itu berita acara serah terima jabatan dan kapan dipakai

Berita acara serah terima jabatan adalah catatan tertulis tentang peralihan tugas dan tanggung jawab dari seorang pejabat atau karyawan kepada penggantinya. Isinya bukan sekadar "jabatan diserahkan", tetapi daftar konkret: pekerjaan yang masih berjalan, dokumen yang dipegang, barang inventaris, akun dan akses sistem, serta uang kas yang dikelola.

Dokumen ini dipakai ketika ada mutasi, promosi, pengunduran diri, berakhirnya kontrak, cuti panjang, atau penunjukan pelaksana tugas sementara. Di perusahaan kecil, serah terima sering dilakukan lisan sambil lalu. Akibatnya, penerus tidak tahu ada janji kepada pelanggan yang belum dipenuhi, kunci lemari arsip tidak jelas di mana, atau akun media sosial perusahaan masih terhubung ke nomor telepon pribadi karyawan yang sudah keluar.

Dengan berita acara, semua pihak punya pegangan yang sama. Pejabat lama dapat menunjukkan apa yang sudah ia serahkan, penerima tahu apa yang ia terima, dan perusahaan punya bukti bila kelak ada yang hilang.

Dasar hukum dalam bahasa sehari-hari

Tidak ada undang-undang yang khusus mengatur bentuk berita acara serah terima jabatan di perusahaan swasta. Namun beberapa aturan bersinggungan langsung dengannya.

• Hubungan kerja. UU Ketenagakerjaan (UU 13/2003 sebagaimana diubah UU 6/2023 tentang Cipta Kerja) mengatur hubungan kerja, termasuk berakhirnya hubungan kerja. Serah terima jabatan adalah bagian dari tertib administrasi ketika pekerja pindah posisi atau keluar.
• Direksi perseroan. Bila yang berganti adalah anggota Direksi, UU Perseroan Terbatas tetap mensyaratkan keputusan RUPS dan pemberitahuan perubahan data kepada Menteri. Berita acara serah terima hanya melengkapi, tidak menggantikan, prosedur tersebut.
• Data pribadi. Banyak jabatan memegang data pribadi pelanggan atau karyawan. UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi menuntut perusahaan menjaga keamanan data tersebut, termasuk saat akses berpindah tangan.
• Akses sistem elektronik. UU Informasi dan Transaksi Elektronik melarang orang mengakses sistem elektronik milik orang lain tanpa hak. Mencatat kapan akses pejabat lama dicabut membantu memperjelas batas "berhak" dan "tidak berhak".
• Kekuatan bukti. Berita acara yang ditandatangani para pihak adalah tulisan di bawah tangan menurut KUHPerdata. Ia dapat dipakai sebagai bukti bila kelak ada perselisihan.

Karena aturan ketenagakerjaan sedang berubah setelah Putusan Mahkamah Konstitusi Nomor 168/PUU-XXI/2023, periksa juga peraturan terbaru bila serah terima berkaitan dengan pemutusan hubungan kerja.

Isi penting yang wajib ada

• Identitas pihak yang menyerahkan dan yang menerima, serta pejabat yang mengetahui (atasan dan bagian SDM).
• Dasar serah terima (nomor surat keputusan atau memo), alasan, tanggal efektif, dan sifatnya: definitif atau sementara.
• Tabel pekerjaan yang sedang berjalan, lengkap dengan progres, tenggat, dan kontak pihak terkait.
• Tabel dokumen dan arsip beserta lokasi penyimpanannya, termasuk stempel dan kop surat.
• Tabel aset dan inventaris dengan nomor seri dan kondisi.
• Tabel akses sistem: akun apa, peran apa, kapan akses lama dicabut, dan apakah akses baru sudah diberikan. Tanpa kata sandi.
• Perhitungan kas kecil, uang muka yang belum dipertanggungjawabkan, dan utang jabatan.
• Catatan hal yang belum dapat diserahkan, temuan, dan kesediaan pejabat lama memberi penjelasan sampai tanggal tertentu.

Cara mengisi langkah demi langkah

1. Siapkan daftar lebih awal. Minta pejabat lama mengisi tabel pekerjaan, dokumen, aset, dan akses beberapa hari sebelum tanggal serah terima.
2. Isi identitas dan dasar. Tulis nomor surat keputusan mutasi atau memo pengangkatan. Untuk pelaksana tugas, isi tanggal berakhirnya penugasan.
3. Periksa fisik bersama. Cocokkan aset dengan daftar inventaris. Tulis kondisi apa adanya, termasuk yang rusak.
4. Atur akses sistem. Hubungi tim TI. Akun pribadi pejabat lama dicabut, akun bersama direset, dan akun penerima dibuat. Catat tanggal dan jamnya di tabel.
5. Hitung kas. Hitung uang fisik bersama-sama dan bandingkan dengan buku kas. Selisih ditulis beserta penjelasannya.
6. Isi catatan. Sebutkan apa yang masih menyusul, temuan, dan sampai kapan pejabat lama dapat dihubungi.
7. Tanda tangan. Pihak yang menyerahkan, penerima, atasan, dan bagian SDM. Buat rangkap sesuai kebutuhan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menuliskan kata sandi di berita acara. Dokumen ini akan difotokopi, dipindai, dan disimpan di banyak tempat. Kata sandi yang tertulis berarti bocor. Cukup tulis "sudah diserahkan melalui pengelola kata sandi" atau "sudah direset TI".
• Serah terima setelah orangnya keluar. Begitu pejabat lama tidak lagi bekerja, sulit memintanya datang menjelaskan.
• Lupa akses perbankan dan spesimen tanda tangan. Pejabat lama masih tercatat sebagai pemberi persetujuan transaksi di bank. Ini risiko besar dan sering terlupakan.
• Menganggap berita acara sebagai "bebas tanggung jawab". Bila kelak ditemukan penyimpangan saat ia menjabat, berita acara serah terima tidak menghapusnya.
• Akun media sosial atau domain atas nama pribadi. Pastikan kepemilikan akun beralih ke perusahaan, bukan sekadar kata sandinya diberikan.

Contoh singkat

Kerangka ringkas berikut hanya ilustrasi. Template lengkap memuat enam tabel, catatan, dan petunjuk pengisian.

• Berita Acara Serah Terima Jabatan Nomor [....]
• Pada hari ini [....], PIHAK PERTAMA [nama, jabatan lama] menyerahkan kepada PIHAK KEDUA [nama] jabatan [....].
• Dasar: SK Direksi Nomor [....]; alasan: mutasi; efektif [tanggal].
• A. Pekerjaan berjalan: [proyek, progres, tenggat].
• B–C. Dokumen dan aset: [daftar dan lokasi].
• D. Akses sistem: email jabatan dialihkan [tanggal, jam]; kata sandi direset TI (tidak ditulis).
• E. Kas kecil: buku Rp[....], fisik Rp[....], selisih [....].
• Tanda tangan: PIHAK PERTAMA, PIHAK KEDUA, atasan, SDM.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah berita acara serah terima jabatan wajib bermeterai?

Tidak wajib. Meterai adalah pajak atas dokumen, bukan syarat sahnya berita acara. Bila dokumen akan dipakai sebagai alat bukti di pengadilan, meterai dapat dibubuhkan kemudian sesuai aturan bea meterai.

Bagaimana bila karyawan yang keluar menolak melakukan serah terima?

Catat penolakan itu secara tertulis, kirim permintaan resmi, dan lakukan inventarisasi bersama atasan dan saksi. Kewajiban mengembalikan barang dan dokumen perusahaan tetap ada. Untuk sengketa yang berlanjut, ikuti mekanisme penyelesaian perselisihan hubungan industrial.

Bolehkah perusahaan menahan pembayaran hak karyawan sampai serah terima selesai?

Berhati-hatilah. Hak normatif seperti upah yang sudah jatuh tempo tidak boleh ditahan begitu saja. Bila ada barang yang tidak dikembalikan, tempuh penagihan atau pemotongan sesuai aturan pengupahan dan perjanjian yang sah.

Perlukah berita acara untuk pelaksana tugas sementara?

Perlu, terutama bila pelaksana tugas memegang kas atau persetujuan transaksi. Saat pejabat definitif kembali, buat berita acara serah terima balik.

Dasar hukum

• UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan jo. UU 6/2023 tentang Cipta Kerja
• UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas jo. UU 6/2023
• UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi
• UU 11/2008 tentang ITE beserta perubahannya terakhir UU 1/2024
• KUHPerdata tentang alat bukti tulisan
• Putusan MK 168/PUU-XXI/2023

Dalam kategori yang sama

• Contoh Notulen Rapat dan Daftar Hadir dan Cara Mengisinya
• Contoh Notulen Rapat dan Daftar Hadir dan Cara Mengisinya

Ada masukan atau pendapat lain? Kirim lewat WhatsApp atau telepon 0813-3040-8000.